Organiser un spectacle équestre sans rien oublier

Un spectacle équestre se prépare dans un ordre précis : sécuriser le site, définir les disciplines, puis ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et la présence d’un vétérinaire doivent être réglées avant d’annoncer la date. Ensuite, il faut coordonner les cavaliers, les chevaux, le jury, l’animation et les bénévoles. Les dernières vérifications concernent surtout les passeports, les boxes, le parcours, la météo et le matériel livré sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la date et le site
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Définir le programme et les disciplines
2 personnes
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Désigner le jury du concours
9
Faire appel à un vétérinaire
10
Réserver un animateur
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
15
Établir l’ordre de départ
2 personnes
16
Publier les informations aux visiteurs
17
Vérifier les réservations
18
Acheter les prix et les rubans
19
Finaliser la liste de courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Imprimer les dossards
23
Vérifier les prévisions météo
24
Marquer les boxes pour chevaux
2 personnes
25
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
26
Délimiter le terrain et l’itinéraire de stationnement
4 personnes
27
Monter les boxes pour chevaux
4 personnes
28
Délimiter la piste de compétition
4 personnes
29
Monter le parcours de saut
4 personnes
30
Installer des barrières de foule
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Préparer les prix et les rubans
2 personnes
37
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
38
Préparer la table du jury
2 personnes
39
Tester le micro et le mégaphone
2 personnes
40
Contrôler la piste et les obstacles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Conduire les chevaux aux boxes
4 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Encadrer l’épreuve de dressage
4 personnes
47
Servir les boissons de la pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Animer l'épreuve de saut
5 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
51
Prendre soin des chevaux et des participants
3 personnes
52
Rassembler les finalistes
2 personnes
53
Animer la remise des prix
3 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
55
Faire partir les chevaux en toute sécurité
4 personnes

Suivi

56
Distribuer les restes de catering
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Démonter la piste et les obstacles
4 personnes
62
Démonter les boxes à chevaux
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Charger le matériel
4 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Retourner les barrières et les tentes
2 personnes
67
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
68
Remettre la caution et le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Longues tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Table du jury
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de compétitionqté 40
Lettres de pisteqté 12
Bâtons de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Bac à eau
Barrières de dressage
Boxes pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Brouettesqté 2
Fourchettesqté 4
Pellesqté 3
Numéros d’obstaclesqté 20
Kits de nettoyageqté 4
Licolsqté 12
Rênes de longeqté 12
Couvertures d’urgence pour chevauxqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 2
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Panneau d’affichageqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Rosettesqté 30
Coupes de prixqté 12
Rubans de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Sacs à crottes pour chevauxqté 200
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20

Papeterie

Numéros de départqté 40
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le site et les autorisations : bloquez la date uniquement après avoir vérifié l’assurance, les règles applicables et les conditions d’accueil des chevaux.
Définissez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez les disciplines, les conditions de participation, l’ordre prévu et les informations attendues pour chaque cheval.
Prévoyez un vétérinaire et une équipe de bénévoles avant la communication au public. Pour une journée complète, répartissez au moins l’accueil, la piste, les boxes, la restauration et l’orientation entre plusieurs personnes.
Traitez les inscriptions en deux temps : vérifiez les informations des cavaliers et les passeports des chevaux, puis établissez l’ordre de départ et imprimez les dossards avant le jour du spectacle.
Faites une vérification finale 24 à 48 heures avant l’événement : météo, réservations, panneaux, prix, rubans, boxes, équipements de piste, sonorisation et transport du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle équestre ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le site, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Ajoutez une vérification complète 24 à 48 heures avant l’accueil du public.
Quand ouvrir les inscriptions pour un spectacle équestre ?: Ouvrez-les dès que le programme, les conditions de participation et la date sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite afin de garder le temps de contrôler les passeports et de préparer l’ordre de départ.
Faut-il prévoir un vétérinaire pour un spectacle équestre ?: Oui, prévoyez un vétérinaire identifié avant d’envoyer les invitations et indiquez clairement son rôle à l’équipe. Confirmez sa présence au plus tard 2 à 3 semaines avant le spectacle.
Quand installer les boxes et le matériel sur le site ?: Marquez les boxes et préparez les équipements avant l’arrivée des chevaux, généralement la veille ou plusieurs heures avant le début. Transportez le matériel de piste, les outils, les panneaux et la sonorisation selon un plan de montage vérifié la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.