Organiser une journée portes ouvertes dans un établissement de soins

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours visiteur : date, programme, espaces, inscriptions et accueil doivent s’enchaîner sans zones d’attente. Prévoyez ensuite les guides, les hôtesses et hôtes, les stands d’information et les supports imprimés. Les besoins alimentaires et d’accessibilité se recueillent dès l’inscription, pas la veille. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au café, aux visites guidées et aux dernières vérifications sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces et la visite guidée
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recenser les besoins d'accessibilité
9
Envoyer les infos de parking
10
Publier le programme en ligne
11
Répartir les guides
2 personnes
12
Répartir les hôtesses et hôtes
2 personnes
13
Répartir les stands d’information
2 personnes
14
Briefer les bénévoles
2 personnes
15
Préparer les visites guidées
3 personnes
16
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
17
Imprimer les brochures et les formulaires
2 personnes
18
Préparer les étiquettes nominatives
19
Créer des panneaux de direction
2 personnes
20
Imprimer la liste des inscriptions
21
Vérifier la commande traiteur
22
Faire les courses
2 personnes
23
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
26
Vérifier les réfrigérateurs
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes
29
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
30
Nettoyer et vider les salles
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
33
Monter les stands d'information
4 personnes
34
Préparer les brochures et le matériel
3 personnes
35
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Mettre le buffet en place
3 personnes
38
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Tester la technique et les présentations
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

43
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer les étiquettes nominatives
46
Orienter les visiteurs vers le programme
2 personnes
47
Tenir les stands d'information
6 personnes
48
Accompagner les visites guidées
4 personnes
49
Animer les présentations
2 personnes
50
Encadrer les activités
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Débarrasser le buffet et les tables
2 personnes
55
Encadrer le programme du soir
3 personnes
56
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Ranger les restes au frais
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle et le matériel
4 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les salles
4 personnes
63
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Retirer la décoration et les panneaux de parcours
2 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Vérifier les restes
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Archiver le matériel imprimé

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Accueil
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Plastifieuse
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions florales de tableqté 12
Bannières d’informationqté 6
Badges nominatifsqté 20
Cadres photoqté 10
Bandes adhésivesqté 4

Catering

Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Filtres à caféqté 200
Bâtonnets de sucreqté 200
Bâtonnets mélangeursqté 200
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Étiquettes d’allergènesqté 100

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de nuitqté 4

Paperasse

Brochuresqté 300
Flyers du programmeqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Papier A4qté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Panneaux de directionqté 30
Dossiers de présentationqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6
Passe-câblesqté 8
Bornes de désinfectionqté 4

Activités

Puzzlesqté 6
Coloriagesqté 150
Sets de crayons de couleurqté 12
Jeux de mémoireqté 4
Balles souplesqté 6
Matériel d'activitésqté 4

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de rédiger les invitations, puis publiez rapidement le programme en ligne. Prévoyez des créneaux de visite guidée assez espacés pour absorber les retards et éviter qu’un groupe bloque l’accueil.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et demandez deux informations souvent oubliées : les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité. Imprimez la liste des inscrits le jour même, avec une version de secours hors ligne.
Dessinez le parcours avant de répartir les équipes : accueil, stands, espaces visités et sortie doivent être clairement reliés. Installez les panneaux de direction avant l’arrivée du public et faites tester le trajet par une personne qui ne connaît pas les lieux.
Briefez les guides, les hôtesses et hôtes et les bénévoles avec des consignes communes : horaires, points de rendez-vous, réponses aux questions sensibles et personne à appeler en cas de problème. Prévoyez des talkies-walkies si les espaces sont éloignés.
Traitez séparément les repas spéciaux et vérifiez la commande traiteur avant le jour J. Mettez les boissons au frais, préparez l’espace café et thé, puis contrôlez les tasses, verres, carafes, rallonges et multiprises au moins la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins d’accessibilité, répartir les équipes et faire imprimer les supports.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement et ouvrez le formulaire d’inscription en même temps. Prévoyez une relance 10 à 14 jours avant afin d’obtenir les réponses manquantes, notamment sur les repas et l’accessibilité.
Comment organiser les visites guidées dans un établissement de soins ?: Définissez le parcours et la durée de chaque visite au moins 3 semaines avant. Répartissez ensuite les guides par créneau, préparez les points d’arrêt et limitez la taille des groupes selon la capacité réelle des espaces.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôlez les panneaux, les brochures, les étiquettes nominatives, la liste des inscrits et le matériel audiovisuel la veille. Vérifiez aussi la commande traiteur, séparez les repas spéciaux et mettez les boissons au frais avant l’arrivée des visiteurs.

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