Open dag organiseren: checklist en planning

Een open dag staat of valt met een duidelijke route voor bezoekers en een strak programma per lokaal. Leg eerst datum, ruimtes en activiteiten vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen, rondleidingen, catering en techniek. In de laatste week controleer je presentaties, materialen, voorraad en bewegwijzering. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat vrijwilligers en bezoekers op de dag zelf weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en lokalen indelen
2 personen
Open dag aanmelden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Website en social media bijwerken
2 personen
Aanmeldformulier controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen reserveren
Catering bestellen
Drankvoorraad bestellen
Techniek reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Activiteiten testen
3 personen
Lokaalpresentaties controleren
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Koelkasten controleren
Ruimtes vooraf schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
5 personen
Briefing rondleiders geven
8 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
8 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Informatiegesprekken voeren
6 personen
Activiteiten begeleiden
6 personen
Presentaties verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Materialen afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Terrein nalopen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Kleedkamerekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koeltasjesaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Wachtwoordvrije routersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 20
Posthoudersaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalbakken buitenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 8
Rubberen handschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Papierwerk

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Aanmeldformulierenaantal 300
Naambadgesaantal 250
A4-papieraantal 2000
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 48
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 12
Schrijfblokkenaantal 30

Activiteiten

Experimentmaterialenaantal 8
Knutselsetsaantal 12
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurboekenaantal 24
Bouwsetsaantal 8
Spelmaterialenaantal 10
Sportballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Stopwatchesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Touwafzettingenaantal 8

Garderobe

Kleerhangersaantal 200
Garderoberekkenaantal 4
Nummertjes garderobeaantal 250

Presentatie

Presentatiebordenaantal 16
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Magneetsetsaantal 12
Folderrekkenaantal 12

Tips

Plan de indeling uiterlijk twee weken vooraf: wijs lokalen toe aan presentaties en activiteiten en maak één plattegrond voor bezoekers en vrijwilligers.
Sluit de aanmeldingen niet zonder dieetwensen te controleren. Geef catering uiterlijk enkele werkdagen vóór de open dag het definitieve aantal deelnemers en speciale wensen door.
Test presentaties en activiteiten minimaal één dag vooraf in het juiste lokaal. Controleer daarbij laptops, beamers, projectieschermen, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Maak de ontvangstbalie compleet met naambadges, programma’s en een overzicht van gereserveerde rondleidingen. Zet bewegwijzering en afzetpalen vóór de opening op alle kruispunten en bij lokalen waar bezoekers kunnen verdwalen.
Tel servies, koffievoorzieningen, tafels en stoelen voordat je boodschappen doet. Controleer koelkasten en koelboxen de dag ervoor en zet materialen per lokaal klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en aanmelding. Plan de indeling, vrijwilligers en techniek uiterlijk 2 weken vooraf en doe de laatste materiaal- en presentatietest de dag ervoor.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per gelijktijdig gebruikt lokaal en daarnaast 2 mensen voor ontvangst en rondleidingen. Bij 6 lokalen en een aparte ontvangstbalie heb je dus minstens 8 mensen per tijdsblok nodig.
Wanneer moet ik catering voor een open dag bestellen?: Bestel catering en drankvoorraad zodra het programma en de eerste aanmeldingen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de open dag.
Wanneer test ik de techniek voor een open dag?: Test alle presentaties en apparatuur minimaal 1 dag vooraf in de lokalen waar ze worden gebruikt. Leg per ruimte een laptop, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos klaar en controleer microfoons en luidsprekers vóór de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.