Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control
Una jornada de puertas abiertas funciona cuando el visitante sabe adónde ir desde que llega y el equipo conoce su papel antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha, publicar el programa y controlar las inscripciones; después organiza las visitas guiadas, las compras y los turnos de voluntariado. El día anterior se comprueban inventario, equipos y preferencias dietéticas. El mismo día, monta primero la recepción y las rutas, realiza el control de seguridad y reserva tiempo para el briefing del equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el programa
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Inscribir visitas guiadas
2 personas
- 6
Crear el programa y la señalización
2 personas
- 7
Planificar entregas y compras
- 8
Asignar voluntarios
- 9
Instruir a los guías
3 personas
- 10
Comprobar el inventario
2 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 16
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 17
Montar los puntos de información
4 personas
- 18
Colgar la decoración
3 personas
- 19
Conectar la técnica
2 personas
- 20
Señalizar las rutas de la visita
2 personas
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 24
Hacer briefing al equipo de recepción
5 personas
Evento
- 25
Abrir las puertas
3 personas
- 26
Registrar a los visitantes
3 personas
- 27
Informar a los visitantes
3 personas
- 28
Guiar visitas
4 personas
- 29
Coordinar demostraciones
4 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Comprobar la basura y las mesas
2 personas
- 34
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 35
Cerrar el registro de visitantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Apagar el equipo
2 personas
- 37
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 38
Retirar la decoración
3 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Recoger la basura
3 personas
- 41
Limpiar el lugar
4 personas
- 42
Guardar el stock restante
2 personas
- 43
Devolver el material prestado
2 personas
- 44
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Carpas de fiestacant. 2
- Mostrador de recepción
- Taburetescant. 12
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Tableros de corchocant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Racimos de globoscant. 10
- Mantelescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Papeleracant. 8
Catering
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
- Folletos informativoscant. 250
- Tarjetas del programacant. 180
- Pulserascant. 180
- Compras
Consejos
- Publica el programa con al menos 2 semanas de antelación e indica la duración de cada visita guiada. Si hay plazas limitadas, usa una inscripción separada para cada horario y evita grupos demasiado grandes.
- Cierra las inscripciones 2 o 3 días antes del evento para poder recoger las preferencias dietéticas y calcular aperitivos, platos, cubiertos, vasos y bebidas. Guarda una lista de inscritos en recepción y otra para los guías.
- Asigna voluntarios por puestos y franjas horarias, no solo por tarea. Reserva como mínimo 15 minutos antes de abrir para explicar al equipo de recepción cómo registrar llegadas, responder preguntas y derivar a cada ruta.
- Monta la señalización antes de colocar la decoración: cartel de bienvenida, carteles direccionales, postes separadores y tableros de información. Haz un recorrido completo como visitante y comprueba que se entiende el camino sin preguntar.
- Prepara la parte técnica y el servicio con margen: conecta micrófonos, altavoces, cables y regletas antes de recibir al público; enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos al menos 30 minutos antes de la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Publica la fecha y el programa con al menos 2 semanas de margen, y cierra las inscripciones 2 o 3 días antes para ajustar compras, visitas y personal.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula un voluntario para recepción, uno por cada visita guiada y una persona de apoyo para información y cambios. Añade al menos 1 persona de reserva si esperas varios grupos o una asistencia superior a 50 visitantes.
- ¿Cuándo se prepara la comida y la bebida?
- Haz la compra 1 o 2 días antes y revisa el inventario ese mismo día. Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos unos 30 minutos antes de abrir, dejando material de reposición cerca del punto de servicio.
- ¿Qué se revisa justo antes de abrir las puertas?
- Entre 30 y 45 minutos antes, comprueba las rutas señalizadas, la recepción, los aseos, la técnica, la iluminación y las salidas. Después realiza el briefing final y un control de seguridad antes de recibir al primer visitante.
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