Reitsportwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Reitsportwettbewerb beginnt nicht mit dem Parcours, sondern mit Termin, Ort und einem klaren Reglement. Danach folgen Genehmigungen, Jury, Tierarzt, Hufschmied und die Anmeldung der Teilnehmer. In den letzten Wochen müssen Startlisten, Anhängerparkplatz, Material und Helfer zusammenpassen. Der Ablaufplan deckt 75 Aufgaben und 57 benötigte Gegenstände ab, damit am Wettkampftag weder die Meldestelle noch die Sicherheit oder die Versorgung improvisiert werden muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampftermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Jury und Wettkampfsekretariat buchen
2 Personen
5
Tierarzt und Hufschmied reservieren
6
Parcoursbauer beauftragen
7
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
8
Wettkampfversicherung prüfen
9
Teilnehmerreglement veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Startgelder und Zahlungen prüfen
2 Personen
15
Startlisten erstellen
2 Personen
16
Startlisten an Teilnehmer senden
17
Preise und Bänder bestellen
18
Verkehrsplan für Trailer erstellen
2 Personen
19
Parkeinteilung für Anhänger erstellen
2 Personen
20
Wettkampfgelände inspizieren
3 Personen
21
Boden und Umzäunung kontrollieren
2 Personen
22
Stromanschlüsse und Beleuchtung prüfen
2 Personen
23
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
24
Catering und Getränke einkaufen
3 Personen
25
Wettkampfmaterial prüfen
3 Personen
26
Preise und Startnummern sortieren
2 Personen
27
Gelände mähen und freiräumen
3 Personen
28
Ställe und Parkplätze markieren
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Sekretariat einrichten
2 Personen
32
Jurytisch und Jurykabine aufstellen
3 Personen
33
Parcours und Übungsplatz aufbauen
5 Personen
34
Wettkampfbuchstaben und Routenschilder aufstellen
2 Personen
35
Start- und Ziellinie markieren
2 Personen
36
Technik und Mikrofon testen
2 Personen
37
Kaffeepunkt und Catering einrichten
3 Personen
38
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

40
Teilnehmer und Pferde empfangen
4 Personen
41
Pferde bei der Ankunft kontrollieren
2 Personen
42
Startnummern und Programm verteilen
2 Personen
43
Parkeinweisung durchführen
3 Personen
44
Reiter zum Paddock schicken
2 Personen
45
Jury-Briefing durchführen
3 Personen
46
Übungsgelände öffnen
2 Personen
47
Durchsagen und Wettkampfinformationen organisieren
2 Personen
48
Startreihenfolge festhalten
2 Personen
49
Jurykarten und Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
50
Parcours zwischen den Runden kontrollieren
3 Personen
51
Pferdewohl und Sicherheit gewährleisten
3 Personen
52
Erste Hilfe und Vorfälle abwickeln
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
58
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
59
Preisverleihung betreuen
4 Personen
60
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
61
Wettkampfgelände sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Parcoursmaterial abbauen
5 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Wettkampfbuchstaben und Schilder entfernen
2 Personen
66
Material reinigen und sortieren
4 Personen
67
Ställe und Paddocks reinigen
4 Personen
68
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
69
Cateringbereich reinigen
3 Personen
70
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
71
Toiletten endreinigen
2 Personen
72
Ergebnisse veröffentlichen
73
Preisgeld und Unterlagen versenden
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Wettkampfunterlagen archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Jurytisch
BarhockerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 40

Sportmaterial

WettkampfbuchstabenAnz. 12
StreckenabsperrungenAnz. 24
FederständerAnz. 24
SprungbalkenAnz. 36
Wasserbecken
DressurbuchstabenAnz. 8
KegelAnz. 30
MessbänderAnz. 3
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 120
Bänder für PreiseAnz. 60
PokalpreiseAnz. 20
Kugeln für PferdemistAnz. 6
SchubkarrenAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
DruckerpapierAnz. 5
HandfunkgeräteAnz. 8
Soundsystem
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KühlmattenAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
PutztücherAnz. 24
HandfegerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Termin, Gelände und Reglement fest. Plane anschließend die Genehmigungen und Meldungen ein, denn ohne diese Grundlage solltest du Einladungen und Anmeldungen nicht veröffentlichen.
Reserviere Jury, Wettkampfsekretariat, Tierarzt, Hufschmied, Parcoursbauer und Erste-Hilfe-Besetzung frühzeitig. Prüfe diese Zusagen spätestens einige Wochen vor dem Termin noch einmal schriftlich.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Wettkampftag ab: Erfasse Ernährungswünsche, kontrolliere Startgelder und Zahlungen und verschicke die Startlisten rechtzeitig an alle Teilnehmer.
Plane den Verkehr für Trailer getrennt vom Zuschauerbereich. Eine klare Parkeinteilung verhindert, dass Anhänger Zufahrten, Stromanschlüsse oder Rettungswege blockieren.
Kontrolliere das Gelände vor dem Aufbau vollständig: Boden, Umzäunung, Beleuchtung, Strom und Wettkampfmaterial. Denke auch an Mistkugeln, Schubkarren, Funkgeräte sowie Druckerpapier für die Meldestelle.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Reitsportwettbewerb anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen, sobald Termin und Ort feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor dem Wettbewerb. Veröffentliche das Teilnehmerreglement erst, wenn die Vorgaben und Zuständigkeiten geklärt sind.
Wann sollte man Jury, Tierarzt und Hufschmied buchen?: Buche diese Personen direkt nach der Festlegung von Termin und Ort, nicht erst nach Eingang der Anmeldungen. Prüfe die Reservierungen spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb erneut und halte Ersatzkontakte bereit.
Wann müssen die Startlisten verschickt werden?: Erstelle die Startlisten erst nach der Prüfung von Anmeldungen, Startgeldern und Zahlungen. Verschicke die bestätigten Listen spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb, damit Teilnehmer Fehler rechtzeitig melden können.
Was wird bei einem Reitsportwettbewerb häufig vergessen?: Oft fehlen nicht die großen Sportelemente, sondern Verbrauchs- und Betriebsdetails: Druckerpapier, Verlängerungskabel, Funkgeräte, Kühlboxen und eine funktionierende Beleuchtung. Kontrolliere diese Ausstattung spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Gelände und dem Wettkampfmaterial.

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