Organiser un marathon, étape par étape

Un marathon se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de circulation, puis comme une course. Commence par obtenir l’autorisation du parcours et fixe définitivement le tracé avant de réserver le départ, l’arrivée et le chronométrage. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et prépare le matériel coureur. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les toilettes, les radios, les bagages et les postes médicaux, à régler plusieurs semaines avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander l’autorisation de parcours
2
Fixer définitivement le parcours
3 personnes
3
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver le chronométrage
6
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
7
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
8
Réserver les toilettes
9
Organiser l’enlèvement des déchets
10
Publier un site web d’information
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
3 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Concevoir les dossards
2 personnes
16
Imprimer les dossards
3 personnes
17
Confirmer les participants
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
3 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
21
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
22
Composer les kits de démarrage
6 personnes
23
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
24
Faire les courses
4 personnes
25
Remplir les éléments de refroidissement
3 personnes
26
Préparer les kits de départ
5 personnes
27
Baliser le lieu
3 personnes
28
Acheminer le matériel vers le parcours
5 personnes
29
Monter l’arche de départ
4 personnes
30
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
31
Balisage des couloirs de départ
5 personnes
32
Installer les comptoirs d'inscription
4 personnes
33
Installer le système de chronométrage
3 personnes
34
Installer la signalisation
8 personnes
35
Installer les points d’approvisionnement
12 personnes
36
Mettre en place les postes de premiers secours
4 personnes
37
Installer les toilettes
4 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
5 personnes
39
Refroidir les boissons
5 personnes

Événement

40
Distribuer les kits de départ
8 personnes
41
Enregistrer les participants
6 personnes
42
Effectuer le dernier contrôle du parcours
6 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Encadrer les zones de départ
8 personnes
45
Encadrer le coup de départ
5 personnes
46
Surveiller les barrières de circulation
20 personnes
47
Distribuer les boissons
12 personnes
48
Distribuer les fruits
8 personnes
49
Distribuer des produits énergétiques
8 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
8 personnes
51
Vider les points de collecte des déchets
6 personnes
52
Dégager le parcours
6 personnes
53
Vérifier les scores intermédiaires
3 personnes
54
Accueillir les participants
8 personnes
55
Remettre les médailles
5 personnes
56
Servir les boissons de l'arrivée
6 personnes
57
Servir un repas de récupération
8 personnes
58
Effectuer la remise des bagages
6 personnes
59
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
60
Maintenir la zone d'arrivée propre
5 personnes
61
Accompagner les derniers coureurs
4 personnes
62
Publier les résultats
2 personnes

Suivi

63
Retirer les barrières du parcours
12 personnes
64
Récupérer la signalisation
8 personnes
65
Démonter les postes de ravitaillement
10 personnes
66
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
6 personnes
67
Démonter les tables et les barrières
8 personnes
68
Inventorier le matériel
3 personnes
69
Rassembler les déchets
8 personnes
70
Nettoyer le lieu
8 personnes
71
Nettoyer la vaisselle et les glacières
4 personnes
72
Retourner le matériel loué
4 personnes
73
Retourner le matériel de circulation
3 personnes
74
Gérer les objets trouvés
2 personnes
75
Envoyer les informations aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 20
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 8
Barrières de fouleqté 120
Barrières de sécuritéqté 80

Équipement

Arche de départ
Arche d'arrivée
Système de pointage
Talkies-walkiesqté 20
Mégaphonesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 80
Indications kilométriquesqté 43
Panneaux de directionqté 60
Numéros de départqté 1200
Bracelets de dossardqté 1200
Médailles de finisherqté 1200
Rubans de départqté 6
Étiquettes de bagagesqté 1200
Caisses à bagagesqté 40
Glacièresqté 18
Bidons d'eauqté 30
Gobeletsqté 15000
Épongesqté 3000
Couvertures isolantesqté 300
Cartes du parcoursqté 50

Vaisselle

Tassesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Carafes d’eauqté 30
Saladiersqté 20
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Louchesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 45
Pinces à déchetsqté 8
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant toute communication : prévois un plan de circulation, les agents nécessaires et les points où les barrières de foule seront installées. Une modification tardive peut obliger à refaire les panneaux, les dossards et les cartes.
Réserve le chronométrage et l’assistance médicale au moins 8 à 12 semaines avant la course. Confirme ensuite les horaires, les accès pour les secours et l’alimentation électrique nécessaire au système de pointage.
Dimensionne le ravitaillement par poste plutôt que pour l’ensemble de la course. Prépare les bidons, gobelets, éponges et glacières à l’avance, puis remplis les éléments de refroidissement le jour J selon un horaire écrit.
Ne laisse pas les bénévoles sans consignes : répartis-les par zone et organise un briefing de 30 à 45 minutes avant l’ouverture des accès. Donne aux responsables des talkies-walkies et vérifie les batteries externes avant le départ.
Prépare les kits de démarrage, les dossards, les étiquettes de bagages et les médailles au moins 2 jours avant. Compte séparément les participants confirmés, les bénévoles et le stock de secours afin de repérer immédiatement un manque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon ?: Prévois au minimum 6 mois pour un marathon avec parcours urbain, et plutôt 9 à 12 mois si plusieurs autorités ou rues doivent être coordonnées. Les autorisations, la circulation, le chronométrage et l’assistance médicale sont les éléments à lancer en premier.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un marathon ?: Ouvre généralement les inscriptions 4 à 6 mois avant la course, une fois le parcours suffisamment stabilisé. Fixe une date de clôture 2 à 3 semaines avant le départ pour traiter les confirmations, les besoins alimentaires et l’impression des dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévois au moins un responsable par zone et plusieurs bénévoles à chaque ravitaillement, point de contrôle et accès sensible. Établis la répartition définitive 2 à 3 semaines avant, puis confirme les présences 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour les coureurs le jour d’un marathon ?: Prévois un dossard, un système de chronométrage, des indications kilométriques, des panneaux de direction, de l’eau et des gobelets, ainsi qu’un espace bagages. Ajoute les toilettes, les couvertures isolantes et les médailles, puis vérifie tout le matériel lors d’un inventaire la veille.

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