Comment organiser un concours hippique sans rien laisser au hasard

Un concours hippique se prépare dans un ordre précis : le terrain et les autorisations d’abord, puis les officiels, les inscriptions et la logistique du jour J. Prévoyez assez tôt le jury, le secrétariat, le vétérinaire, le maréchal-ferrant et les secours. Les difficultés arrivent souvent avec les listes de départ, la circulation des vans, l’état du sol et le matériel manquant. Ce guide vous aide à structurer les 75 tâches du projet et à vérifier les 57 fournitures nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de la compétition
2 personnes
2
Établir le règlement du concours
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Réserver le jury et le secrétariat de la compétition
2 personnes
5
Réserver le vétérinaire et le maréchal-ferrant
6
Définir le concepteur du parcours
7
Organiser le personnel de premiers secours
8
Vérifier l’assurance de la compétition
9
Publier le règlement des participants
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les frais d'inscription et les paiements
2 personnes
15
Établir les listes de départ
2 personnes
16
Envoyer les listes de départ aux participants
17
Commander les prix et les rubans
18
Créer le plan de circulation pour les remorques
2 personnes
19
Établir le plan de stationnement pour les remorques
2 personnes
20
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
21
Vérifier le sol et la clôture
2 personnes
22
Vérifier les points d’alimentation et l’éclairage
2 personnes
23
Établir la liste des courses
2 personnes
24
Acheter le catering et les boissons
3 personnes
25
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
26
Trier les prix et les dossards
2 personnes
27
Tondre et dégager le terrain
3 personnes
28
Baliser les étables et les places de parking
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le secrétariat
2 personnes
32
Installer la table du jury et la cabine du jury
3 personnes
33
Monter le parcours et le terrain d'entraînement
5 personnes
34
Installer les lettres de compétition et les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
36
Tester la technique et le micro
2 personnes
37
Installer le point café et le catering
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants et les chevaux
4 personnes
41
Contrôler les chevaux à l'arrivée
2 personnes
42
Distribuer les dossards et le programme
2 personnes
43
Assurer l'orientation du parking
3 personnes
44
Diriger les cavaliers vers le paddock
2 personnes
45
Assurer le briefing du jury
3 personnes
46
Ouvrir le terrain d'entraînement
2 personnes
47
Assurer l’annonce et les informations du concours
2 personnes
48
Suivre l'ordre de départ
2 personnes
49
Traiter les cartes du jury et les résultats
3 personnes
50
Contrôler le parcours entre les manches
3 personnes
51
Surveiller le bien-être et la sécurité des chevaux
3 personnes
52
Gérer les premiers secours et les incidents
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Animer la remise des prix
4 personnes
60
Accompagner le départ des participants
3 personnes
61
Sécuriser le terrain de compétition
2 personnes

Suivi

62
Démonter le matériel du parcours
5 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer les lettres et panneaux du concours
2 personnes
66
Nettoyer et trier le matériel
4 personnes
67
Nettoyer les écuries et les paddocks
4 personnes
68
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
70
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
71
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Envoyer les prix et les documents
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Archiver l’administration du concours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4
Barrières de sécuritéqté 40

Matériel de sport

Lettres de compétitionqté 12
Barrières du parcoursqté 24
Bâtons de sautqté 24
Poutres d'équilibreqté 36
Bac à eau
Lettres de dressageqté 8
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Rubans pour les prixqté 60
Coupesqté 20
Balles pour le fumier de chevalqté 6
Brouettesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 5
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 6
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations, les déclarations et l’assurance. Gardez une marge d’au moins 8 semaines pour corriger un dossier incomplet.
Réservez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions : jury, secrétariat, concepteur du parcours, vétérinaire, maréchal-ferrant et équipe de premiers secours doivent tous être confirmés par écrit.
Fermez les inscriptions avant d’établir les listes de départ. Contrôlez les paiements, les besoins alimentaires et les coordonnées, puis envoyez les horaires et numéros de départ aux participants au moins 5 jours avant l’épreuve.
Inspectez le terrain avant l’arrivée des chevaux : sol, clôtures, éclairage, points d’alimentation et accès doivent être vérifiés. Un plan séparé pour la circulation et le stationnement des vans évite les blocages le matin du concours.
Faites l’inventaire du matériel au moins 7 jours avant : obstacles, lettres, cônes, numéros, rubans, coupes, talkies-walkies, sonorisation, rallonges, glacières et imprimante. Testez l’électricité et imprimez quelques documents de secours le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours hippique ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un concours simple, et davantage si des autorisations spécifiques sont nécessaires. Les réservations du jury, du vétérinaire, du maréchal-ferrant et des secours doivent être faites dès les premières semaines.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours hippique ?: Ouvrez les inscriptions une fois le règlement, les catégories et les conditions de participation validés. Fermez-les idéalement 10 à 14 jours avant le concours afin de vérifier les paiements et de préparer les listes de départ.
Quand envoyer les listes de départ aux cavaliers ?: Envoyez les listes de départ au moins 5 jours avant l’épreuve. Prévoyez une dernière vérification 48 heures avant pour corriger une absence, un paiement manquant ou une modification de catégorie.
Que faut-il vérifier sur le terrain avant un concours hippique ?: Contrôlez le sol, les clôtures, les accès, l’éclairage et les points d’alimentation au plus tard la veille. Vérifiez aussi le parcours, les barrières de sécurité, le stationnement des vans et le fonctionnement de la sonorisation.

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