Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst zuerst Ort, Genehmigungen und Zuschauerkapazität klären, danach Technik, Catering und Einlass planen. Besonders häufig werden Wetteralternativen, Stromwege und die rechtzeitige Information des Publikums unterschätzt. Mit einer festen Reihenfolge erkennst du Engpässe früh und kannst den Veranstaltungstag auf Aufbau, Betreuung und die Vorstellung konzentrieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Vorstellung reservieren
- 4
Technik reservieren
- 5
Catering reservieren
- 6
Wetterszenario festlegen
2 Personen
- 7
Zuschauerkapazität bestimmen
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Publikumsinformationen versenden
- 13
Eintrittskarten drucken
- 14
Programme drucken
- 15
Dekoration überprüfen
2 Personen
- 16
Technische Liste prüfen
2 Personen
- 17
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 18
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 19
Route und Parkinformationen anbringen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Location inspizieren
2 Personen
- 25
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 26
Publikumsbereich absperren
3 Personen
- 27
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Zelt aufbauen
4 Personen
- 31
Dekor aufbauen
3 Personen
- 32
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 33
Beleuchtung aufbauen
3 Personen
- 34
Stromversorgung testen
2 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 36
Lichtcheck durchführen
2 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Kasse und Empfang einrichten
2 Personen
- 39
Programme bereitlegen
2 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 41
Einlasskontrolle besetzen
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
3 Personen
- 43
Programme ausgeben
2 Personen
- 44
Getränke servieren
3 Personen
- 45
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
- 46
Vorstellung ankündigen
- 47
Vorstellung durchführen
8 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Pausenbereich sauber halten
2 Personen
- 52
Abendprogramm ankündigen
- 53
Abendvorstellung durchführen
8 Personen
- 54
Beleuchtung anpassen
2 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Letzte Vorstellung ankündigen
- 57
Abschlussvorstellung durchführen
8 Personen
- 58
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Deko abbauen
3 Personen
- 61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 62
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Catering aufräumen
3 Personen
- 66
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
- 67
Zelt abbauen
4 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Abfall entsorgen
2 Personen
- 72
Restbestand verstauen
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- Mischpult
- DI-BoxenAnz. 2
- LautsprecherständerAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Walkie-TalkiesAnz. 8
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- BatteriehalterAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- NotlampenAnz. 4
Dekoration
- HintergrundtücherAnz. 3
- Bühnen mit Stoff bedeckenAnz. 2
- Dekorative PflanzenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 220
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesenAnz. 4
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- PutzeimerAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum und Ort und kläre die Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Lege gleichzeitig die maximale Zuschauerkapazität fest, damit Sitzplätze, Eintrittskarten und Catering dieselbe Grundlage haben.
- Reserviere Vorstellung, Technik und Catering nicht erst kurz vor dem Termin. Plane für Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Beleuchtung außerdem eine technische Prüfung vor Ort sowie ausreichend Verlängerungskabel und gesicherte Kabelwege ein.
- Lege spätestens eine Woche vor der Aufführung ein Wetterszenario fest. Prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag erneut und entscheide vorher, wann Partyzelte, Notlampen oder eine Verschiebung zum Einsatz kommen.
- Versende die Publikumsinformationen einige Tage vor der Aufführung. Nenne darin Beginn, Einlass, Route, Parkmöglichkeiten, Wetterhinweise und besondere Zugangsregeln; so musst du diese Fragen nicht beim Aufbau einzeln beantworten.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: erst Bühne und Technik, dann Sitzplätze, Wegweiser, Programmständer und Catering. Kühle Getränke rechtzeitig, bereite Snacks vor und nimm Lieferungen so an, dass mindestens 60 Minuten für Kontrolle und Nachbesserungen bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Genehmigungen, Technik und Catering nötig sind. Die Wetterentscheidung und die letzte Ortsbesichtigung gehören in die Woche vor der Aufführung.
- Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Plane die Sitzplatzanzahl nach der bestätigten Zuschauerkapazität und halte Wege sowie Fluchtbereiche frei. Prüfe die Bestuhlung spätestens 7 Tage vorher, damit fehlende Stühle oder zusätzliche Tische noch organisiert werden können.
- Wann soll ich die Technik für eine Freiluftaufführung testen?
- Führe den vollständigen Technikcheck spätestens am Vortag durch und teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Stromversorgung und Beleuchtung am Veranstaltungsort. Am Veranstaltungstag sollte dafür zusätzlich mindestens 60 Minuten vor dem Einlass reserviert sein.
- Wie viel Getränke brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig von anderen Getränken. Lege die endgültigen Cateringmengen nach Ablauf der Anmeldungen fest und kühle die Getränke rechtzeitig vor dem Einlass.
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