Zo organiseer je een operettevoorstelling

Begin met de datum, zaal en artistieke bezetting: zonder die drie afspraken kun je geen betrouwbaar repetitierooster of programma maken. Werk daarna tegelijk aan kaartverkoop, repetities, decor, kostuums en techniek. Plan ruim vóór de première een technische doorloop en sluit de bezoekersinformatie minstens enkele dagen vooraf af. Vooral dieetwensen, parkeerinformatie, muziekpartijen en kleine rekwisieten raken anders laat uit beeld. Een vaste volgorde voorkomt dat de laatste repetitie wordt gebruikt om praktische problemen op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
3
Cast en orkest bevestigen
2 personen
4
Repetitierooster opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kaartverkoop openen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programmaboekje opmaken
2 personen
11
Programmaboekjes drukken
2 personen
12
Decorontwerp uitwerken
3 personen
13
Kostuums passen
4 personen
14
Kostuums aanpassen
2 personen
15
Rekwisieten verzamelen
2 personen
16
Muziekpartijen kopiëren
2 personen
17
Lichtplan uitwerken
2 personen
18
Geluidsplan uitwerken
2 personen
19
Reserveringen bevestigen
20
Catering bestellen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Laatste repetitie uitvoeren
20 personen
23
Technische doorloop uitvoeren
8 personen
24
Bezoekerslijst afronden
2 personen
25
Noodcontacten verzamelen
26
Decor en rekwisieten inpakken
4 personen
27
Kostuums klaarleggen
3 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

31
Decor opbouwen
6 personen
32
Rekwisieten plaatsen
3 personen
33
Kostuumruimte inrichten
3 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
38
Piano of keyboard plaatsen
3 personen
39
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
40
Techniek testen
4 personen
41
Lichtstanden programmeren
2 personen
42
Decor schoonmaken
2 personen
43
Catering voorbereiden
3 personen
44
Hapjes klaarzetten
3 personen
45
Dranken klaarzetten
2 personen
46
Cast grime en kostuums geven
4 personen
47
Orkest laten inspelen
8 personen
48
Publieksontvangst voorbereiden
3 personen
49
Deuren openen
4 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
52
Voorstelling uitvoeren
20 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Pauzedrankjes serveren
4 personen
55
Publiek naar buiten begeleiden
3 personen
56
Cast en orkest bedanken
57
Kostuums verzamelen
3 personen
58
Rekwisieten verzamelen
3 personen
59
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Decor afbreken
5 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Kostuums reinigen
2 personen
68
Apparatuur retourneren
2 personen
69
Meubilair retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren
71
Foto's en bestanden archiveren
72
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 4
Pianobank
Regietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 140
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Taartvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Piano of keyboard
Keyboardstandaard
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Muziekstandaardlampjesaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterprofielenaantal 4
Lichtstatiefaantal 4
Lichttafel
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Theatergordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Kandelaarsaantal 6
LED-kaarsenaantal 24
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 6

Kleding

Operettekostuumsaantal 20
Kostuumaccessoiresaantal 30
Kledinghoezenaantal 24
Schoenenparenaantal 20
Make-upsetsaantal 6
Handspiegelsaantal 4

Theater

Rekwisietenaantal 35
Partiturenaantal 20
Reservepartiturenaantal 5
Scriptmappenaantal 6
Potloodsetsaantal 6
Notitieblokkenaantal 10
Decorkrattenaantal 10
Transportkarrenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en zaal eerst vast en bevestig daarna cast en orkest schriftelijk. Plan de laatste repetitie pas nadat het repetitierooster en de beschikbaarheid van de belangrijkste spelers bekend zijn.
Open de kaartverkoop zodra programma, datum en aanvangstijd definitief zijn. Verzamel dieetwensen en reserveringen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling, zodat catering en bezoekerslijst niet op het laatste moment wijzigen.
Plan de technische doorloop minimaal 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling. Test dan piano of keyboard, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, LED-spots en theaterprofielen in de zaal waarin je speelt.
Laat kostuums minstens 2 weken vóór de première passen en plan aanpassingen direct daarna. Controleer tegelijk kledingrekken, rekwisieten en het programmaboekje; ontbrekende onderdelen vallen tijdens een repetitie sneller op dan op de speeldag.
Stuur parkeerinformatie, aanvangstijd en eventuele dieetbevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf naar bezoekers. Maak op de dag zelf een aparte regietafel met bezoekerslijst, noodcontacten en de definitieve informatie voor vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een operettevoorstelling organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 maanden voor een productie met cast, orkest, kostuums en decor. Leg de zaal en datum eerst vast; plan de kaartverkoop en repetities daarna.
Wanneer plan je de technische doorloop van een operette?: Plan de technische doorloop 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling. Gebruik die voor licht, geluid, muzieklessenaars, kabels, microfoons en decorwissels, niet als vervanging van de laatste artistieke repetitie.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een operettevoorstelling?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, zaal, programma en aanvangstijd definitief zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef bezoekers uiterlijk 3 dagen vóór de voorstelling de parkeerinformatie en praktische laatste details.
Wanneer bestel je catering voor een operettevoorstelling?: Bevestig catering uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat reserveringen en dieetwensen zijn verwerkt. Bestel servies en dranken op basis van het definitieve aantal gasten, zodat je niet rekent met oude aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.