Eine Weihnachtsvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Weihnachtsvorstellung greifen Aufführung, Einlass und Bewirtung ineinander. Beginne deshalb mit Termin, Ort und Programm und lege danach Rollen, Proben und Technik fest. Erst wenn Besucherzahl und Ablauf klar sind, lassen sich Sitzplätze, Catering, Drucksachen und Dekoration zuverlässig planen. Besonders häufig fehlen am Schluss getestete Musikdateien, eindeutige Mitarbeiteranweisungen oder passende Requisiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherliste aktualisieren
8
Reservierungen bestätigen
9
Programm drucken
10
Eintrittskarten drucken
11
Mitarbeiteranweisungen erstellen
12
Rollenverteilung für die Aufführung erstellen
2 Personen
13
Probenplan bestätigen
14
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
15
Kostüme prüfen
2 Personen
16
Requisiten sortieren
2 Personen
17
Musikdateien sammeln
18
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
19
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
20
Cateringmengen berechnen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Dekoration vorbereiten
3 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Standortschlüssel abholen
27
Räume kontrollieren
2 Personen
28
Eingang freimachen
2 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Bühnenbereich einrichten
4 Personen
32
Dekorationselemente aufstellen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
35
Tonanlage aufstellen
2 Personen
36
Technik anschließen
2 Personen
37
Licht und Ton testen
3 Personen
38
Kostüme bereitlegen
2 Personen
39
Requisiten bereitstellen
2 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Snacks bereitstellen
3 Personen
43
Eingangstresen einrichten
2 Personen
44
Mitarbeitende briefen
2 Personen

Event

45
Türen öffnen
3 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
48
Garderobe betreuen
2 Personen
49
Programm verteilen
2 Personen
50
Aufführung begleiten
4 Personen
51
Licht während der Vorstellung bedienen
52
Ton während der Vorstellung bedienen
53
Pause ankündigen
54
Snacks servieren
4 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
59
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
60
Abendcatering servieren
5 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
63
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Catering aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Dekorationselemente abbauen
4 Personen
68
Technik ausschalten
2 Personen
69
Geräte einpacken
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
73
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
74
Garderobe aufräumen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
2 Personen
76
Bestände zählen
2 Personen
77
Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Locationschlüssel zurückbringen
79
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
BühnenelementeAnz. 8
Rednerpult

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
KuchenplattenAnz. 130
KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 10
BuffettellerAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
Einkäufe

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
WeihnachtsbaumröckeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
ServiettenringeAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
TheatervorhängeAnz. 2
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
ToilettenbürstenAnz. 4

Theater

KleiderständerAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
RequisitentischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
RegieklappeAnz. 2
KlebebandAnz. 8
SicherheitsnadelnAnz. 2
HandspiegelAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Rollen früh fest: Bestätige den Probenplan spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Vorstellung und gib jeder Aufgabe eine verantwortliche Person.
Plane Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Lautsprecher mindestens 7 Tage vorher gemeinsam mit den Musikdateien.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und aktualisiere die Besucherliste bis 3 Tage vor dem Termin. So kannst du Cateringmengen und Sitzplätze statt nach Gefühl planen.
Bereite Einlass und Garderobe getrennt von der Aufführung vor. Stelle Stühle, Garderobenständer und Kleiderbügel mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit und lege Eintrittskarten sowie gedruckte Programme griffbereit.
Kühle Getränke rechtzeitig und teile die Ausgabe ein: Wasser, Kaffee und Snacks sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen. Vergessene Flaschenöffner, Korkenzieher oder Serviertabletts führen sonst schnell zu Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Probenplan, Rollen und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Aufführung feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Weihnachtsvorstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen. Aktualisiere die Besucherliste danach noch bis 3 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Getränke braucht man für eine Weihnachtsvorstellung?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und anderer Getränke. Bei einer längeren Pause solltest du zusätzlich etwa 1 Getränk pro Person einplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor der Aufführung?: Plane mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Bühne, Garderobe, Dekoration und Catering ein. Für Licht- und Tontest sowie einen kurzen Ablaufcheck solltest du weitere 30 Minuten reservieren.

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