Zo organiseer je een paardensportwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, locatie en discipline, en werk daarna terug vanaf de wedstrijddag. Leg vroeg de jury, het wedstrijdsecretariaat, de dierenarts, hoefsmid en parcoursbouwer vast. Regel vergunningen, verzekering en meldingen voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, volgen betalingen, startlijsten, trailerparkeren, catering en de terreincontrole. Plan de laatste week vooral voor controles en communicatie, niet voor grote beslissingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
- 3
Vergunningen en meldingen regelen
- 4
Jury en wedstrijdsecretariaat boeken
2 personen
- 5
Dierenarts en hoefsmid reserveren
- 6
Parcoursbouwer vastleggen
- 7
EHBO-bezetting regelen
- 8
Wedstrijdverzekering controleren
- 9
Deelnemersreglement publiceren
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier openen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Startgelden en betalingen controleren
2 personen
- 15
Startlijsten opstellen
2 personen
- 16
Startlijsten naar deelnemers sturen
- 17
Prijzen en linten bestellen
- 18
Verkeersplan voor trailers maken
2 personen
- 19
Parkeerindeling voor trailers maken
2 personen
- 20
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
- 21
Bodem en omheining controleren
2 personen
- 22
Stroompunten en verlichting controleren
2 personen
- 23
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
- 24
Catering en dranken inkopen
3 personen
- 25
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
- 26
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
- 27
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
- 28
Stallen en parkeerplaatsen markeren
3 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Secretariaat inrichten
2 personen
- 32
Jurytafel en juryhok plaatsen
3 personen
- 33
Parcours en oefenterrein opbouwen
5 personen
- 34
Wedstrijdletters en routeborden plaatsen
2 personen
- 35
Start- en finishlijn markeren
2 personen
- 36
Techniek en microfoon testen
2 personen
- 37
Koffiepunt en catering inrichten
3 personen
- 38
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 39
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Event
- 40
Deelnemers en paarden ontvangen
4 personen
- 41
Paarden bij aankomst controleren
2 personen
- 42
Startnummers en programma uitdelen
2 personen
- 43
Parkeerbegeleiding uitvoeren
3 personen
- 44
Ruiters naar de paddock verwijzen
2 personen
- 45
Jurybriefing verzorgen
3 personen
- 46
Oefenterrein openen
2 personen
- 47
Omroep en wedstrijdinformatie verzorgen
2 personen
- 48
Startvolgorde bijhouden
2 personen
- 49
Jurykaarten en uitslagen verwerken
3 personen
- 50
Parcours tussen rondes controleren
3 personen
- 51
Paardenwelzijn en veiligheid bewaken
3 personen
- 52
EHBO en incidenten afhandelen
2 personen
- 53
Koffie en thee serveren
2 personen
- 54
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
- 58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 59
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
- 60
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen
- 61
Wedstrijdterrein veilig afsluiten
2 personen
Nazorg
- 62
Parcoursmateriaal afbouwen
5 personen
- 63
Partytenten afbreken
4 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Wedstrijdletters en borden verwijderen
2 personen
- 66
Materiaal reinigen en sorteren
4 personen
- 67
Stallen en paddocks schoonmaken
4 personen
- 68
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
- 69
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
- 70
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
- 71
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
- 72
Uitslagen publiceren
- 73
Prijzengeld en documenten versturen
- 74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 75
Wedstrijdadministratie archiveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Barkrukkenaantal 4
- Afzethekkenaantal 40
Sportmateriaal
- Wedstrijdlettersaantal 12
- Parcourshekkenaantal 24
- Springstaandersaantal 24
- Springbalkenaantal 36
- Waterbak
- Dressuurlettersaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Meetlintenaantal 3
- Startnummersaantal 120
- Startnummerhoudersaantal 120
- Linten voor prijzenaantal 60
- Prijsbekersaantal 20
- Ballen voor paardenmestaantal 6
- Kruiwagensaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Printerpapieraantal 5
- Mobiele portofoonsaantal 8
- Geluidset
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Koelmattenaantal 6
Verlichting
- Ledbouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Poetsdoekenaantal 24
- Handvegersaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Nooddekensaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg officials en medische ondersteuning minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Een jury, wedstrijdsecretariaat, dierenarts, hoefsmid, parcoursbouwer en EHBO-bezetting zijn op de wedstrijddag moeilijk op korte termijn te vervangen.
- Open de inschrijving pas nadat reglement, startgeld, sluitingsdatum en wedstrijdonderdelen vaststaan. Stuur de definitieve startlijsten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd naar de deelnemers.
- Maak voor trailers een apart verkeers- en parkeerplan met in- en uitrijroute, rijrichting en vakken. Reserveer daarnaast ruimte voor afzethekken, zodat paardenstromen en publiek elkaar zo min mogelijk kruisen.
- Inspecteer het terrein uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Controleer bodem, omheining, parcourshekken, springstaanders, balken, waterbak, stroompunten en verlichting; leg ontbrekend materiaal direct apart vast.
- Test de wedstrijdadministratie minstens 2 dagen vooraf met laptop, printer, papier, portofoons en geluidset. Zet prijzen, linten, prijsbekers, startnummers en houders per rubriek klaar en plan tijdens de dag vaste momenten voor uitslagen en prijsuitreiking.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een paardensportwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je locatie, vergunningen, verzekering, officials en inschrijving regelen; reserveer de laatste 2 weken voor startlijsten en terreincontroles.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een paardensportwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving meestal 7 tot 14 dagen voor de wedstrijd, afhankelijk van het aantal rubrieken en deelnemers. Houd daarna nog 3 tot 5 dagen over voor betalingscontrole, startlijsten en wijzigingen.
- Welke officials en hulpverleners heb je nodig bij een paardensportwedstrijd?
- Plan minimaal een jury, wedstrijdsecretariaat, parcoursbouwer, dierenarts, hoefsmid en EHBO-bezetting. Leg deze mensen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast en controleer een week voor de wedstrijd of iedereen nog beschikbaar is.
- Hoe controleer je het terrein voor een paardensportwedstrijd?
- Doe een eerste inspectie 7 dagen vooraf en een tweede controle op de wedstrijddag. Kijk naar bodem, omheining, parcoursmateriaal, verlichting, stroom, trailerparkeren, mestafvoer en veilige looproutes voor paarden en publiek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!