Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung organisieren
Ein Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung braucht einen klaren Ablauf, damit Besucher Orientierung finden und Gespräche nicht mit dem laufenden Betrieb kollidieren. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Führungszeiten fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen sowie die Erfassung von Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsbedarf. In der letzten Woche werden Helfer eingewiesen, Schilder und Technik geprüft und Catering, Kaffee- und Teepunkt vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Führung festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Barrierefreiheitsbedarf erfassen
- 9
Parkinformationen versenden
- 10
Programm online veröffentlichen
- 11
Führer einteilen
2 Personen
- 12
Gastgeberinnen und Gastgeber einteilen
2 Personen
- 13
Infostände aufteilen
2 Personen
- 14
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 15
Führungen vorbereiten
3 Personen
- 16
Informationsschilder prüfen
2 Personen
- 17
Flyer und Formulare drucken
2 Personen
- 18
Namensaufkleber vorbereiten
- 19
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 20
Anmeldeliste ausdrucken
- 21
Cateringbestellung prüfen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
- 26
Kühlschränke kontrollieren
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
2 Personen
- 29
Sicherheitswege freimachen
3 Personen
- 30
Räume sauber und leer machen
4 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 33
Infostände aufbauen
4 Personen
- 34
Flyer und Materialien bereitlegen
3 Personen
- 35
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 38
Snacks portionieren
3 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 42
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
- 43
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Namensaufkleber verteilen
- 46
Besucher an das Programm verweisen
2 Personen
- 47
Infostände besetzen
6 Personen
- 48
Führungen begleiten
4 Personen
- 49
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 50
Aktivitäten begleiten
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet und Tische abräumen
2 Personen
- 55
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 56
Besucher verabschieden
2 Personen
- 57
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 59
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Säle aufräumen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Dekoration und Wegschilder entfernen
2 Personen
- 66
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 67
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Druckmaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- BarhockerAnz. 8
- Empfangstresen
- TischdeckenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaptopsAnz. 3
- BildschirmeAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- Laminiergerät
- VerlängerungskabelAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonständerAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 6
- TischblumenarrangementsAnz. 12
- InformationsbannerAnz. 6
- NamensschilderAnz. 20
- BilderrahmenAnz. 10
- KlebestreifenAnz. 4
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlkistenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeefilterAnz. 200
- ZuckersticksAnz. 200
- RührstäbchenAnz. 200
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- KüchenhandschuheAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- DiätetikettenAnz. 100
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandsprühflaschenAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 10
- NachtlampenAnz. 4
Papierkram
- FlyerAnz. 300
- ProgrammflyerAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 150
- BewertungskartenAnz. 150
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 150
- A4-PapierAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- MarkerAnz. 24
- KlebebandAnz. 8
- Scheren-SetsAnz. 4
- WegweiserAnz. 30
- PräsentationsmappenAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- WarnschilderAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- DesinfektionssäulenAnz. 4
Aktivitäten
- PuzzlesAnz. 6
- MalvorlagenAnz. 150
- BuntstiftsetsAnz. 12
- GedächtnisspieleAnz. 4
- SoftbälleAnz. 6
- AktivitätsmaterialienAnz. 4
Tipps
- Plane feste Führungszeiten und teile pro Führung eine verantwortliche Person ein. Zwischen zwei Rundgängen sollten mindestens 15 Minuten liegen, damit Gruppen nicht aneinandergeraten und Fragen beantwortet werden können.
- Öffne das Anmeldeformular spätestens drei Wochen vor dem Termin. Frage dabei nicht nur die Personenzahl ab, sondern auch Rollstuhlbedarf, notwendige Begleitung und Ernährungswünsche.
- Verschicke Parkinformationen spätestens eine Woche vorher und veröffentliche das Programm online. Besucher, die mit Rollstuhl, Rollator oder Kinderwagen kommen, sollten den barrierefreien Zugang und geeignete Räume vorab kennen.
- Prüfe sieben Tage vorher, ob Empfang, Infostände, Führungen und Gastgeber besetzt sind. Weise Freiwillige zusätzlich in Besucherbegrüßung, Wegweisung und den Umgang mit Rückfragen zum Pflegeangebot ein.
- Bereite am Vortag Namensaufkleber, Anmeldeliste, Wegweiser und Informationsschilder vor. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Diätmahlzeiten kennzeichnest du separat, damit beim Ausgeben keine Verwechslung entsteht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung planen?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Führungen. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wie organisiert man Führungen durch eine Pflegeeinrichtung?
- Lege feste Startzeiten und eine maximale Gruppengröße fest, damit Bewohner und Arbeitsabläufe nicht gestört werden. Plane pro Rundgang eine verantwortliche Führungskraft sowie etwa 15 Minuten Abstand zwischen den Gruppen ein.
- Wann müssen Anmeldungen und Barrierefreiheitsbedarf erfasst werden?
- Öffne die Anmeldung spätestens drei Wochen vor dem Tag der offenen Tür. Prüfe die Angaben eine Woche vorher und kläre offene Fragen zu Rollstuhlplätzen, Begleitpersonen und Ernährungswünschen.
- Was muss am Tag vor dem Tag der offenen Tür vorbereitet werden?
- Drucke die Anmeldeliste, Flyer und Formulare aus und bringe Wegweiser sowie Informationsschilder an. Stelle außerdem Namensaufkleber bereit, prüfe die Technik und bereite Kaffee-, Tee- und Getränkestation vor.
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