Organiser une journée portes ouvertes de compagnie des eaux

Une journée portes ouvertes de compagnie des eaux se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité des visites guidées, puis vérifiez les autorisations et les flux sur le site. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être traités avant de commander le catering. Enfin, préparez les démonstrations, le briefing des intervenants et la sécurité des zones de travail plusieurs jours avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Planifier les visites guidées
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Faire les réservations
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la journée portes ouvertes en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux visiteurs
11
Confirmer les visites guidées
12
Commander le catering
13
Préparer la visite technique
2 personnes
14
Créer le planning des démonstrations
2 personnes
15
Préparer le briefing des intervenants
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
18
Définir l’itinéraire et les flux du public
2 personnes
19
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
20
Imprimer le matériel promotionnel
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier la livraison des fournitures
2 personnes
23
Préparer les vêtements et les badges
24
Inspecter le site et les installations
2 personnes
25
Sécuriser les zones de travail
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
32
Préparer l'épreuve d'eau
2 personnes
33
Installer les activités pour enfants
2 personnes
34
Préparer le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
39
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
40
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Présenter le programme
2 personnes
44
Accompagner les visites guidées
4 personnes
45
Démontrer la purification de l’eau
2 personnes
46
Expliquer la qualité de l'eau
2 personnes
47
Expliquer le réseau des conduites
2 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
49
Animer les manches du quiz
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir le buffet en ordre
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
56
Encadrer le photobooth
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Finaliser la dernière visite guidée
2 personnes
59
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Réfrigérer les restes
2 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Ranger le matériel de démonstration
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger les panneaux et le matériel
2 personnes
74
Rassembler les notes de frais
75
Envoyer un message de remerciement
76
Traiter les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Bancsqté 6
Accueil
Poubellesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleurqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Kit de qualité de l'eauqté 2
Kits d’échantillons d’eauqté 30
Modèles de démonstrationqté 4
Appareil photo
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 20
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Gobelets de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Flyers du programmeqté 300
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 10
Feuilles de quizqté 150
Prix pour le quizqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord les créneaux de visite et le nombre maximal de personnes par groupe. Gardez une marge pour les retards afin que l’accueil ne bloque pas le départ des visites suivantes.
Vérifiez les autorisations et l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Une zone de travail encore active, un passage étroit ou une installation inaccessible doit être exclu du parcours au moins une semaine à l’avance.
Envoyez les informations pratiques après l’inscription et confirmez chaque visite guidée. Indiquez l’heure d’arrivée, la durée prévue, les règles de sécurité et les vêtements adaptés, plutôt que de laisser les visiteurs deviner.
Préparez les démonstrations avec un déroulé minuté et un briefing séparé pour les intervenants et les bénévoles. Testez les kits de qualité et les échantillons d’eau avant le jour J, notamment si une démonstration dépend d’un vidéoprojecteur ou d’un microphone.
Contrôlez la livraison, les panneaux, les badges, les vêtements et le matériel d’accueil la veille. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises, poubelles, verres réutilisables, tasses et carafes d’eau : ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les invitations et les créneaux de visite prennent généralement plus de temps que l’installation matérielle.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines à l’avance, puis relancez les personnes inscrites 7 jours avant l’événement. La confirmation finale doit rappeler le créneau de visite et l’heure d’arrivée.
Combien de visiteurs prévoir par visite guidée ?: Définissez le nombre maximal selon la capacité réelle des installations, des passages et des zones sécurisées. Prévoyez les groupes par créneaux de 30 à 60 minutes et laissez 10 à 15 minutes entre deux départs pour absorber les retards.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Inspectez le site, sécurisez les zones de travail et testez les démonstrations, le son et les branchements la veille. Contrôlez également les livraisons, les panneaux, les badges, l’accueil, les boissons et les consignes remises aux bénévoles.

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