Eine Nacht der Schule Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Nacht der Schule entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Abend. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Elternkontakte und die Aufteilung der Aufsicht. Plane außerdem früh für Genehmigungen, Notausgänge, Erste Hilfe und Technik – diese Punkte werden oft erst kurz vor Beginn geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Räume und Aula reservieren
2 Personen
3
Aktivitäten pro Raum festlegen
4 Personen
4
Genehmigung für Schüler einholen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Elternkontakte prüfen
2 Personen
10
Teilnehmerliste ausdrucken
11
Allergieliste ausdrucken
12
Aktivitätsmaterialien prüfen
3 Personen
13
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
14
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
15
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
16
Musikrechte prüfen
17
Überwachungsaufteilung erstellen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Kontakte sammeln
19
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
20
Feuerlöscher prüfen
21
Toiletten kontrollieren
2 Personen
22
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffet vorbereiten
3 Personen
30
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
31
Namensschilder bereitlegen
32
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
33
Spielmaterialien bereitlegen
3 Personen
34
Quizraum einrichten
2 Personen
35
Filmraum einrichten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Musik testen
2 Personen
39
Mikrofon testen
2 Personen
40
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
41
Eingang ausschildern
2 Personen
42
Mülleimer aufstellen
2 Personen
43
Toiletten auffüllen
2 Personen
44
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
45
Aufsichtsteam einweisen
3 Personen

Event

46
Besucher begrüßen
4 Personen
47
Anwesenheit erfassen
3 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Programm vorstellen
50
Spielrunde betreuen
6 Personen
51
Kreative Aktivität begleiten
4 Personen
52
Sportaktivität begleiten
4 Personen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Buffet auffüllen
2 Personen
57
Quiz moderieren
2 Personen
58
Filmvorführung begleiten
2 Personen
59
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
60
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
61
Speiseräume sauber halten
2 Personen
62
Abendaktivitäten begleiten
6 Personen
63
Musik organisieren
2 Personen
64
Einlass beaufsichtigen
2 Personen
65
In den Räumen beaufsichtigen
6 Personen
66
Erste Hilfe leisten
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Aktivitätenmaterialien sammeln
4 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Abfall sammeln
4 Personen
73
Buffet abbauen
3 Personen
74
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Räume fegen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Küche reinigen
3 Personen
79
Böden wischen
3 Personen
80
Müllcontainer nach draußen stellen
2 Personen
81
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
82
Materialien verstauen
3 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
SchälchenAnz. 180
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
Ladegerät-Set

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 3
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 10
BadmintonsätzeAnz. 4
TischtennissetAnz. 2
BallonpumpeAnz. 2

Spielmaterial

BrettspieleAnz. 15
KartenspieleAnz. 10
Quiz-BuzzerAnz. 6
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 30
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
ScherenAnz. 10
WürfelAnz. 20

Dekoration

BallonsAnz. 200
GirlandenAnz. 20
PapiertischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 200
Buntes PapierAnz. 10
KlebebandAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
WimpelAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
NachtlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
MülleimerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4

Organisation

KlemmbretterAnz. 8
StiftehalterAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
SammelalbumhüllenAnz. 200
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst fest, welche Aktivitäten in Aula und weiteren Räumen stattfinden, und plane pro Raum eine verantwortliche Aufsicht. So vermeidest du, dass gleichzeitig Musik, Quiz und Spiele ohne Betreuung laufen.
Verschicke die Einladungen erst, wenn Programm, Anmeldeschluss und Elternkontakte geklärt sind. Setze den Anmeldeschluss mindestens 7 Tage vor der Schulnacht, damit Teilnehmer- und Allergieliste rechtzeitig ausgedruckt werden können.
Prüfe Aktivitätsmaterialien, Spielregeln, Quizfragen und Playlist spätestens 3 Tage vorher. Teste Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam, statt jedes Gerät erst vor Ort anzuschließen.
Kontrolliere Notausgänge, Feuerlöscher, Toiletten und Schlüssel am selben Tag noch einmal. Sammle die Erste-Hilfe-Kontakte schriftlich und teile die Aufsicht so ein, dass immer eine zuständige Person pro Raum erreichbar ist.
Plane Essen und Getränke zeitlich getrennt von der Raumvorbereitung: Getränke können vorab kalt gestellt werden, Snacks werden kurz vor dem Einlass vorbereitet. Stelle am Buffet Anmeldetisch, Becher, Teller, Schälchen und Servierbesteck bereit, damit sich keine Schlange am Eingang bildet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Nacht der Schule organisieren?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Genehmigungen, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin laufen; die Sicherheits- und Technikprüfung folgt in der letzten Woche.
Wie plant man die Aufsicht bei einer Schulnacht?: Ordne jedem Raum mindestens eine verantwortliche Aufsicht zu und erstelle zusätzlich eine Vertretung. Der Plan sollte spätestens 3 Tage vorher feststehen und Namen, Zeiten sowie den Erste-Hilfe-Kontakt enthalten.
Wann muss man die Teilnehmer- und Allergieliste erstellen?: Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Schulnacht und prüfe danach Ernährungswünsche sowie Elternkontakte. Drucke beide Listen spätestens am Veranstaltungstag aus und lege sie am Anmeldetisch bereit.
Was muss man bei der Technik für eine Schulnacht testen?: Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofon und Ladegeräte mindestens 3 Tage vorher gemeinsam. Lege zusätzlich Verlängerungskabel bereit und prüfe am Veranstaltungstag, ob Stromanschlüsse und Mikrofonständer am richtigen Ort stehen.

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