Nacht van de school organiseren: complete checklist
Een Nacht van de school vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten en hapjes klaarzetten. Je regelt vooraf de lokalen, toestemming van leerlingen, oudercontacten, toezicht en een duidelijk programma per ruimte. Ook de deelnemerslijst, allergieën, muziek, techniek en nooduitgangen moeten op de avond zelf direct beschikbaar zijn. Gebruik de checklist om eerst de organisatie vast te leggen en pas daarna boodschappen, materialen en opbouw af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
3 personen
Lokalen en aula reserveren
2 personen
Activiteiten per lokaal bepalen
4 personen
Toestemming voor leerlingen regelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Oudercontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Allergieënlijst afdrukken
Activiteitenmaterialen controleren
3 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
2 personen
Muziekrechten controleren
Toezichtindeling maken
2 personen
EHBO-contacten verzamelen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Brandblussers controleren
Toiletten controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
Quizruimte inrichten
2 personen
Filmruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatieruimte klaarzetten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Toezichtteam instrueren
3 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Spelronde begeleiden
6 personen
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
Sportactiviteit begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Quiz presenteren
2 personen
Filmvertoning begeleiden
2 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Eetruimtes schoonhouden
2 personen
Avondactiviteiten begeleiden
6 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Toezicht houden bij ingang
2 personen
Toezicht houden in lokalen
6 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Activiteitenmaterialen verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Buffet afbreken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Lokalen vegen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Vloeren dweilen
3 personen
Afvalcontainers buitenzetten
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 180
- Buffettafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Kapstokkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Bordenaantal 220
- Kommetjesaantal 180
- Vorkenaantal 220
- Messenaantal 220
- Lepelsaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbestekaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 3
- Opladerset
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Serveerschalen met dekselaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Basketballenaantal 3
- Springtouwenaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 10
- Badmintonsetsaantal 4
- Tafeltennissetaantal 2
- Ballonnenpompaantal 2
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 15
- Kaartspellenaantal 10
- Quizzoemersaantal 6
- Pennenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 30
- Kleurpotlodenaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Scharenaantal 10
- Dobbelstenenaantal 20
Decoratie
- Ballonnenaantal 200
- Slingersaantal 20
- Papieren tafelkledenaantal 16
- Naamkaartjesaantal 200
- Kleurrijk papieraantal 10
- Plakbandaantal 8
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Schilderstapeaantal 8
- Vlaggetjesaantal 10
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 8
- LED-lampenaantal 12
- Nachtlampenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzetlintaantal 2
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stofzuigeraantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
Organisatie
- Clipboardsaantal 8
- Pennenbakkenaantal 8
- Printpapieraantal 2
- Plakboekhoezenaantal 200
- Opbergkrattenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma per lokaal vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per activiteit de starttijd, maximale groepsgrootte, benodigde materialen en wie toezicht houdt.
- Verzamel toestemming, oudercontacten, dieetwensen en allergieën vóór je de deelnemerslijst afdrukt. Print daarnaast een aparte allergieënlijst, zodat begeleiders niet in losse formulieren hoeven te zoeken.
- Test de techniek uiterlijk op de middag van het evenement. Controleer laptop, projector, HDMI-kabels, draagbare speakers, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels op de plek waar ze gebruikt worden.
- Plan toezicht niet alleen tijdens de activiteiten, maar ook bij de ingang, toiletten, garderobe en verplaatsingen tussen lokalen. Leg de indeling met namen en tijden op één centrale plek klaar.
- Zet dranken pas op het juiste moment koud en bereid hapjes met rekening voor dieetwensen. Richt de inschrijftafel, buffettafels en garderobe vóór de ontvangst in, zodat de eerste begeleiders niet tegelijk moeten uitpakken en leerlingen opvangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Nacht van de school organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, programma, lokalen en toestemming. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de uiterste aanmelddatum vaststaan; verwerk de definitieve deelnemersgegevens daarna in lijsten voor toezicht en catering.
- Wat moet je klaarleggen voor de Nacht van de school?
- Leg naast activiteitenmaterialen ook de deelnemerslijst, allergieënlijst, spelregels en EHBO-contacten klaar. Voor de inrichting zijn onder meer een inschrijftafel, stoelen, tafels, bekers, serveerbestek, techniek en voldoende verlengkabels nodig.
- Hoeveel toezicht heb je nodig bij een Nacht van de school?
- Maak een rooster waarin iedere ruimte tijdens het hele programma minimaal één aangewezen toezichthouder heeft. Voeg aparte bezetting toe voor ingang, toiletten en verplaatsingen; controleer het rooster uiterlijk een week vooraf en geef elke begeleider zijn tijden en locatie.
- Wanneer moet je de boodschappen voor een Nacht van de school doen?
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde dranken en verse hapjes op de dag zelf. Zet dranken enkele uren voor aanvang koud en controleer vóór de ontvangst of servies, snijplanken en serveerschalen compleet zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!