Cómo organizar una competición ecuestre sin dejar cabos sueltos

Una competición ecuestre se organiza en este orden: primero se fijan la fecha, el recinto y el reglamento; después se tramitan permisos, se reserva al equipo técnico y se abren las inscripciones. Cuando se conocen los participantes, se preparan las listas de salida, el tráfico de remolques y la distribución del recinto. La última revisión debe centrarse en el terreno, el vallado, la electricidad, la seguridad y el material de competición. Así se evitan cambios de última hora el día del concurso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la competición
2 personas
2
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
3
Gestionar permisos y notificaciones
4
Reservar al jurado y la secretaría de la competición
2 personas
5
Reservar veterinario y herrador
6
Coordinar al constructor del recorrido
7
Organizar personal de primeros auxilios
8
Comprobar el seguro de la competición
9
Publicar el reglamento para participantes
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir el formulario de inscripción
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Comprobar las inscripciones y los pagos
2 personas
15
Preparar las listas de salida
2 personas
16
Enviar las listas de salida a los participantes
17
Encargar premios y cintas
18
Hacer el plan de tráfico para remolques
2 personas
19
Crear distribución de aparcamiento para remolques
2 personas
20
Inspeccionar el recinto de competición
3 personas
21
Comprobar el terreno y el vallado
2 personas
22
Comprobar los puntos de corriente y la iluminación
2 personas
23
Elaborar la lista de la compra
2 personas
24
Comprar catering y bebidas
3 personas
25
Comprobar el material de competición
3 personas
26
Ordenar los premios y dorsales
2 personas
27
Cortar el césped y despejar el terreno
3 personas
28
Marcar los establos y los aparcamientos
3 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar la secretaría
2 personas
32
Colocar la mesa del jurado y el cubículo del jurado
3 personas
33
Montar el circuito y el campo de prácticas
5 personas
34
Colocar letras de la competición y carteles de ruta
2 personas
35
Señalizar la salida y la meta
2 personas
36
Probar la técnica y el micrófono
2 personas
37
Montar el punto de café y el catering
3 personas
38
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
39
Comprobar y abastecer los baños
2 personas

Evento

40
Recibir a los participantes y los caballos
4 personas
41
Comprobar los caballos a la llegada
2 personas
42
Repartir dorsales y programa
2 personas
43
Gestionar el aparcamiento
3 personas
44
Indicar a los jinetes el paddock
2 personas
45
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
46
Abrir el recinto de prácticas
2 personas
47
Gestionar los anuncios y la información de la competición
2 personas
48
Llevar el orden de salida
2 personas
49
Procesar las tarjetas del jurado y los resultados
3 personas
50
Comprobar el recorrido entre rondas
3 personas
51
Vigilar el bienestar y la seguridad de los caballos
3 personas
52
Gestionar primeros auxilios e incidencias
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
58
Preparar la entrega de premios
3 personas
59
Coordinar la entrega de premios
4 personas
60
Coordinar la salida de los participantes
3 personas
61
Cerrar de forma segura el recinto de la competición
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar el material del recorrido
5 personas
63
Desmontar las carpas
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Retirar las letras y los carteles de la competición
2 personas
66
Limpiar y clasificar el material
4 personas
67
Limpiar establos y paddocks
4 personas
68
Recoger y retirar la basura
3 personas
69
Limpiar la zona de catering
3 personas
70
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
71
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Enviar los premios y los documentos
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Archivar la administración de la competición
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Taburetes de barcant. 4
Vallas de separacióncant. 40

Material deportivo

Letras de competicióncant. 12
Vallas del recorridocant. 24
Soportes plegablescant. 24
Vigas de saltocant. 36
Bebedero
Letras de domacant. 8
Conoscant. 30
Cintas métricascant. 3
Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 120
Cintas para premioscant. 60
Copas premiocant. 20
Bolas para estiércol de caballocant. 6
Carretillascant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Papel para impresoracant. 5
Walkie-talkiescant. 8
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Termoscant. 6
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 24
Escobas de manocant. 6
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Mantas de emergenciacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Publica el reglamento antes de abrir las inscripciones e indica con claridad las pruebas, los horarios, los pagos y la documentación exigida. Cierra las inscripciones con suficiente margen para revisar datos y preparar las listas de salida.
Reserva con antelación al jurado, la secretaría, el veterinario, el herrador, el constructor del recorrido y el personal de primeros auxilios. Si falta uno de estos servicios, el problema no se resuelve sustituyéndolo con material o voluntarios el mismo día.
Haz una inspección completa del recinto al menos 7 días antes: revisa el terreno, el vallado, los accesos, los puntos de corriente y la iluminación. Comprueba también dónde se colocarán las carpas, las mesas, la mesa del jurado y las zonas de espera.
Prepara un plan específico para los remolques, con entrada, circulación, aparcamiento y salida. Envíalo junto con las listas de salida para que los participantes sepan cuándo llegar y no se formen atascos en la entrada.
Haz un inventario del material de competición y del equipo técnico 48 horas antes. Cuenta las letras, vallas, soportes, vigas, dorsales, cintas, copas, walkie-talkies, cables, impresora y papel; son elementos pequeños que suelen faltar cuando ya ha empezado la prueba.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite tramitar permisos, cerrar el reglamento, reservar al personal técnico y gestionar las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición ecuestre?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del concurso. Necesitas ese tiempo para comprobar pagos y datos, preparar las listas de salida y enviarlas a los participantes.
¿Cuándo hay que revisar el terreno y el vallado?: Haz la primera inspección al menos 7 días antes y una segunda revisión el día anterior. Comprueba especialmente las zonas de paso, los obstáculos, el vallado y cualquier punto que pueda afectar a la seguridad de caballos y jinetes.
¿Cuándo se prepara el plan de tráfico para los remolques?: Prepáralo cuando conozcas aproximadamente el número de participantes y envíalo junto con las listas de salida, normalmente entre 3 y 7 días antes. Incluye los accesos, el aparcamiento, los sentidos de circulación y las zonas de descarga.

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