Tag der offenen Tür beim Wasserversorger organisieren

Ein Tag der offenen Tür beim Wasserversorger braucht mehr als ein Informationsprogramm und ein paar Führungen. Lege zuerst Datum, Stationen und Besucherzahl fest, bevor du Genehmigungen, Personal und Technik planst. Danach folgen Anmeldungen, Sicherheitskonzept, Besucherroute und die Versorgung vor Ort. Besonders häufig werden bestätigte Führungszeiten, gesicherte Arbeitsbereiche und klare Briefings für Freiwillige zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Führungen planen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Reservierungen vornehmen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Besucherinformationen versenden
11
Führungen bestätigen
12
Catering bestellen
13
Technische Führung vorbereiten
2 Personen
14
Demonstrationsplan erstellen
2 Personen
15
Sprecherbriefing erstellen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
18
Route und Besucherströme festlegen
2 Personen
19
Infotafeln kontrollieren
2 Personen
20
Werbematerial drucken
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materiallieferung prüfen
2 Personen
23
Kleidung und Badges bereitlegen
24
Location und Anlagen inspizieren
2 Personen
25
Arbeitsbereiche sichern
2 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
2 Personen
31
Demotische aufbauen
3 Personen
32
Waterproef vorbereiten
2 Personen
33
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
34
Catering vorbereiten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Sicherheitsmittel anbringen
2 Personen
39
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
40
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

41
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Programm vorstellen
2 Personen
44
Führungen begleiten
4 Personen
45
Wasseraufbereitung demonstrieren
2 Personen
46
Wasserqualität erläutern
2 Personen
47
Leitungsnetz erklären
2 Personen
48
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
49
Quizrunden moderieren
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet ordentlich halten
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Besucherfragen beantworten
3 Personen
56
Fotopunkt betreuen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
58
Abschlussführung beenden
2 Personen
59
Besucherregistrierung abschließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Demonstrationsmaterial aufräumen
3 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Location reinigen
3 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Teller und Materialien verstauen
2 Personen
74
Ausgabenbelege sammeln
75
Dankesnachricht versenden
76
Besucherdaten verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
StehtischeAnz. 6
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BänkeAnz. 6
Empfangstresen
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Wasserqualität-SetAnz. 2
WasserprobensetsAnz. 30
DemonstrationsmodelleAnz. 4
Fotokamera
SicherheitsabsperrungenAnz. 12
WarnschilderAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitshelmeAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeethermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
AusgussbecherAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 10

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 10
ProgrammflyerAnz. 300
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 10
QuizformulareAnz. 150
Preise für QuizAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Führungen in festen Zeitfenstern und bestätige sie spätestens 7 Tage vorher. So kannst du Gruppenstärken, Sprecher und die verfügbare Technik rechtzeitig abstimmen.
Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsauflagen, bevor Einladungen verschickt werden. Lege außerdem eine Route fest, die Besucher von laufenden Arbeitsbereichen und technischen Gefahrenstellen fernhält.
Teile Freiwillige nicht nur dem Empfang zu: Für jede gleichzeitig laufende Führung brauchst du mindestens eine eingewiesene Ansprechperson. Ergänze Zuständigkeiten für Einlass, Besucherfragen, Technik und Erste Hilfe.
Teste Mikrofon, Lautsprecher, Beamer und Laptop spätestens am Vortag am tatsächlichen Einsatzort. Verlängerungskabel werden oft vergessen oder reichen nicht bis zur geplanten Präsentationsfläche.
Plane Getränke und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl und nicht nur nach den Anmeldungen. Stelle Wasserkannen, wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeemaschinen und Kaffeethermoskannen so bereit, dass der Empfang nicht durch Nachfüllen blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür beim Wasserversorger planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungsprüfung. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin erfolgen.
Wie viele Führungen sollte man pro Tag der offenen Tür anbieten?: Plane die Anzahl nach Gruppengröße, Weglänge und verfügbarer Betreuung. Bei 20 bis 30 Personen pro Gruppe sind feste Zeitfenster von 30 bis 45 Minuten meist übersichtlicher als ein dauerhaft offener Rundgang.
Wann müssen Besucher ihre Ernährungswünsche angeben?: Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 7 Tagen vor dem Termin. Danach kannst du das Catering verbindlich bestellen und Sonderwünsche getrennt ausweisen.
Was muss man am Vortag eines Tags der offenen Tür kontrollieren?: Kontrolliere am Vortag die Route, gesicherten Arbeitsbereiche, Infotafeln, Technik, Materiallieferung und die vorbereiteten Badges. Bestätige außerdem alle Führungen und teile den Freiwilligen ihre Einsatzzeiten schriftlich mit.

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