Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Tag der offenen Tür entscheidet der Ablauf darüber, ob Besucher sich sicher orientieren und gern bleiben. Beginne mit Datum und Programm, kläre danach Anmeldungen, Führungen, Helfer und Lieferungen. In den letzten Tagen zählen vor allem Beschilderung, Technik, Getränke und ein klares Briefing für das Empfangsteam. Plane den Aufbau so, dass Empfang, Infostände und Führungsrouten vor dem Öffnen vollständig geprüft sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Führungen anmelden
2 Personen
- 6
Programm und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 7
Lieferungen und Einkäufe planen
- 8
Freiwillige einteilen
- 9
Führer anweisen
3 Personen
- 10
Bestand prüfen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 16
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 17
Infostände aufbauen
4 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 19
Technik anschließen
2 Personen
- 20
Führungsrouten markieren
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 24
Briefing für das Empfangsteam durchführen
5 Personen
Event
- 25
Türen öffnen
3 Personen
- 26
Besucher registrieren
3 Personen
- 27
Besucher informieren
3 Personen
- 28
Führungen begleiten
4 Personen
- 29
Vorführungen betreuen
4 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Abfall und Tische kontrollieren
2 Personen
- 34
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 35
Besucherregistrierung abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Geräte ausschalten
2 Personen
- 37
Möbel abbauen
4 Personen
- 38
Dekoration entfernen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln
3 Personen
- 41
Location reinigen
4 Personen
- 42
Restbestand einlagern
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Kaution und Schlüssel abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- PartyzelteAnz. 2
- Empfangstresen
- HockerAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PinnwändeAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbündelAnz. 10
- TischdeckenAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- NamensaufkleberAnz. 150
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- InformationsbroschürenAnz. 250
- ProgrammkartenAnz. 180
- ArmbänderAnz. 180
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum und Programm frühzeitig und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Snacks und Getränke nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
- Plane Führungen in festen Zeitfenstern und begrenze die Gruppengröße passend zur Route. Markiere die Wege vor dem Öffnen und weise die Führer mindestens 30 Minuten vor Einlass ein.
- Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeitfenstern ein: Empfang, Infostände, Führungen und Nachschub brauchen jeweils eine feste Ansprechperson. Rechne zusätzlich mit einer kurzen Übergabe bei Schichtwechseln.
- Lege Aufbau und Warenanlieferung auf den Vortag oder den frühen Veranstaltungstag. Klappische, Klappstühle, Empfangstresen, Pinnwände und Wegweiser sollten stehen, bevor Technik und Verpflegung eingerichtet werden.
- Plane den letzten Kontrollgang etwa 60 Minuten vor dem Öffnen ein. Prüfe dabei Fluchtwege, Kabel, Lautsprecher, Beleuchtung, abgesperrte Bereiche sowie kalte Getränke, Kaffee, Tee und Snacks.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Führungen, Helfer, Lieferungen und Anmeldungen feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person am Empfang, eine für die Infostände und je eine Führungskraft pro gleichzeitig laufender Gruppe ein. Für kleinere Veranstaltungen sind meist 4 bis 6 Helfer plus Reserve praktikabel.
- Wann soll man Kaffee und Getränke vorbereiten?
- Stelle Getränke etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass kalt und bereite Kaffee sowie Tee kurz vor der Öffnung vor. Thermoskannen und zusätzliche Becher sollten bereits am Empfang oder am Verpflegungsbereich bereitstehen.
- Was muss man vor dem Öffnen kontrollieren?
- Führe 60 Minuten vorher einen Rundgang durch: Beschilderung, Führungsrouten, Technik, Stromkabel, Fluchtwege, Empfang und Verpflegung. Öffne die Türen erst, wenn das Empfangsteam gebrieft und jeder Bereich besetzt ist.
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