Zo organiseer je een kerstvoorstelling zonder last-minute stress

Begin met de vaste basis: bevestig datum en locatie, bepaal het voorstellingsprogramma en leg vast hoeveel bezoekers en medewerkers je verwacht. Werk daarna in drie sporen: publiek en reserveringen, repetities en voorstellingstechniek, en decor en catering. Plan controles niet alleen op de dag zelf: kostuums, rekwisieten, muziekbestanden, licht en geluid moeten vooraf getest zijn. Zo blijven op de dag van de kerstvoorstelling vooral ontvangst, uitvoering en timing over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstellingsprogramma vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst bijwerken
8
Reserveringen bevestigen
9
Programma afdrukken
10
Toegangskaarten afdrukken
11
Medewerkersinstructies maken
12
Rolverdeling voor voorstelling maken
2 personen
13
Repetitieschema bevestigen
14
Decorstukken controleren
2 personen
15
Kostuums controleren
2 personen
16
Rekwisieten sorteren
2 personen
17
Muziekbestanden verzamelen
18
Lichtplan uitwerken
2 personen
19
Geluidsplan uitwerken
2 personen
20
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Decoratie voorbereiden
3 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Entree vrijmaken
2 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Podiumruimte inrichten
4 personen
32
Decorstukken plaatsen
4 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
35
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Licht en geluid testen
3 personen
38
Kostuums klaarleggen
2 personen
39
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
4 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
3 personen
43
Entreebalie inrichten
2 personen
44
Medewerkers briefen
2 personen

Event

45
Deuren openen
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Toegangskaarten controleren
2 personen
48
Garderobe begeleiden
2 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Voorstelling begeleiden
4 personen
51
Licht tijdens voorstelling bedienen
52
Geluid tijdens voorstelling bedienen
53
Pauze aankondigen
54
Hapjes serveren
4 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
60
Avondcatering serveren
5 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
63
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Catering opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Decorstukken afbreken
4 personen
68
Techniek uitschakelen
2 personen
69
Apparatuur inpakken
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Sanitair schoonmaken
2 personen
73
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
74
Garderobe opruimen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
76
Voorraad tellen
2 personen
77
Materialen retourneren
2 personen
78
Locatiesleutels terugbrengen
79
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 8
Katheder

Servies

Dinerbordenaantal 130
Gebaksbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertraysaantal 10
Buffetbordenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingersaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kerstboomrokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Servettenringenaantal 120
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Theatergordijnenaantal 2
Decoratieve cadeaudozenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Theater

Kostuumrekkenaantal 4
Kledinghoezenaantal 30
Rekwisietentafelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Regieklapperaantal 2
Plakbandaantal 8
Veiligheidsspeldenaantal 2
Handspiegelsaantal 4

Tips

Leg het programma vroeg vast en koppel aan elk onderdeel een verantwoordelijke. Maak daarnaast een apart repetitieschema, zodat spelers, techniek en begeleiding niet met verschillende versies werken.
Verwerk aanmeldingen direct in één actuele bezoekerslijst en vraag dieetwensen uiterlijk bij de reservering uit. Bevestig reserveringen en druk pas daarna programma’s en toegangskaarten af.
Test licht, geluid en muziekbestanden tijdens een volledige doorloop, niet alleen afzonderlijk. Controleer daarbij de draadloze microfoons, microfoonstatieven, het mengpaneel en de luidsprekers op de plek waar ze tijdens de voorstelling staan.
Controleer decorstukken, kostuums en rekwisieten minimaal één keer vóór de laatste repetitie. Sorteer rekwisieten per scène en leg reserveonderdelen apart; zoeken achter het podium kost tijdens een voorstelling direct tijd.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal bezoekers en medewerkers. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en controleer of servies, serveertrays en warmhoudbakken op tijd beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en rolverdeling. Verstuur uitnodigingen zodra programma en aanmeldprocedure vaststaan; plan de technische en inhoudelijke eindcontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een kerstvoorstelling versturen?: Verstuur ze bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 3 weken, zodat je daarna bezoekerslijst, reserveringen, dieetwensen en cateringhoeveelheden kunt afronden.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een kerstvoorstelling?: Plan minimaal 3 gezamenlijke repetities en één volledige doorloop met decor, kostuums, rekwisieten, licht en geluid. Laat de laatste doorloop uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de voorstelling plaatsvinden, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer regel je de catering voor een kerstvoorstelling?: Maak de eerste berekening zodra de aanmeldtermijn sluit en controleer die 3 tot 5 dagen voor de voorstelling. Doe houdbare boodschappen eerder, maar bereid hapjes en koel dranken pas zo laat mogelijk volgens je planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.