Dorpsfeest organiseren: een praktische checklist

Een dorpsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat tafels neerzetten. Je regelt eerst datum, locatie, vergunning en optredens, daarna pas uitnodigingen, aanmeldingen en boodschappen. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar verse producten, techniek, koeling en de indeling van vrijwilligers. Deze checklist bevat 78 taken en 71 spullen, zodat je van de eerste reservering tot de terreininspectie weet wat wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Vergunning controleren
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afvalpunten markeren
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranktafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Welkomstbord plaatsen
Lichtkettingen ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelronde begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor schoonmaken
2 personen
Licht en stroom controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Bederfelijke resten koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
Spelmaterialen opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Dranktafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Lichtkettingenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Spelkaartenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2
Afzetlintaantal 2
Kabelmattenaantal 6

Organisatie

Klapbordenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Contantgeldkist
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem daarbij ook stroom, geluid, eindtijd en de opstelling van partytenten, tafels en buffettafels mee.
Verwerk aanmeldingen niet alleen voor het aantal bezoekers, maar verzamel tegelijk dieetwensen en vrijwilligersbeschikbaarheid. Maak uiterlijk een week vooraf een definitieve bezoekerslijst en taakindeling.
Test speakers, mengpaneel, microfoons en microfoonstandaards minstens één dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare batterijen; een ontbrekende kabel leg je op de feestdag niet snel meer op voorraad.
Plan verse boodschappen apart van houdbare boodschappen. Was groenten en fruit, bereid hapjes en zet broodjes en beleg pas zo laat mogelijk klaar, zodat je niet uren vooraf met kwetsbaar eten werkt.
Loop het terrein op de ochtend zelf volledig na: markeer afvalpunten, controleer stroompunten en zet koelboxen, koffiezetapparaten en waterkokers op hun vaste plek. Reserveer daarna nog 30 minuten voor kleine reparaties of ontbrekende materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en reserveringen. Verstuur uitnodigingen zodra programma en praktische tijden vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het feest.
Wanneer moet ik de vergunning voor een dorpsfeest controleren?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor aanvullende afspraken over geluid, tenten, stroom of veiligheid.
Wanneer doe ik boodschappen voor een dorpsfeest?: Houdbare producten kun je 2 tot 3 dagen vooraf halen. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder en plan gekoelde dranken en hapjes zo dat ze tot het begin goed gekoeld blijven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpsfeest?: Maak de indeling op basis van vaste blokken van 2 tot 3 uur en plan per blok minimaal één persoon voor ontvangst, eten en drinken, terrein en techniek. Voeg minstens 2 mensen toe als reserve voor pauzes en onverwachte taken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.