Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de cuidado

Una jornada de puertas abiertas en un centro de cuidado funciona mejor cuando el recorrido, la información y la recepción están coordinados desde el principio. Empieza fijando la fecha, el programa y los espacios que se podrán visitar; después abre las inscripciones y recoge las necesidades dietéticas y de accesibilidad. En los días previos tendrás que asignar guías, anfitriones y puestos de información, preparar la señalización y confirmar el catering. El día anterior, comprueba equipos, folletos, bebidas y el punto de café y té.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir los espacios y la visita guiada
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar necesidades de accesibilidad
9
Enviar la información de aparcamiento
10
Publicar el programa en línea
11
Asignar guías
2 personas
12
Asignar a las anfitrionas y anfitriones
2 personas
13
Distribuir los puestos de información
2 personas
14
Instruir a los voluntarios
2 personas
15
Preparar las visitas guiadas
3 personas
16
Comprobar paneles informativos
2 personas
17
Imprimir folletos y formularios
2 personas
18
Preparar etiquetas con nombres
19
Hacer carteles de ruta
2 personas
20
Imprimir la lista de inscritos
21
Revisar el pedido de catering
22
Hacer la compra
2 personas
23
Marcar por separado las comidas de dieta
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar el punto de café y té
2 personas
26
Revisar refrigeradores
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar llaves y acceso
2 personas
29
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
30
Limpiar y vaciar las salas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Montar los puntos de información
4 personas
34
Preparar folletos y materiales
3 personas
35
Colocar los carteles de ruta
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Preparar el buffet
3 personas
38
Porcionar aperitivos
3 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Atender la recepción
2 personas
44
Registrar a los visitantes
2 personas
45
Repartir etiquetas con nombre
46
Indicar a los visitantes el programa
2 personas
47
Atender los puestos de información
6 personas
48
Guiar visitas
4 personas
49
Coordinar presentaciones
2 personas
50
Coordinar actividades
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
55
Coordinar el programa de la noche
3 personas
56
Despedir a los visitantes
2 personas
57
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

58
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
59
Reunir la vajilla y los materiales
4 personas
60
Clasificar y retirar residuos
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger las salas
4 personas
63
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
64
Limpiar el lugar
3 personas
65
Retirar la decoración y los carteles de ruta
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas
67
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
68
Comprobar la comida sobrante
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Archivar el material impreso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 110
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de recepción
Mantelescant. 12
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Laminadora
Enrollacablescant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 6
Centros de mesa floralescant. 12
Banners informativoscant. 6
Pancartas con nombrescant. 20
Marcos de fotoscant. 10
Tiras adhesivascant. 4

Catering

Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Filtros de cafécant. 200
Palitos de azúcarcant. 200
Varillas para mezclarcant. 200
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Guantes de cocinacant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Etiquetas de dietacant. 100

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Botellas de spray de manoscant. 6
Guantes de gomacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Lámparas nocturnascant. 4

Papeleo

Folletoscant. 300
Folletos del programacant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Papel A4cant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Cinta adhesivacant. 8
Sets de tijerascant. 4
Carteles de flechascant. 30
Carpetas de presentacióncant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Señales de advertenciacant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Puntos de desinfeccióncant. 4

Actividades

Puzlescant. 6
Libros para colorearcant. 150
Juegos de lápices de colorescant. 12
Juegos de memoriacant. 4
Pelotas blandascant. 6
Materiales para actividadescant. 4

Consejos

Define el recorrido antes de enviar las invitaciones. Indica qué espacios se visitan, cuánto dura cada visita guiada y dónde empieza y termina para evitar grupos bloqueados en los pasillos.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para gestionar los datos. Pide por separado preferencias dietéticas, necesidades de accesibilidad y, si hace falta, información de aparcamiento.
Asigna las funciones por escrito y reúne a los voluntarios antes del evento. Cada guía debe conocer su ruta, cada anfitrión su puesto y alguien debe tener la lista actualizada de inscritos en recepción.
Prepara la señalización y la información al menos un día antes. Coloca los carteles de ruta, revisa los paneles, imprime folletos, formularios y etiquetas con nombres, y publica el programa en línea.
No dejes el catering para la última hora. Revisa el pedido, separa y marca las comidas especiales, enfría las bebidas y monta el punto de café y té con tazas, vasos, jarras y equipos comprobados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, preparar el programa, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar asistentes, necesidades de accesibilidad, voluntarios y catering.
¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?: Incluye nombre, datos de contacto, número de asistentes y la visita o franja horaria elegida. Añade campos específicos para restricciones dietéticas, necesidades de accesibilidad y preguntas sobre aparcamiento.
¿Cuántos guías y anfitriones hacen falta?: Asigna como mínimo 1 guía por cada grupo de visita y 1 anfitrión para recepción e información. Si hay varias entradas, rutas simultáneas o más de 20 visitantes por grupo, añade una persona de apoyo por zona.
¿Cuándo hay que preparar el café, las bebidas y la comida?: Comprueba el pedido y compra lo que falte 2 o 3 días antes. Enfría las bebidas y monta el punto de café y té el mismo día, dejando las comidas dietéticas separadas y claramente marcadas desde su recepción.

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