Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del abastecimiento de agua
Una jornada de puertas abiertas en una empresa de abastecimiento de agua necesita más que un recorrido por las instalaciones. Primero fija la fecha, el programa y el aforo; después organiza las inscripciones, los permisos y los grupos de visita. La ruta, las demostraciones y las normas de seguridad deben estar cerradas antes de invitar al público. En los últimos días, los fallos suelen aparecer en la señalización, las acreditaciones, los equipos audiovisuales y la coordinación de voluntarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Hacer reservas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar información a los visitantes
- 11
Confirmar las visitas guiadas
- 12
Pedir el catering
- 13
Preparar la visita técnica
2 personas
- 14
Hacer el programa de demostraciones
2 personas
- 15
Preparar briefing de ponentes
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
- 18
Determinar la ruta y los flujos de público
2 personas
- 19
Comprobar los paneles informativos
2 personas
- 20
Imprimir material promocional
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Comprobar la entrega de materiales
2 personas
- 23
Preparar la ropa y las acreditaciones
- 24
Inspeccionar el lugar y las instalaciones
2 personas
- 25
Asegurar las áreas de trabajo
2 personas
- 26
Montar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 29
Colocar la señalización
2 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Montar las mesas de demostración
3 personas
- 32
Preparar la prueba de agua
2 personas
- 33
Preparar las actividades para niños
2 personas
- 34
Preparar el catering
3 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Colocar los equipos de seguridad
2 personas
- 39
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
- 40
Hacer briefing al equipo
8 personas
Evento
- 41
Atender la mesa de registro
2 personas
- 42
Recibir a los visitantes
3 personas
- 43
Presentar el programa
2 personas
- 44
Guiar visitas
4 personas
- 45
Demostrar la purificación del agua
2 personas
- 46
Explicar la calidad del agua
2 personas
- 47
Explicar la red de tuberías
2 personas
- 48
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 49
Coordinar las rondas del quiz
2 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Servir aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Mantener el buffet ordenado
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Responder a las preguntas de los visitantes
3 personas
- 56
Coordinar el punto de fotos
- 57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 58
Terminar la última visita guiada
2 personas
- 59
Cerrar el registro de visitantes
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger el catering
3 personas
- 61
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Recoger el material de demostración
3 personas
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 66
Desmontar las carpas
4 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
3 personas
- 69
Limpiar los baños
2 personas
- 70
Apagar el equipo
2 personas
- 71
Contar y comprobar los materiales
2 personas
- 72
Devolver el material alquilado
2 personas
- 73
Guardar los platos y materiales
2 personas
- 74
Recopilar los recibos de gastos
- 75
Enviar mensaje de agradecimiento
- 76
Procesar los datos de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas altascant. 6
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Bancoscant. 6
- Mostrador de recepción
- Papeleracant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófono
- Altavozcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Kit de calidad del aguacant. 2
- Kits de muestras de aguacant. 30
- Modelos de demostracióncant. 4
- Cámara de fotos
- Vallas de seguridadcant. 12
- Señales de advertenciacant. 8
- Cinta de balizamientocant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Cascos de seguridadcant. 20
- Chalecos reflectantescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termos de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Jarras de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 10
Decoración
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
- Folletos del programacant. 300
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 10
- Hojas del quizcant. 150
- Premios para el quizcant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Fija turnos de visita de 30 a 45 minutos y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces en la ruta técnica. Confirma cada visita por escrito antes de la jornada.
- Comprueba los permisos y las zonas de trabajo con varias semanas de antelación. Una ruta alternativa debe estar preparada por si alguna instalación no puede visitarse ese día.
- Cierra el aforo antes de pedir el catering y registra las preferencias dietéticas junto con la inscripción. Para una pausa de una hora, calcula aproximadamente dos bebidas por visitante, además de agua y café.
- Haz una prueba completa de las demostraciones al menos un día antes: kit de calidad del agua, muestras, modelos, portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz. Lleva cables alargadores y regletas revisados, no improvisados.
- Asigna voluntarios a recepción, control de grupos y orientación, y entrégales un briefing de una página. Prepara ropa, acreditaciones e instrucciones de seguridad antes de abrir la recepción, no durante la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, permisos, programa, reservas e invitaciones. Deja la última semana para confirmar visitantes, revisar la ruta, comprobar materiales y cerrar los turnos de voluntarios.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada a una planta de agua?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el número de paradas y demostraciones. Añade 15 minutos entre grupos para que el guía pueda terminar, reorganizar el flujo y aplicar las normas de seguridad.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como referencia, asigna 1 persona en recepción, 1 por cada grupo en movimiento y 1 responsable de coordinación por cada 4 o 5 voluntarios. Refuerza la recepción durante los primeros 30 minutos, cuando se concentran las llegadas.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el aforo y las dietas registradas. Confirma la entrega 48 horas antes y reserva espacio para máquinas de café, termos, jarras de agua, vasos, tazas y papeleras.
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