Organiser une journée portes ouvertes, étape par étape

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord comme un parcours visiteur : annonce, inscriptions, accueil, visites et temps d’échange. Commence par fixer le programme et le nombre de personnes attendues, puis réserve les créneaux de visite et répartis les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, imprimer les supports et confirmer les besoins alimentaires. Le jour J, prévois au moins deux heures pour installer les espaces, tester la technique et briefer l’équipe avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Inscrire aux visites guidées
2 personnes
6
Créer le programme et la signalétique
2 personnes
7
Planifier les livraisons et les courses
8
Répartir les bénévoles
9
Briefer les guides
3 personnes
10
Vérifier les stocks
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
16
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
17
Monter les stands d'information
4 personnes
18
Installer la décoration
3 personnes
19
Brancher la technique
2 personnes
20
Baliser les circuits de visite
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
24
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes

Événement

25
Ouvrir les portes
3 personnes
26
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
27
Informer les visiteurs
3 personnes
28
Accompagner les visites guidées
4 personnes
29
Encadrer les démonstrations
4 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
34
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
35
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

36
Éteindre l’équipement
2 personnes
37
Démonter le mobilier
4 personnes
38
Retirer la décoration
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
4 personnes
42
Ranger le stock restant
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 2
Accueil
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Panneaux d’affichageqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 10
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Brochures d’informationqté 250
Cartes du programmeqté 180
Braceletsqté 180
Courses

Conseils

Publie la date et le programme au moins trois semaines à l’avance, puis fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Tu connaîtras ainsi les effectifs, les créneaux de visite et les besoins alimentaires avant de faire les courses.
Organise les visites guidées par créneaux de 30 à 45 minutes, avec une marge de 10 minutes entre deux groupes. Sans cette marge, un retard au départ se répercute rapidement sur l’accueil et les groupes suivants.
Prépare la signalétique depuis l’entrée jusqu’à la sortie : panneau d’accueil, indications de circulation et balisage des circuits. Vérifie chaque flèche en parcourant le trajet comme un visiteur, surtout aux changements de direction et près des stands.
Prévois au moins un bénévole à l’accueil, un guide par groupe et une personne disponible pour les imprévus. Fais un briefing de 15 minutes avant l’ouverture avec les horaires, les consignes de sécurité, les inscriptions et la personne à appeler en cas de problème.
Installe les tables, chaises, stands et boissons avant de préparer le café et les en-cas. Mets les boissons au frais suffisamment tôt et teste les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Commence la préparation au moins 3 semaines avant la date prévue. Garde les 5 à 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, les livraisons et les achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoie-les environ 3 semaines à l’avance, avec le programme et les modalités d’inscription. Relance les personnes inscrites 3 à 5 jours avant afin de limiter les absences et de confirmer les créneaux de visite.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum 1 personne à l’accueil, 1 guide par groupe en visite et 1 personne de renfort pour les imprévus. Ajoute un bénévole si plusieurs groupes circulent en même temps ou si l’espace comporte plusieurs entrées.
À quelle heure faut-il arriver le jour d’une journée portes ouvertes ?: Arrive au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Ce délai permet d’ouvrir le lieu, installer les tables et les stands, baliser les circuits, préparer les boissons, tester la technique et faire le briefing de l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.