Checklist voor het organiseren van een 10 kilometerloop

Een 10 kilometerloop organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, route en vergunningen, daarna inschrijving, veiligheid en materiaal. Je regelt niet alleen de start en finish, maar ook verkeersregelaars, EHBO, routepijlen, kilometerborden en tijdregistratie. Controleer de route meerdere keren en stuur deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve briefing. Deze checklist helpt je om de voorbereiding overzichtelijk te plannen en op de wedstrijddag niets essentieels te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
EHBO-bezetting regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemersbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Parcoursmarkering controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve briefing versturen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen

Event

Routeborden klaarzetten
4 personen
Verkeersmaatregelen plaatsen
6 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage-inname openen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Waterbekers vullen
3 personen
Startvak afzetten
3 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Welkomstwoord verzorgen
10 kilometerloop starten
2 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
Medaljes uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Bagage uitgifte verzorgen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen en herinneringen uitreiken
3 personen
Finishmuziek verzorgen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Parcours vrijgeven
6 personen
Verkeersmaatregelen verwijderen
6 personen
Routeborden verzamelen
4 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Medaljesaantal 350
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Kilometerbordenaantal 10
Pionnenaantal 30
Borstelsaantal 4
Drinkbekersaantal 500
Start- en finishboog
Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 20
Parcourskaartenaantal 30
Opbergkrattenaantal 12
Bagagelabelsaantal 350
Bagagebakkenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
AED
IJsblokkenaantal 8

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Klapbalieaantal 2
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectiepompjesaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en start- en finishlocatie uiterlijk 12 weken vooraf vast. Controleer daarna de route op verkeersrisico’s en vraag benodigde vergunningen aan.
Reserveer verkeersregelaars en regel EHBO ruim vóór de inschrijving sluit. Maak per kruispunt duidelijk wie waar staat en geef iedere vrijwilliger een reflecterend hesje en briefing.
Stuur deelnemers 3 tot 5 dagen voor de loop de definitieve briefing met starttijd, bereikbaarheid, bagage-inlevering en eventuele route-informatie. Zo voorkom je veel vragen op de ochtend zelf.
Sorteer startnummers vooraf op nummer of startvak en leg startnummerbanden, tijdregistratie en deelnemerslijst bij elkaar. Neem ook extra pennen, klemborden en opbergkratten mee.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en loop het parcours vóór de start na. Plaats routepijlen, kilometerborden, kegels en afzetlint volgens één gecontroleerd parcoursplan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 10 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en vergunningen. Plan de inschrijving daarna vroeg genoeg om deelnemers, vrijwilligers en materiaal tijdig te regelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 10 kilometerloop?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per risicovol kruispunt, plus mensen voor inschrijving, startnummers, finish, bagage en bevoorrading. Maak de definitieve bezetting uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de briefing 3 tot 5 dagen voor de loop.
Wanneer moet ik routepijlen en kilometerborden plaatsen?: Plaats de routepijlen, kilometerborden en verkeersmaatregelen op de wedstrijddag vóór de deelnemers arriveren, en controleer het hele parcours daarna nog één keer. Plan voor een 10 kilometerloop minimaal 1 tot 2 uur voor de start voor deze controle.
Wat moet ik de deelnemers voor een 10 kilometerloop sturen?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de starttijd, locatie, bereikbaarheid, deelnemersinformatie, bagageprocedure en praktische route-informatie. Vermeld ook waar startnummers worden opgehaald en wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.