Zo organiseer je een open dag van een waterleidingbedrijf

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de catering. Leg eerst de datum, rondleidingen, demonstraties en capaciteit per tijdslot vast. Controleer daarna vergunningen, beveilig de werkruimtes en bepaal welke installaties bezoekers wel en niet mogen zien. Pas wanneer de route en bezetting staan, regel je uitnodigingen, catering, techniek en bewegwijzering. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij een demonstratie of een rondleiding moet worden afgezegd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingen plannen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Rondleidingen bevestigen
12
Catering bestellen
13
Technische rondleiding voorbereiden
2 personen
14
Demonstratieschema maken
2 personen
15
Sprekersbriefing maken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
18
Route en publieksstromen bepalen
2 personen
19
Informatieborden controleren
2 personen
20
Promotiemateriaal drukken
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen leveren controleren
2 personen
23
Kleding en badges klaarleggen
24
Locatie en installaties inspecteren
2 personen
25
Werkruimtes beveiligen
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Demonstratietafels inrichten
3 personen
32
Waterproef klaarzetten
2 personen
33
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
34
Catering voorbereiden
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
39
Techniek en verlichting testen
2 personen
40
Teambriefing houden
8 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programma toelichten
2 personen
44
Rondleidingen begeleiden
4 personen
45
Waterzuivering demonstreren
2 personen
46
Waterkwaliteit toelichten
2 personen
47
Leidingnetwerk uitleggen
2 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Quizrondes begeleiden
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet netjes houden
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
56
Fotopunt begeleiden
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Laatste rondleiding afronden
2 personen
59
Bezoekersregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Catering opruimen
3 personen
61
Overgebleven eten koelen
2 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Demonstratiematerialen opruimen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Materialen tellen en controleren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Borden en materialen opbergen
2 personen
74
Onkostenbonnen verzamelen
75
Bedankbericht versturen
76
Bezoekersgegevens verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Bankenaantal 6
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Waterkwaliteitsetaantal 2
Watermonstersetsaantal 30
Demonstratiemodellenaantal 4
Fotocamera
Veiligheidshekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Schenkbekersaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Programmaflyersaantal 300
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 10
Quizformulierenaantal 150
Prijzen voor quizaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en geef per groep een duidelijke maximale omvang. Reserveer ruimte voor ontvangst, wachten en het uitlopen van een vorige groep.
Loop de volledige bezoekersroute vooraf met een veiligheidsverantwoordelijke. Controleer vooral werkruimtes, installaties, kabels, nooduitgangen en plekken waar publiek en medewerkers elkaar kruisen.
Maak voor demonstraties één tijdschema met een verantwoordelijke per onderdeel. Test de waterkwaliteitset, watermonstersets, demonstratiemodellen, laptop, beamer en microfoon uiterlijk de dag ervoor.
Verstuur bezoekersinformatie enkele dagen voor de open dag met route, starttijd, parkeerinformatie, veiligheidsregels en wat bezoekers moeten doen bij dieetwensen. Bevestig gereserveerde rondleidingen opnieuw zodra het programma definitief is.
Tel catering en servies per bezoekerspiek in plaats van alleen op het totaal aantal aanmeldingen. Zet ontvangstbalie, afvalbakken, koffie, water en herbruikbare drinkglazen klaar voordat de eerste rondleiding begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een open dag van een waterleidingbedrijf?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en rondleidingen. Plan de technische voorbereiding, vrijwilligersindeling en bezoekersinformatie uiterlijk 2 weken voor de open dag.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag?: Werk met vaste tijdsloten en verwerk aanmeldingen per groep. Houd tussen twee rondleidingen minimaal 10 tot 15 minuten vrij voor terugkeer, vragen en het opvangen van vertraging.
Wanneer controleer je de veiligheid van de locatie?: Voer een eerste inspectie minstens 2 weken vooraf uit en een laatste ronde op de dag vóór opening. Beveilig werkruimtes, controleer de publieksroute en wijs medewerkers aan voor toezicht bij installaties en demonstraties.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een open dag?: Stuur de praktische informatie ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld de aanvangstijd van de rondleiding, route, veiligheidsinstructies, contactgegevens en eventuele verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.