Zo organiseer je een marathon van route tot finish

Een marathon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours en de vergunningen. Leg eerst de route, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen vast. Daarna regel je tijdregistratie, medische ondersteuning, toiletten en verkeersregelaars voordat je de inschrijving opent. Met een planning voor deelnemers, vrijwilligers, routebordjes en startpakketten voorkom je de meeste problemen. Plan bovendien een aparte controle voor water, bekers, medailles, portofoons en stroomvoorziening op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevergunning aanvragen
2
Parcours definitief vastleggen
3 personen
3
Verkeersplan indienen
2 personen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Tijdregistratie reserveren
6
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
7
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
8
Toiletten reserveren
9
Afvalinzameling regelen
10
Website met informatie publiceren
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijvingen openen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
3 personen
14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
15
Startnummers ontwerpen
2 personen
16
Startnummers afdrukken
3 personen
17
Deelnemers bevestigen
2 personen
18
Vrijwilligers werven
3 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
21
Routebordjes voorbereiden
3 personen
22
Startpakketten samenstellen
6 personen
23
Prijzen en medailles controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
4 personen
25
Koelmaterialen vullen
3 personen
26
Startpakketten klaarzetten
5 personen
27
Locatie markeren
3 personen
28
Materiaal naar route brengen
5 personen
29
Startboog opbouwen
4 personen
30
Finishboog opbouwen
4 personen
31
Startvakken afzetten
5 personen
32
Inschrijfbalies opstellen
4 personen
33
Tijdregistratie installeren
3 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
8 personen
35
Bevoorradingsposten opbouwen
12 personen
36
EHBO-posten inrichten
4 personen
37
Toiletten plaatsen
4 personen
38
Afvalpunten plaatsen
5 personen
39
Dranken koelen
5 personen

Event

40
Startpakketten uitdelen
8 personen
41
Deelnemers registreren
6 personen
42
Laatste parcourscontrole uitvoeren
6 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Startvakken begeleiden
8 personen
45
Startschot begeleiden
5 personen
46
Verkeersafzettingen bewaken
20 personen
47
Dranken uitdelen
12 personen
48
Fruit uitdelen
8 personen
49
Energieproducten uitdelen
8 personen
50
Dranken bijvullen
8 personen
51
Afvalpunten legen
6 personen
52
Parcours vrijhouden
6 personen
53
Tussenstanden controleren
3 personen
54
Deelnemers opvangen
8 personen
55
Medailles uitreiken
5 personen
56
Finishdranken serveren
6 personen
57
Herstelvoeding serveren
8 personen
58
Bagage-uitgifte uitvoeren
6 personen
59
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
60
Finishzone schoonhouden
5 personen
61
Laatste lopers begeleiden
4 personen
62
Uitslag publiceren
2 personen

Nazorg

63
Routeafzettingen verwijderen
12 personen
64
Bewegwijzering ophalen
8 personen
65
Bevoorradingsposten afbreken
10 personen
66
Start- en finishboog afbreken
6 personen
67
Tafels en hekken afbreken
8 personen
68
Materiaal inventariseren
3 personen
69
Afval verzamelen
8 personen
70
Locatie schoonmaken
8 personen
71
Servies en koelboxen reinigen
4 personen
72
Gehuurd materiaal retourneren
4 personen
73
Verkeersmaterialen retourneren
3 personen
74
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
75
Deelnemersinformatie versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 8
Dranghekkenaantal 120
Afzethekkenaantal 80

Apparatuur

Startboog
Finishboog
Tijdregistratiesysteem
Portofoonsaantal 20
Megafonenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 80
Kilometeraanduidingenaantal 43
Pijlbordjesaantal 60
Startnummersaantal 1200
Startnummerbandenaantal 1200
Finishermedaillesaantal 1200
Startlintenaantal 6
Bagagelabelsaantal 1200
Bagagekrattenaantal 40
Koelboxenaantal 18
Waterjerrycansaantal 30
Drinkbekersaantal 15000
Sponsenaantal 3000
Isolatiedekensaantal 300
Parcourskaartenaantal 50

Servies

Mokjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Waterkannenaantal 30
Schenkkommenaantal 20
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 45
Afvalgrijpersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours uiterlijk enkele maanden voor de marathon definitief vast en dien het verkeersplan daarna tijdig in. Controleer niet alleen de route, maar ook waar dranghekken, pijlbordjes en kilometeraanduidingen komen.
Reserveer tijdregistratie en medische ondersteuning voordat je inschrijvingen opent. Zonder tijdregistratiesysteem, portofoons en een duidelijk medisch aanspreekpunt kun je deelnemers en incidenten niet betrouwbaar volgen.
Maak per verzorgingspost een vaste bevoorradingsberekening. Zet waterjerrycans, drinkbekers, sponsen, koelboxen en afvalinzameling klaar en wijs per post minstens één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Werk de vrijwilligersindeling uit vóór je startnummers afdrukt. Geef verkeersregelaars, parcoursmedewerkers en finishvrijwilligers een briefing met hun positie, meldpunt en communicatiemiddel; plan die briefing uiterlijk in de laatste week.
Controleer de finishlogistiek de dag vóór de marathon met een checklist. Tel startnummers, startnummerbanden, bagagelabels, bagagekratten, isolatiedekens en finishermedailles en test tegelijk de startboog, finishboog en tijdregistratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een marathon organiseren?: Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met route, vergunningen, start- en finishlocatie en verkeersplan. Reserveer tijdregistratie, medische ondersteuning en verkeersregelaars zodra het parcours voorlopig vaststaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een marathon?: Dat hangt af van route, deelnemersaantal en het aantal verzorgingsposten, maar maak per verkeerspunt, verzorgingspost en bagagepunt een bezetting. Rond de indeling uiterlijk 2 tot 3 weken voor de wedstrijddag af, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer open je de inschrijving voor een marathon?: Open de inschrijving pas nadat route, datum, start- en finishlocatie, tijdregistratie en medische ondersteuning zijn bevestigd. Publiceer de deelnemersinformatie daarna minimaal 8 weken voor de marathon.
Hoeveel water heb je nodig bij een marathon?: Bereken per verzorgingspost het aantal deelnemers maal het geplande verbruik en houd extra voorraad achter de hand voor warm weer. Zet water, bekers en sponsen uiterlijk de avond ervoor klaar en plan na elke post afvalinzameling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.