Cómo organizar una Noche de la Escuela sin imprevistos

Empieza por fijar la fecha, el programa y los espacios: necesitarás aulas y salón de actos, además de un horario claro por grupos. Después gestiona los permisos, las invitaciones y las inscripciones para saber cuántos alumnos asistirán y qué alergias o preferencias dietéticas tienen. En la última semana, confirma responsables, equipos, accesos y seguridad. El día del evento, prepara primero la recepción, el buffet y las actividades; deja la música y el quiz probados antes de que lleguen los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Reservar aulas y el salón de actos
2 personas
3
Definir actividades por aula
4 personas
4
Gestionar el permiso para los alumnos
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
9
Comprobar los contactos de los padres
2 personas
10
Imprimir la lista de participantes
11
Imprimir la lista de alergias
12
Comprobar el material de actividades
3 personas
13
Redactar las reglas del juego
2 personas
14
Preparar preguntas del quiz
2 personas
15
Crear lista de reproducción
2 personas
16
Comprobar los derechos de música
17
Hacer el turno de supervisión
2 personas
18
Reunir contactos de primeros auxilios
19
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
20
Comprobar los extintores
21
Comprobar los baños
2 personas
22
Gestionar llaves y acceso
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Separar comidas especiales
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Preparar el buffet
3 personas
30
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
31
Preparar tarjetas con nombres
32
Montar estaciones de actividades
5 personas
33
Preparar el material de juego
3 personas
34
Montar la sala del quiz
2 personas
35
Montar la sala de proyecciones
2 personas
36
Colgar la decoración
4 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Probar la música
2 personas
39
Probar el micrófono
2 personas
40
Preparar la sala de presentaciones
2 personas
41
Señalizar la entrada
2 personas
42
Colocar cubos de basura
2 personas
43
Abastecer los baños
2 personas
44
Instruir al equipo de registro
2 personas
45
Instruir al equipo de supervisión
3 personas

Evento

46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Registrar la asistencia
3 personas
48
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
49
Presentar el programa
50
Coordinar la ronda del juego
6 personas
51
Coordinar la actividad creativa
4 personas
52
Guiar la actividad deportiva
4 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Reponer el bufé
2 personas
57
Presentar el quiz
2 personas
58
Coordinar la proyección de la película
2 personas
59
Servir la comida caliente
5 personas
60
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
61
Mantener limpias las zonas de comedor
2 personas
62
Guiar las actividades de la noche
6 personas
63
Proporcionar la música
2 personas
64
Vigilar la entrada
2 personas
65
Vigilar en las aulas
6 personas
66
Prestar primeros auxilios
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Coordinar la despedida y la salida
4 personas

Seguimiento

69
Apagar el equipo
2 personas
70
Reunir los materiales de actividades
4 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
4 personas
73
Desmontar el bufé
3 personas
74
Volver a colocar las mesas y sillas
5 personas
75
Retirar la decoración
3 personas
76
Barrer los locales
4 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Limpiar la cocina
3 personas
79
Fregar los suelos
3 personas
80
Sacar los contenedores de basura al exterior
2 personas
81
Comprobar los objetos prestados
2 personas
82
Guardar los materiales
3 personas
83
Devolver los objetos prestados
2 personas
84
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de inscripción
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Taburetescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 220
Cuencoscant. 180
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 220
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Set de cargadores

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas de servir con tapacant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 3
Cuerdas para saltarcant. 8
Conoscant. 20
Aroscant. 10
Sets de bádmintoncant. 4
Set de tenis de mesacant. 2
Bomba de globoscant. 2

Material de juego

Juegos de mesacant. 15
Juegos de cartascant. 10
Zumbadores para quizcant. 6
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 30
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Tijerascant. 10
Dadoscant. 20

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 20
Manteles de papelcant. 16
Tarjetas de nombrecant. 200
Papel de colorescant. 10
Cinta adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Cinta de pintorcant. 8
Banderinescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas nocturnascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Papelelerascant. 12
Pinzas para residuoscant. 4

Organización

Portapapelescant. 8
Portalápicescant. 8
Papel de impresióncant. 2
Fundas para álbum de recortescant. 200
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y reserva las aulas y el salón de actos con varias semanas de margen. Define qué actividad se hace en cada aula y deja el programa impreso en la mesa de inscripción.
Envía las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción de al menos 7 días antes. Así podrás imprimir la lista de participantes, comprobar los contactos de los padres y separar la información sobre alergias.
Asigna turnos de supervisión por aula y prepara una lista visible con los contactos de primeros auxilios. Comprueba también las salidas de emergencia, los extintores, los baños y quién tendrá las llaves antes de abrir el recinto.
Prueba con antelación el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los altavoces y el micrófono. Si habrá música, revisa los derechos correspondientes y lleva un set de cargadores y regletas de repuesto.
Haz la compra después de cerrar las inscripciones: enfría las bebidas con tiempo y prepara los aperitivos antes de la llegada. Calcula vasos, platos, cuencos y cubiertos para todos los inscritos, y coloca mesas de buffet y de inscripción separadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de la Escuela?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar las aulas y el salón de actos, definir las actividades y tramitar los permisos. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder preparar listas, comida y turnos.
¿Qué hay que preparar para las actividades por aulas?: Define una actividad y un responsable para cada aula, redacta las reglas y comprueba el material antes de la última semana. Prepara también un programa impreso para que los supervisores sepan cuándo empieza y termina cada bloque.
¿Cómo se organiza la comida y la bebida para este evento?: Recoge las preferencias dietéticas y las alergias durante la inscripción, y usa esa información para separar y etiquetar los aperitivos. Enfría las bebidas el mismo día y coloca vasos reutilizables, platos, cuencos y cubiertos en el buffet antes de abrir.
¿Qué equipos hay que probar antes de la Noche de la Escuela?: Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los altavoces y el micrófono como mínimo 24 horas antes. Comprueba también las regletas, los alargadores y los cargadores para evitar depender de una sola toma o cable.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.