Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de reservar la función. Hazlo con varias semanas de margen, porque una restricción del espacio puede obligarte a cambiar el escenario, el aforo o el horario.
• Define el aforo antes de enviar las invitaciones. Cuenta las sillas, las mesas y las salidas disponibles, y establece cómo gestionarás las inscripciones para no superar la capacidad real del recinto.
• Prepara dos escenarios meteorológicos: uno para el programa previsto y otro para lluvia, viento o calor. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el lugar el mismo día, incluida la estabilidad de las carpas y la iluminación.
• La técnica necesita una revisión independiente del programa artístico. Comprueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, soportes, alargadores, regletas y canaletas; deja los cables fuera de las zonas de paso y reserva tiempo para una prueba de sonido.
• Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Enfría las bebidas con antelación, prepara los aperitivos antes de la llegada del público y asigna a una persona para recibir las entregas y controlar el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?

Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, función, técnica y catering. Deja la última semana para imprimir entradas y programas, informar al público, instruir a los voluntarios y revisar el pronóstico.

¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?

Consulta el pronóstico 48 horas antes y haz una última comprobación el mismo día. En esa revisión confirma también el estado del suelo, las carpas, los cables, las sillas y las rutas de acceso.

¿Cómo calcular el aforo de un espectáculo al aire libre?

Define primero la capacidad permitida del lugar y compárala con las plazas realmente utilizables. Descuenta las zonas ocupadas por escenario, técnica, catering, pasillos y salidas antes de abrir las inscripciones.

¿Cuándo se prepara el catering de un espectáculo al aire libre?

Determina las cantidades cuando cierres las inscripciones y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas el día anterior si es posible, prepara los aperitivos el mismo día y comprueba las entregas antes de abrir las puertas.

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