Zo organiseer je een paardenshow

Begin met het terrein, de datum en de disciplines voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna vergunningen en verzekering, leg jury, dierenarts en omroeper vast en werk de deelnemersvoorwaarden uit. Open de inschrijvingen pas wanneer je programma en praktische informatie duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om startvolgorde, paardenpaspoorten, routeborden, paardenboxen en de weersverwachting. Zo voorkom je dat essentiële zaken op de wedstrijddag nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Programma en disciplines vastleggen
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijvingen openen
8
Wedstrijdjury vastleggen
9
Dierenarts vastleggen
10
Omroeper vastleggen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
15
Startvolgorde samenstellen
2 personen
16
Bezoekersinformatie publiceren
17
Reserveringen controleren
18
Prijzen en linten inkopen
19
Boodschappenlijst afronden
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Startnummers afdrukken
23
Weersverwachting controleren
24
Paardenboxen markeren
2 personen
25
Materialen naar terrein brengen
4 personen
26
Terrein en parkeerroute uitzetten
4 personen
27
Paardenboxen opbouwen
4 personen
28
Wedstrijdpiste afzetten
4 personen
29
Springparcours opbouwen
4 personen
30
Publiekshekken plaatsen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Prijzen en linten klaarleggen
2 personen
37
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
38
Jurytafel voorbereiden
2 personen
39
Microfoon en megafoon testen
2 personen
40
Piste en hindernissen controleren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Paarden naar boxen begeleiden
4 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Opening aankondigen
46
Dressuuronderdeel begeleiden
4 personen
47
Pauzedrankjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Springonderdeel begeleiden
5 personen
50
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
51
Paarden en deelnemers verzorgen
3 personen
52
Finalisten verzamelen
2 personen
53
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
55
Paarden veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

56
Restanten catering uitdelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Piste en hindernissen afbreken
4 personen
62
Paardenboxen afbreken
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Materialen laden
4 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Hekken en tenten retourneren
2 personen
67
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
68
Borg en terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdhekkenaantal 40
Pistelettersaantal 12
Springstaandersaantal 16
Springbalkenaantal 24
Waterbak
Dressuurhekjes
Paardenboxenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Waterbakken voor paardenaantal 12
Kruiwagensaantal 2
Vorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Hindernisnummersaantal 20
Poetskistenaantal 4
Halstersaantal 12
Lijnteugelsaantal 12
Nooddekens voor paardenaantal 6

Apparatuur

Megafoonsaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Prikbordaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Rosettesaantal 30
Prijzenbekersaantal 12
Prijslintenaantal 30

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Poepzakken voor paardenaantal 200
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20

Papierwaren

Startnummersaantal 40
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Naamstickersaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer terrein en datum eerst en controleer direct welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Regel dit enkele maanden vooraf; zonder duidelijkheid hierover kun je inschrijvingen beter nog niet openen.
Leg per discipline vast hoeveel combinaties je kunt ontvangen en maak deelnemersvoorwaarden voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook welke gegevens en paardenpaspoorten je bij de inschrijving nodig hebt.
Plan naast de wedstrijdjury ook een dierenarts, omroeper en voldoende vrijwilligers. Reken voor registratie, piste, stalling en catering op aparte aanspreekpunten, zodat één persoon niet alle vragen op de wedstrijddag opvangt.
Maak de startvolgorde pas nadat aanmeldingen en paardenpaspoorten zijn gecontroleerd. Druk startnummers en routeborden uiterlijk de dag ervoor af en markeer de paardenboxen voordat de deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting in de laatste 48 uur en stem de opbouw daarop af. Denk behalve aan partytenten en tafels ook aan waterbakken, hooinetten, kruiwagens, vorken, scheppen en nooddekens voor paarden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardenshow organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, vergunningen en verzekering. Open de inschrijvingen pas wanneer programma, voorwaarden en wedstrijdjury zijn vastgelegd.
Wat moet je regelen voor deelnemers aan een paardenshow?: Zorg voor duidelijke deelnemersvoorwaarden, inschrijvingen, paardenpaspoorten, startnummers en een startvolgorde. Verzamel de definitieve gegevens uiterlijk 1 week voor de show, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardenshow?: Plan minimaal 1 coördinator voor registratie, 1 aanspreekpunt voor de piste, 1 persoon voor de stalling en aparte ondersteuning voor catering en publieksvragen. Bij meerdere disciplines heb je per onderdeel extra vrijwilligers nodig.
Wanneer controleer je het materiaal voor een paardenshow?: Controleer wedstrijdhekken, pisteletters, springmateriaal, dressuurhekjes, microfoon en stroomvoorziening 1 tot 2 dagen vooraf. Breng het materiaal daarna naar het terrein en controleer op de ochtend zelf nog de opstelling en veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.