Zo organiseer je een open dag zonder last-minute stress

Een open dag organiseren begint niet met tafels klaarzetten, maar met een programma dat bezoekers begrijpen en medewerkers kunnen uitvoeren. Publiceer eerst datum, tijden en onderdelen, verwerk aanmeldingen en plan rondleidingen op basis van de verwachte drukte. Daarna verdeel je vrijwilligers, regel je leveringen en maak je bewegwijzering. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: routes markeren, ontvangstbalie inrichten, stands en techniek testen en pas daarna de deuren openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Rondleidingen inschrijven
2 personen
6
Programma en bewegwijzering maken
2 personen
7
Leveringen en boodschappen plannen
8
Vrijwilligers indelen
9
Rondleiders instrueren
3 personen
10
Voorraad controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Programma printen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
17
Infostands opbouwen
4 personen
18
Decoratie ophangen
3 personen
19
Techniek aansluiten
2 personen
20
Rondleidingsroutes markeren
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
24
Briefing ontvangstteam houden
5 personen

Event

25
Deuren openen
3 personen
26
Bezoekers registreren
3 personen
27
Bezoekers informeren
3 personen
28
Rondleidingen begeleiden
4 personen
29
Demonstraties begeleiden
4 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Afval en tafels controleren
2 personen
34
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
35
Bezoekersregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

36
Apparatuur uitschakelen
2 personen
37
Meubilair afbreken
4 personen
38
Decoratie verwijderen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Prikbordenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Informatiefoldersaantal 250
Programmakaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en houd per groep ruimte tussen twee rondes. Zo voorkom je dat een rondleider met een nieuwe groep vertrekt terwijl de vorige nog door een smalle route loopt.
Vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag uit en koppel die aantallen aan je hapjes en drankjes. Een losse inventarisatie op de ochtend zelf leidt snel tot ontbrekende opties.
Maak bewegwijzering niet alleen voor bezoekers, maar ook voor vrijwilligers: gebruik pijlborden vanaf de ingang en markeer rondleidingsroutes vóórdat tafels, stoelen en infostands op hun plek staan.
Test microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de briefing. Reserveer minimaal 30 minuten voor techniek en controleer of ontvangstbalie en rondleidingsstart elkaar niet in de weg staan.
Zet koffie, thee en gekoelde dranken pas klaar nadat de veiligheidscontrole is afgerond. Plan voor het openen van de deuren een korte briefing waarin ontvangstteam en rondleiders weten wie vragen, aanmeldingen en late bezoekers opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Plan vrijwilligers, rondleiders, catering en techniek uiterlijk 2 weken van tevoren; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en voorraadcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken naast de rondleiders op minimaal 1 persoon bij de ontvangstbalie, 1 coördinator en 1 medewerker voor catering of praktische hulp per gelijktijdige bezoekersstroom. Bij meerdere rondleidingen tegelijk heb je per groep een eigen rondleider nodig.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een open dag?: Voor een programma van ongeveer 3 uur kun je per bezoeker rekenen op 2 tot 3 drankmomenten en 1 tot 2 kleine hapjes. Tel 10 procent extra voor onverwachte bezoekers en controleer dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf.
Wanneer zet je de locatie klaar voor een open dag?: Begin op de dag zelf ongeveer 2 tot 3 uur vóór opening met tafels, stoelen, ontvangstbalie en bewegwijzering. Houd daarna minimaal 30 minuten vrij voor techniek, koffie en thee, veiligheidscontrole en de briefing van het ontvangstteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.