Cómo organizar un espectáculo ecuestre sin dejar cabos sueltos

Organizar un espectáculo ecuestre empieza mucho antes de montar la pista. Primero debes asegurar la fecha y el recinto, comprobar permisos y seguro, y definir las disciplinas y condiciones de participación. Después se abren las inscripciones, se confirma el equipo técnico y veterinario, y se prepara la logística de caballos, público y competición. La última semana se centra en cerrar horarios, dorsales, boxes, señalización y materiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la fecha y el recinto
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Establecer el programa y las disciplinas
2 personas
5
Redactar las condiciones de participación
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones
8
Designar al jurado de la competición
9
Confirmar veterinario
10
Contratar al presentador
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Comprobar los pasaportes de los caballos
2 personas
15
Preparar el orden de salida
2 personas
16
Publicar información para visitantes
17
Comprobar las reservas
18
Comprar premios y cintas
19
Finalizar la lista de compras
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Preparar señales de ruta
2 personas
22
Imprimir los dorsales
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Marcar los boxes de los caballos
2 personas
25
Llevar los materiales al recinto
4 personas
26
Delimitar el recinto y la ruta de aparcamiento
4 personas
27
Montar las cuadras
4 personas
28
Delimitar la pista de competición
4 personas
29
Montar el recorrido de salto
4 personas
30
Colocar vallas para el público
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Preparar los premios y las cintas
2 personas
37
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
38
Preparar la mesa del jurado
2 personas
39
Probar el micrófono y el megáfono
2 personas
40
Comprobar el recorrido y los obstáculos
3 personas

Evento

41
Recepción de participantes
3 personas
42
Guiar a los caballos a los boxes
4 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Repartir dorsales
2 personas
45
Anunciar la apertura
46
Coordinar la prueba de doma
4 personas
47
Servir bebidas del descanso
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Guiar la prueba de salto
5 personas
50
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
51
Cuidar de los caballos y los participantes
3 personas
52
Reunir a los finalistas
2 personas
53
Coordinar la entrega de premios
3 personas
54
Guiar al público hacia la salida
3 personas
55
Hacer salir a los caballos de forma segura
4 personas

Seguimiento

56
Repartir los sobrantes del catering
2 personas
57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Recoger la basura
4 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Desmontar la pista y los obstáculos
4 personas
62
Desmontar los boxes para caballos
4 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Cargar los materiales
4 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Devolver vallas y carpas
2 personas
67
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
68
Entregar la fianza y el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas largascant. 10
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Mesa del jurado
Papeleracant. 8

Material deportivo

Vallas de competicióncant. 40
Letras de pistacant. 12
Soportes plegablescant. 16
Vigas de saltocant. 24
Bebedero
Vallas de doma
Boxes para caballoscant. 12
Redes para henocant. 12
Bebederos para caballoscant. 12
Carretillascant. 2
Tenedorescant. 4
Palascant. 3
Números de obstáculoscant. 20
Cajas de limpiezacant. 4
Cabestroscant. 12
Riendas de cuerdacant. 12
Mantas de emergencia para caballoscant. 6

Equipo

Megáfonoscant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavozcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado
Tablón de anuncioscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Rosettescant. 30
Trofeoscant. 12
Cintas de premiocant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4
Bolsas para excrementos de caballoscant. 200
Dispensador de papel de manoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20

Artículos de papel

Dorsalescant. 40
Folletos del programacant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 100

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos y seguro antes de abrir las inscripciones. Como mínimo, confirma estos documentos varias semanas antes y deja por escrito qué coberturas exige el recinto.
Publica el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye disciplinas, horarios orientativos, condiciones de participación y fecha límite de inscripción para evitar consultas repetidas.
No esperes al último día para organizar los caballos. Comprueba los pasaportes, asigna los boxes, prepara bebederos y redes para heno, y confirma el veterinario antes de publicar el orden de salida.
Calcula los puestos de trabajo, no solo las pruebas. Necesitarás mesa de registro, mesa del jurado, megáfono o micrófono, voluntarios y una persona responsable de gestionar cambios durante la jornada.
Haz una revisión del recinto el día anterior. Marca los boxes, coloca la señalización de ruta, comprueba vallas, letras de pista y obstáculos, y lleva también alargadores, regletas, palas y carretillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo ecuestre?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, tramitar permisos, contratar el seguro, designar al jurado y abrir las inscripciones sin hacer cambios deprisa.
¿Cuándo se debe cerrar el programa y el orden de salida?: Publica el programa entre 4 y 6 semanas antes y cierra las inscripciones según la fecha indicada en las condiciones. Prepara el orden de salida después de comprobar participantes, caballos y documentación, normalmente durante la última semana.
¿Qué hay que comprobar antes de que lleguen los caballos?: Revisa los pasaportes, los boxes asignados, los bebederos, las redes para heno y las zonas de circulación. Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes para corregir vallas, obstáculos o señalización.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo ecuestre?: Para una jornada pequeña, calcula al menos 6 personas además del jurado, el veterinario y el presentador: registro, pista, boxes, aparcamiento, atención al público y apoyo general. Añade más personal si hay varias disciplinas o salidas simultáneas.

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