Cómo organizar un maratón sin dejar cabos sueltos

Organizar un maratón empieza mucho antes de abrir las inscripciones. Primero se cierra el recorrido y se tramitan los permisos; después se coordinan tráfico, asistencia médica, cronometraje y aseos. Cuando la parte operativa está confirmada, se pasa a participantes, dorsales, voluntarios y material. Este orden evita anunciar una carrera que todavía no puede celebrarse y deja tiempo para resolver cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar el permiso de ruta
2
Definir definitivamente el recorrido
3 personas
3
Presentar el plan de tráfico
2 personas
4
Reservar la salida y la meta
5
Reservar control horario
6
Coordinar el apoyo médico
2 personas
7
Contratar a los controladores de tráfico
2 personas
8
Reservar los aseos
9
Organizar la recogida de residuos
10
Publicar la web con información
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Abrir inscripciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
3 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
15
Diseñar los dorsales
2 personas
16
Imprimir los dorsales
3 personas
17
Confirmar participantes
2 personas
18
Reclutar voluntarios
3 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
21
Preparar los carteles de ruta
3 personas
22
Preparar kits de inicio
6 personas
23
Comprobar premios y medallas
2 personas
24
Hacer la compra
4 personas
25
Rellenar los materiales de refrigeración
3 personas
26
Preparar los kits de inicio
5 personas
27
Marcar la ubicación
3 personas
28
Llevar el material a la ruta
5 personas
29
Montar el arco de salida
4 personas
30
Montar el arco de meta
4 personas
31
Delimitar las zonas de salida
5 personas
32
Montar los mostradores de inscripción
4 personas
33
Instalar control horario
3 personas
34
Colocar la señalización
8 personas
35
Montar los puestos de avituallamiento
12 personas
36
Montar los puestos de primeros auxilios
4 personas
37
Instalar los baños
4 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
5 personas
39
Enfriar bebidas
5 personas

Evento

40
Repartir los kits de inicio
8 personas
41
Registrar a los participantes
6 personas
42
Realizar la última revisión del recorrido
6 personas
43
Instruir a los voluntarios
3 personas
44
Coordinar las salidas
8 personas
45
Coordinar el pistoletazo de salida
5 personas
46
Vigilar las barreras de tráfico
20 personas
47
Repartir bebidas
12 personas
48
Repartir fruta
8 personas
49
Repartir productos energéticos
8 personas
50
Rellenar las bebidas
8 personas
51
Vaciar puntos de residuos
6 personas
52
Mantener despejado el recorrido
6 personas
53
Comprobar los resultados parciales
3 personas
54
Recibir a los participantes
8 personas
55
Entregar las medallas
5 personas
56
Servir bebidas en la meta
6 personas
57
Servir la comida de recuperación
8 personas
58
Realizar la entrega de equipaje
6 personas
59
Registrar objetos perdidos
2 personas
60
Mantener limpia la zona de meta
5 personas
61
Acompañar a los últimos corredores
4 personas
62
Publicar los resultados
2 personas

Seguimiento

63
Retirar las barreras del recorrido
12 personas
64
Recoger la señalización
8 personas
65
Desmontar los puestos de abastecimiento
10 personas
66
Desmontar el arco de salida y meta
6 personas
67
Desmontar mesas y vallas
8 personas
68
Inventariar el material
3 personas
69
Recoger la basura
8 personas
70
Limpiar el lugar
8 personas
71
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
4 personas
72
Devolver el material alquilado
4 personas
73
Devolver el material de tráfico
3 personas
74
Gestionar objetos perdidos
2 personas
75
Enviar información a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 20
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Carpas de fiestacant. 8
Vallas de control de multitudescant. 120
Vallas de separacióncant. 80

Equipo

Arco de salida
Arco de meta
Sistema de registro de tiempo
Walkie-talkiescant. 20
Megáfonoscant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 10

Material deportivo

Carteles de rutacant. 80
Indicaciones de kilómetroscant. 43
Carteles de flechascant. 60
Dorsalescant. 1200
Brazaletes con número de salidacant. 1200
Medallas de finishercant. 1200
Cintas de salidacant. 6
Etiquetas de equipajecant. 1200
Cajas para equipajecant. 40
Neveras portátilescant. 18
Bidones de aguacant. 30
Vasos para bebidascant. 15000
Esponjascant. 3000
Mantas aislantescant. 300
Mapas del recorridocant. 50

Vajilla

Tazascant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Jarras de aguacant. 30
Cuencos para servircant. 20
Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de cocinacant. 8
Cucharonescant. 12

Iluminación

Lámparas de obracant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 45
Pinzas para residuoscant. 8
Sets de escobacant. 6
Fregonascant. 6
Cuboscant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recorrido y los permisos: solicita la autorización de ruta antes de publicar la fecha y presenta el plan de tráfico cuando el trazado esté definido. Los desvíos y cortes suelen requerir coordinación con varias partes.
Reserva pronto la salida, la meta, el cronometraje, la asistencia médica y los aseos. Intenta tener estos servicios confirmados al menos 8 semanas antes, porque son difíciles de sustituir cuando falta poco.
Abre las inscripciones solo después de publicar la información esencial: recorrido, horarios, recogida de dorsales, política de equipaje y preferencias dietéticas. Cierra o revisa los datos de participantes entre 7 y 10 días antes.
Asigna a cada voluntario una zona concreta y prepara una sesión informativa de 30 a 45 minutos. En los cruces y puntos de avituallamiento, entrega walkie-talkies o megáfonos y deja instrucciones impresas.
Haz una comprobación física del material 48 horas antes: dorsales, medallas, carteles de kilómetros y flechas, vallas, carpas, neveras, bidones, vasos y baterías. El día anterior también conviene rellenar los materiales de refrigeración y separar los kits de inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón?: Empieza entre 6 y 9 meses antes. Reserva durante las primeras 8 semanas el recorrido, los permisos, la salida y la meta, y deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios y material.
¿Cuándo se debe solicitar el permiso para un maratón?: Solicítalo en cuanto tengas un recorrido provisional, idealmente 6 meses antes de la carrera. El plan de tráfico debe presentarse después de cerrar definitivamente el trazado y, como mínimo, 8 semanas antes.
¿Cuándo abrir las inscripciones de un maratón?: Ábrelas cuando estén confirmados el recorrido, los horarios y la información de seguridad, normalmente entre 3 y 6 meses antes. Revisa el listado y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un maratón?: Coloca y revisa la señalización, separa dorsales y kits de inicio, comprueba el cronometraje y carga las baterías. Deja listas las neveras, los bidones, los vasos y el material de refrigeración al menos 12 horas antes.

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