Organiser une représentation de Noël sans rien laisser au dernier moment

Une représentation de Noël demande de coordonner le spectacle et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme avant de lancer les inscriptions. Les répétitions, les costumes, les accessoires et la technique doivent être vérifiés assez tôt pour éviter les changements le jour J. Prévoyez aussi un circuit clair pour les billets, les invités, le personnel et la restauration, notamment le refroidissement des boissons et la préparation des encas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme du spectacle
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des visiteurs
8
Confirmer les réservations
9
Imprimer le programme
10
Imprimer les billets d’entrée
11
Rédiger les consignes pour le personnel
12
Établir la répartition des rôles pour le spectacle
2 personnes
13
Confirmer le planning des répétitions
14
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
15
Vérifier les costumes
2 personnes
16
Trier les accessoires
2 personnes
17
Rassembler les fichiers musicaux
18
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
19
Élaborer le plan sonore
2 personnes
20
Calculer les quantités de catering
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Préparer la décoration
3 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Récupérer les clés du lieu
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Dégager l’entrée
2 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Aménager l’espace de scène
4 personnes
32
Installer les éléments de décor
4 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Installer l’équipement sonore
2 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
38
Préparer les costumes
2 personnes
39
Installer les accessoires
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
44
Briefer le personnel
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Vérifier les billets d'entrée
2 personnes
48
Guider le vestiaire
2 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Animer le spectacle
4 personnes
51
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
52
Gérer le son pendant la représentation
53
Annoncer la pause
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
59
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
60
Servir le catering du soir
5 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Animer la représentation du soir
4 personnes
63
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

64
Ranger le service traiteur
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Démonter les éléments de décor
4 personnes
68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
73
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
74
Ranger le vestiaire
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
76
Compter le stock
2 personnes
77
Retourner les matériels
2 personnes
78
Rapporter les clés du lieu
79
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 8
Pupitre

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à gâteauqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Assiettes de buffetqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Courses

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Jupes de sapin de Noëlqté 2
Nappesqté 12
Rond de servietteqté 120
Porte-nomsqté 120
Rideaux de théâtreqté 2
Boîtes cadeaux décorativesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Aspirateurqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 4

Théâtre

Portants à costumesqté 4
Housses à vêtementsqté 30
Tables pour les décorsqté 4
Caisses de rangementqté 12
Clap de tournageqté 2
Ruban adhésifqté 8
Épingles de sûretéqté 2
Miroirs à mainqté 4

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et la durée du spectacle, puis fixez le calendrier des répétitions. Gardez une dernière répétition technique au plus tard 24 heures avant l’accueil du public.
Envoyez les invitations dès que le programme est suffisamment stable et clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la représentation. Demandez au même moment les besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités de restauration.
Préparez une feuille d’accueil avec la liste actualisée des visiteurs, les billets imprimés et les consignes du personnel. Prévoyez au moins une personne pour orienter le public et une autre pour gérer les entrées.
Testez les fichiers musicaux, les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs et le plan d’éclairage avant l’arrivée des spectateurs. Faites un essai complet avec les changements de décor, les accessoires et les entrées sur scène.
Installez les portants et les cintres avant la répétition générale pour éviter que les costumes ne soient posés au sol. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez les encas séparés de la zone technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une représentation de Noël ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, préparer le programme, envoyer les invitations et planifier plusieurs répétitions.
Quand envoyer les invitations pour une représentation de Noël ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour les répétitions ?: Prévoyez au minimum 3 répétitions, dont une répétition générale avec costumes, accessoires, musique et technique. Organisez le dernier filage la veille ou le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Quand préparer la restauration et les boissons ?: Calculez les quantités après la clôture des inscriptions, environ 5 à 7 jours avant la représentation. Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début de l’accueil.

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