Zo organiseer je een openluchtvoorstelling

Begin met datum, locatie en de voorstelling zelf. Daarna leg je vergunningen, publiekscapaciteit en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan tegelijk een concreet weerscenario: waar gaat het publiek heen, wanneer beslis je en wie informeert iedereen? In de laatste week controleer je de technische lijst, catering, route en leveringen. Op de dag zelf draait alles om een vroege locatie-inspectie, duidelijke instructies voor vrijwilligers en een laatste weerscheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Voorstelling reserveren
4
Techniek reserveren
5
Catering reserveren
6
Weerscenario vastleggen
2 personen
7
Publiekscapaciteit bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Publieksinformatie versturen
13
Toegangskaarten printen
14
Programma's printen
15
Decor controleren
2 personen
16
Technische lijst controleren
2 personen
17
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
18
Vrijwilligers instrueren
2 personen
19
Route en parkeerinformatie plaatsen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Leveringen ontvangen
2 personen
26
Publieksgebied afzetten
3 personen
27
Podiumgebied markeren
2 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Tent opbouwen
4 personen
31
Decor opbouwen
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
33
Verlichting opstellen
3 personen
34
Stroomvoorziening testen
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
36
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
39
Programma's klaarleggen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen

Event

41
Toegangscontrole bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
46
Voorstelling aankondigen
47
Voorstelling uitvoeren
8 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Publieksvragen begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Pauzegebied schoonhouden
2 personen
52
Avondprogramma aankondigen
53
Avondvoorstelling uitvoeren
8 personen
54
Verlichting bijstellen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Laatste voorstelling aankondigen
57
Slotvoorstelling uitvoeren
8 personen
58
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Decor afbreken
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Verlichting uitschakelen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
67
Tent afbreken
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Restvoorraad opbergen
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Partytentenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengtafel
DI-boxenaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Walkietalkiesaantal 8
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Batterijenhoudersaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Podiumkledenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrolhoudersaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het weerscenario uiterlijk één week vooraf vast. Bepaal een binnenlocatie of afgelasting, wijs één beslisser aan en verstuur de publieksinformatie zodra de keuze is gemaakt.
Reserveer techniek niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd. Controleer of actieve speakers, microfoons, mengtafel, DI-boxen, statieven, kabelgoten en noodverlichting bij de locatie en voorstelling passen.
Bepaal de publiekscapaciteit voordat je stoelen en catering regelt. Tel de beschikbare zitplaatsen, houd ruimte vrij voor looppaden en stem het aantal herbruikbare glazen, borden en bestek daarop af.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en sluit de cateringhoeveelheden enkele dagen vooraf. Koel dranken in koelboxen en zet thermoskannen pas op de dag zelf klaar, zodat koffie of thee niet te vroeg afkoelt.
Plan de opbouw met een controle vóór ontvangst van het publiek. Inspecteer route, parkeerinformatie, kabels, verlichting, decor, programmastandaards en noodlampen; informeer vrijwilligers daarna kort over entree, garderobe en het weersscenario.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorstelling, vergunningen en techniek. Verstuur uitnodigingen pas wanneer capaciteit, weersscenario en praktische publieksinformatie duidelijk zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtvoorstelling controleren?: Controleer dit direct nadat de locatie en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. De benodigde toestemming kan invloed hebben op geluid, bezoekersaantal, eindtijd en catering.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een openluchtvoorstelling?: Stem stoelen af op je vastgestelde publiekscapaciteit en houd extra ruimte voor looppaden en toegankelijkheid. Reken voor glazen, borden en bestek op het aantal aangemelde bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer beslis ik of een openluchtvoorstelling doorgaat bij slecht weer?: Leg uiterlijk een week vooraf vast wie beslist en welk tijdstip je gebruikt, bijvoorbeeld 24 uur voor aanvang. Controleer op de dag zelf opnieuw de weersverwachting en communiceer een wijziging direct met publiek, catering en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.