Zo organiseer je een open dag in een zorginstelling

Begin met een helder programma en leg vast welke ruimtes bezoekers mogen zien. Plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en personeelsindeling, zodat je weet hoeveel rondleiders, gastvrouwen, gastheren en catering nodig zijn. Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften vóór je de definitieve planning maakt. In de laatste week controleer je de route, techniek, informatiepanelen en ontvangst; op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering en een rustig aanspreekpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en rondleiding bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma online publiceren
11
Rondleiders indelen
2 personen
12
Gastvrouwen en gastheren indelen
2 personen
13
Infostands indelen
2 personen
14
Vrijwilligers instrueren
2 personen
15
Rondleidingen voorbereiden
3 personen
16
Informatiepanelen controleren
2 personen
17
Folders en formulieren printen
2 personen
18
Naamstickers voorbereiden
19
Routebordjes maken
2 personen
20
Aanmeldlijst afdrukken
21
Cateringbestelling controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
26
Koelkasten controleren
27
Locatie openen
2 personen
28
Sleutels en toegang controleren
2 personen
29
Veiligheidsroutes vrijmaken
3 personen
30
Zalen schoon en leeg maken
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
33
Infostands opbouwen
4 personen
34
Folders en materialen klaarleggen
3 personen
35
Routebordjes ophangen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Buffet klaarzetten
3 personen
38
Hapjes portioneren
3 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Techniek en presentaties testen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

43
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers registreren
2 personen
45
Naamstickers uitdelen
46
Bezoekers naar programma verwijzen
2 personen
47
Infostands bemannen
6 personen
48
Rondleidingen begeleiden
4 personen
49
Presentaties begeleiden
2 personen
50
Activiteiten begeleiden
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet en tafels afruimen
2 personen
55
Avondprogramma begeleiden
3 personen
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
57
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
59
Servies en materialen verzamelen
4 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Zalen opruimen
4 personen
63
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Decoratie en routebordjes verwijderen
2 personen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
68
Overgebleven eten controleren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Printmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Laminator
Verlenghaspelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelbloemstukkenaantal 12
Informatiebannersaantal 6
Naambordjesaantal 20
Fotolijstenaantal 10
Kleefstripsaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Koffiefiltersaantal 200
Suikersticksaantal 200
Roerstaafjesaantal 200
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukenhandschoenenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Dieetstickersaantal 100

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handsprayflessenaantal 6
Rubberhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Nachtlampenaantal 4

Papierwerk

Foldersaantal 300
Programmaflyersaantal 150
Aanmeldformulierenaantal 150
Evaluatiekaartenaantal 150
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
A4-papieraantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Pijlbordjesaantal 30
Presentatiemapjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Desinfectiezuilenaantal 4

Activiteiten

Puzzelsaantal 6
Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodensetsaantal 12
Geheugenspellenaantal 4
Zachte ballenaantal 6
Activiteitenmaterialenaantal 4

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep ruimte voor in- en uitloop. Wijs elke rondleider vooraf één route toe en leg vast waar groepen elkaar niet kruisen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en maximale groepsgrootte bekend zijn. Vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en eventuele parkeerbehoefte, zodat je niet in de laatste week hoeft na te bellen.
Controleer de publieksroute minstens één week vooraf: entree, ontvangstbalie, toiletten, infostands en rondleidingsruimtes moeten logisch op elkaar aansluiten. Maak routebordjes en informatiepanelen groot genoeg om ook vanaf enkele meters afstand te lezen.
Maak een aparte ontvangstset met aanmeldlijst, naamstickers, folders en formulieren. Print de aanmeldlijst uiterlijk de dag ervoor en bewaar een digitale kopie voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Zet catering en techniek niet pas tijdens de opening klaar. Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, projectoren, microfoons en portofoons vooraf, markeer dieetmaaltijden apart en zet dranken tijdig koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag in een zorginstelling?: Leg datum, programma en ruimtes bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken voor de open dag en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf voor de definitieve personeels- en cateringplanning.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een open dag in een zorginstelling?: Plan per gelijktijdige rondleiding minimaal 1 rondleider en bij de entree minstens 2 gastvrouwen of gastheren. Tel daarnaast per infostand een aanspreekpunt en reserveer 1 of 2 vrijwilligers voor onverwachte uitval.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften?: Vraag dit direct uit op het aanmeldformulier en controleer de gegevens ongeveer 7 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen en bijzonderheden daarna door aan de catering en het ontvangstteam.
Wat moet je de dag voor een open dag in een zorginstelling controleren?: Controleer de aanmeldlijst, naamstickers, folders, routebordjes en informatiepanelen. Test bovendien alle presentatie- en communicatieapparatuur, zet dranken koud en markeer dieetmaaltijden voordat het team arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.