Zo organiseer je een Nacht van de school

Begin niet met hapjes of muziek, maar met het programma en de ruimtes. Leg eerst vast welke lokalen en aula je gebruikt, welke activiteiten waar plaatsvinden en hoeveel leerlingen per onderdeel terechtkunnen. Regel daarna toestemming, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen, allergieën en oudercontacten op tijd hebt. In de laatste week controleer je materialen, techniek, toezicht en veiligheid. Op de avond zelf draait alles om een duidelijke indeling en een korte overdracht per lokaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Lokalen en aula reserveren
2 personen
3
Activiteiten per lokaal bepalen
4 personen
4
Toestemming voor leerlingen regelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Oudercontacten controleren
2 personen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Allergieënlijst afdrukken
12
Activiteitenmaterialen controleren
3 personen
13
Spelregels uitschrijven
2 personen
14
Quizvragen voorbereiden
2 personen
15
Muziek afspeellijst maken
2 personen
16
Muziekrechten controleren
17
Toezichtindeling maken
2 personen
18
EHBO-contacten verzamelen
19
Nooduitgangen controleren
2 personen
20
Brandblussers controleren
21
Toiletten controleren
2 personen
22
Sleutels en toegang regelen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Activiteitenstations inrichten
5 personen
33
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
34
Quizruimte inrichten
2 personen
35
Filmruimte inrichten
2 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Microfoon testen
2 personen
40
Presentatieruimte klaarzetten
2 personen
41
Ingang bewegwijzeren
2 personen
42
Afvalbakken plaatsen
2 personen
43
Toiletten bevoorraden
2 personen
44
Registratieteam instrueren
2 personen
45
Toezichtteam instrueren
3 personen

Event

46
Bezoekers verwelkomen
4 personen
47
Aanwezigheid registreren
3 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Programma toelichten
50
Spelronde begeleiden
6 personen
51
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
52
Sportactiviteit begeleiden
4 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Quiz presenteren
2 personen
58
Filmvertoning begeleiden
2 personen
59
Warme maaltijd serveren
5 personen
60
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
61
Eetruimtes schoonhouden
2 personen
62
Avondactiviteiten begeleiden
6 personen
63
Muziek verzorgen
2 personen
64
Toezicht houden bij ingang
2 personen
65
Toezicht houden in lokalen
6 personen
66
Eerste hulp verlenen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Activiteitenmaterialen verzamelen
4 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Buffet afbreken
3 personen
74
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
75
Versiering verwijderen
3 personen
76
Lokalen vegen
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Keuken schoonmaken
3 personen
79
Vloeren dweilen
3 personen
80
Afvalcontainers buitenzetten
2 personen
81
Geleende spullen controleren
2 personen
82
Materialen opbergen
3 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Kapstokkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Kommetjesaantal 180
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Opladerset

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 10
Badmintonsetsaantal 4
Tafeltennissetaantal 2
Ballonnenpompaantal 2

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 15
Kaartspellenaantal 10
Quizzoemersaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Scharenaantal 10
Dobbelstenenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 20
Papieren tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 200
Kleurrijk papieraantal 10
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Vlaggetjesaantal 10

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12
Nachtlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Organisatie

Clipboardsaantal 8
Pennenbakkenaantal 8
Printpapieraantal 2
Plakboekhoezenaantal 200
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak per lokaal een eenvoudig tijdschema met activiteit, maximumaantal leerlingen, benodigde materialen en verantwoordelijke toezichthouder. Zo voorkom je dat een quiz, muziekactiviteit en vrije inloop tegelijk dezelfde ruimte of apparatuur nodig hebben.
Verstuur uitnodigingen ruim vóór de activiteit en geef een vaste uiterste aanmelddatum. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen, allergieën en oudercontacten; een losse inventarisatie vlak voor de avond levert meestal ontbrekende gegevens op.
Test laptop, projector, HDMI-kabels, speakers en microfoon samen in de aula voordat leerlingen binnenkomen. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en opladers klaar, want een ontbrekende kabel of lege accu merk je vaak pas bij de eerste activiteit.
Maak de toezichtindeling niet alleen per lokaal, maar ook voor ontvangst, gangen, toiletten en pauzemomenten. Geef iedere toezichthouder een deelnemerslijst, allergieënlijst en de locatie van EHBO, nooduitgangen en sleutels.
Plan de opbouw met een vast moment voor tafels, stoelen, buffetten, kapstokken en techniek. Zet dranken pas koud nadat je de koelkastruimte hebt gecontroleerd en bereid hapjes zo dat allergenen duidelijk gescheiden blijven; dat wordt vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Nacht van de school organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, lokalen en toestemming. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de avond de aanmeldingen, dieetwensen en oudercontacten kunt verwerken.
Hoe maak je een programma voor een Nacht van de school?: Verdeel de avond in blokken van ongeveer 45 tot 60 minuten en koppel elke activiteit aan één lokaal en één toezichthouder. Houd per blok 10 tot 15 minuten over voor wisselen, uitleg en onverwachte vertraging.
Hoeveel toezicht heb je nodig bij een Nacht van de school?: Plan minimaal één vaste toezichthouder per actief lokaal en daarnaast iemand voor ontvangst en algemene rondes. Voeg extra toezicht toe bij drukke gangen, toiletten en activiteiten met veel beweging; maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers bekend is.
Wanneer regel je eten en drinken voor een Nacht van de school?: Bepaal de hoeveelheden direct na de sluiting van de aanmeldingen, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Zet dranken op de dag zelf koud en bereid of verdeel hapjes zo kort mogelijk voor de start, met de allergieënlijst zichtbaar bij het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.