Organiser une Nuit de l’école, étape par étape

Une Nuit de l’école se prépare d’abord comme un parcours pour les élèves, puis comme une soirée à faire fonctionner sans interruption. Commencez par fixer la date et le programme, réservez les salles et répartissez les activités avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, les contacts des parents, les allergies et la surveillance. Les derniers contrôles portent sur les accès, les issues de secours, le matériel, les boissons et les encas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver les salles et l’auditorium
2 personnes
3
Définir les activités par salle
4 personnes
4
Obtenir l'autorisation pour les élèves
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Vérifier les contacts parents
2 personnes
10
Imprimer la liste des participants
11
Imprimer la liste des allergies
12
Vérifier le matériel d’activité
3 personnes
13
Rédiger le règlement
2 personnes
14
Préparer les questions du quiz
2 personnes
15
Créer la playlist musicale
2 personnes
16
Vérifier les droits musicaux
17
Établir le planning de surveillance
2 personnes
18
Recueillir les contacts des premiers secours
19
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
20
Contrôler les extincteurs
21
Vérifier les toilettes
2 personnes
22
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Mettre le buffet en place
3 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
32
Installer les postes d’activités
5 personnes
33
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
34
Aménager la salle de quiz
2 personnes
35
Aménager l’espace de projection
2 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Tester la musique
2 personnes
39
Tester le microphone
2 personnes
40
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
41
Signaler l’entrée
2 personnes
42
Installer les poubelles
2 personnes
43
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
44
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
45
Briefer l’équipe de surveillance
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Enregistrer la présence
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Présenter le programme
50
Animer le tour de jeu
6 personnes
51
Encadrer l'activité créative
4 personnes
52
Encadrer l’activité sportive
4 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Animer le quiz
2 personnes
58
Animer la projection du film
2 personnes
59
Servir le repas chaud
5 personnes
60
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
61
Maintenir les espaces de restauration propres
2 personnes
62
Encadrer les activités du soir
6 personnes
63
Fournir la musique
2 personnes
64
Surveiller à l’entrée
2 personnes
65
Superviser dans les salles
6 personnes
66
Fournir les premiers secours
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Rassembler le matériel d’activité
4 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
4 personnes
73
Démonter le buffet
3 personnes
74
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Balayer les salles
4 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Nettoyer la cuisine
3 personnes
79
Nettoyer les sols
3 personnes
80
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
81
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
82
Ranger le matériel
3 personnes
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes
84
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Petits bolsqté 180
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Kit de chargeurs

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 10
Sets de badmintonqté 4
Set de ping-pongqté 2
Pompe à ballonsqté 2

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 15
Jeux de cartesqté 10
Buzzer de quizqté 6
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 30
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Ciseauxqté 10
Désqté 20

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 20
Nappes en papierqté 16
Badges nominatifsqté 200
Papier coloréqté 10
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Ruban de masquageqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de nuitqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Organisation

Presse-papiersqté 8
Pots à crayonsqté 8
Papier d’impressionqté 2
Protège-albumsqté 200
Caisses de rangementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les salles avant de rédiger les invitations : prévoyez une activité principale par salle et gardez l’auditorium pour les temps communs, le quiz ou les annonces.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la soirée. Imprimez ensuite la liste des participants et celle des allergies afin que l’équipe d’accueil et la restauration disposent des mêmes informations.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les enceintes et le microphone 2 à 3 jours avant. Faites aussi un essai des rallonges et multiprises dans chaque salle.
Établissez le planning de surveillance par créneaux de 30 à 60 minutes et donnez à chaque adulte les contacts des premiers secours, les sorties de secours et les règles à appliquer.
Organisez l’accès et les clés la veille, puis mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil. Préparez les encas avec la liste des allergies à portée de main, pas seulement dans le dossier d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Nuit de l’école ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations de salles, les autorisations, les invitations et les inscriptions prennent souvent plus de temps que la préparation des activités.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Nuit de l’école ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec la date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les contacts des parents et les besoins alimentaires.
Quand préparer la liste des allergies et des participants ?: Arrêtez les inscriptions 7 jours avant l’événement, puis vérifiez les données dans les 48 heures suivantes. Imprimez une liste à l’accueil et une copie pour l’équipe qui prépare les encas.
Que faut-il vérifier le jour de la Nuit de l’école ?: Contrôlez les sorties de secours, les extincteurs, les toilettes, les accès et le matériel avant l’arrivée des élèves, idéalement 2 heures à l’avance. Gardez ensuite les contacts des premiers secours et le planning de surveillance accessibles pendant toute la soirée.

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