Organiser un spectacle en plein air, étape par étape

Un spectacle en plein air se prépare d’abord comme un projet de lieu, de public et de technique. Commence par confirmer la date, le site, les autorisations et la capacité d’accueil, puis réserve rapidement le spectacle, la sonorisation et le catering. Les invitations et les inscriptions viennent ensuite, car elles déterminent les quantités de repas, de sièges et de boissons. Enfin, prévois un scénario météo précis et garde les derniers jours pour l’inspection du site, les livraisons et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver un spectacle
4
Réserver la technique
5
Réserver le catering
6
Définir le scénario météo
2 personnes
7
Déterminer la capacité du public
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations au public
13
Imprimer les billets d’entrée
14
Imprimer les programmes
15
Vérifier la décoration
2 personnes
16
Vérifier la liste technique
2 personnes
17
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
18
Briefer les bénévoles
2 personnes
19
Publier les informations sur l'itinéraire et le parking
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Inspecter le lieu
2 personnes
25
Réception des livraisons
2 personnes
26
Barrer la zone du public
3 personnes
27
Délimiter la zone de scène
2 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Monter la tente
4 personnes
31
Monter la décoration
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
3 personnes
36
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Installer la caisse et l'accueil
2 personnes
39
Préparer les programmes
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

41
Assurer le contrôle des accès
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Guider le public vers les places assises
3 personnes
46
Annoncer le spectacle
47
Présenter le spectacle
8 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Animer les questions du public
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Garder la zone de pause propre
2 personnes
52
Annoncer le programme du soir
53
Assurer la représentation du soir
8 personnes
54
Ajuster l’éclairage
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Annoncer le dernier spectacle
57
Assurer la représentation finale
8 personnes
58
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Démonter le décor
3 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Éteindre l’éclairage
2 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
67
Démonter la tente
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Ranger les stocks restants
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Lampes de pocheqté 6
Porte-pilesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tapis de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque les prestataires dès que la date et le lieu sont confirmés : spectacle, technique et catering doivent être réservés avant d’envoyer les invitations. Vérifie aussi les besoins électriques pour les micros, la table de mixage, les enceintes et l’éclairage.
Fixe une capacité maximale avant d’ouvrir les inscriptions. Utilise ce chiffre pour calculer les chaises, les tables, les verres réutilisables et les quantités de catering, puis recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription.
Prépare le plan météo plusieurs jours à l’avance, avec une décision et un horaire de communication clairement définis. Vérifie les prévisions, les tentes, les lampes de secours et la protection des câbles avant l’arrivée du public.
Donne aux spectateurs des informations pratiques qui évitent les retards : itinéraire, parking, horaires, billets et programme. Envoie ces informations au plus tard 48 heures avant le spectacle et affiche des panneaux indicateurs sur place.
Le jour même, inspecte le site avant la réception des livraisons. Contrôle les passages de câbles, l’emplacement des sièges, la scène, les sorties et l’éclairage, puis réunis les bénévoles pour un briefing de 15 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un spectacle avec prestataires, inscriptions et autorisations. Commence encore plus tôt si le site est très demandé ou si la technique et le catering doivent être réservés séparément.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle en plein air ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la date, une fois la capacité et les informations essentielles confirmées. Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le spectacle afin de finaliser le catering et les besoins alimentaires.
Que prévoir s’il pleut pendant un spectacle en plein air ?: Décide au moins 5 à 7 jours avant de maintenir, déplacer ou adapter le spectacle selon les prévisions et les contraintes du site. Les tentes, l’éclairage de secours, la protection des câbles et un message clair au public doivent être prêts avant l’ouverture.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer le site ?: Réserve au moins 4 à 6 heures pour installer le mobilier, la technique, l’éclairage, la signalétique et le catering. Termine les tests de son et l’inspection du lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

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