Zo organiseer je een eenakterfestival zonder verrassingen

Begin met de festivaldatum en leg daarna de theatergroepen vast. Zodra je weet hoeveel eenakters er spelen, kun je de speelvolgorde, zaalindeling, techniek en publieksontvangst plannen. Verzamel technische wensen en dieetwensen vroeg; ontbrekende informatie zorgt vlak voor aanvang voor de meeste problemen. Werk toe naar één draaiboek met tijden, contactpersonen en verantwoordelijkheden voor opbouw, ontvangst, catering en voorstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum bevestigen
2
Theatergroepen vastleggen
2 personen
3
Speelvolgorde bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Programmaboekje samenstellen
2 personen
10
Programmaboekjes afdrukken
11
Naambadges voorbereiden
12
Vrijwilligers instrueren
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Technische wensen verzamelen
2 personen
15
Podiumindeling vastleggen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Leveringen aannemen
2 personen
21
Zaalvloer controleren
2 personen
22
Podium opbouwen
4 personen
23
Theaterstoelen plaatsen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Garderobe inrichten
2 personen
27
Decorstukken klaarzetten
4 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden testen
2 personen
33
Decorwissels doorlopen
4 personen
34
Technische repetitie uitvoeren
5 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Programma's klaarleggen
2 personen
37
Kaartcontrole inrichten
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
2 personen
39
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
40
Openingswoord verzorgen
41
Eerste eenakter begeleiden
4 personen
42
Pauzedranken serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Tweede eenakter begeleiden
4 personen
45
Derde eenakter begeleiden
4 personen
46
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
47
Avondpauze serveren
4 personen
48
Vierde eenakter begeleiden
4 personen
49
Vijfde eenakter begeleiden
4 personen
50
Publieksvragen verzamelen
51
Nagesprek begeleiden
2 personen
52
Juryprijzen uitreiken
2 personen
53
Publiek uitzwaaien
3 personen
54
Garderobe leeghalen
2 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

56
Decorstukken afbreken
4 personen
57
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Toiletten controleren
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Apparatuur terugbrengen
2 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Restvoorraad opbergen
2 personen
66
Locatiesleutels inleveren
67
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Theaterstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Podiumdelenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
LED-werklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Plantendecoratieaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Festivalbanneraantal 2
Pijlbordenaantal 12
Kleefhakenaantal 30

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Theezeefjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3

Catering

Boodschappen

Registratie

Programmaboekjesaantal 140
Toegangsbandjesaantal 150
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Kassabak
Geldkist
Entreekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 40
Podiumnummersaantal 8
Juryformulierenaantal 30
Prijscertificatenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Theater

Rekwisietenbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kostuumhoezenaantal 30
Spiegelsaantal 2
Handspiegelsaantal 4
Make-upkoffersaantal 2
Verbanddozenaantal 2

Tips

Leg de theatergroepen zo vroeg mogelijk vast en vraag per groep naar speelduur, decor, licht- en geluidswensen. Gebruik die informatie om de speelvolgorde en podiumindeling te maken voordat je het programma afdrukt.
Open de aanmelding zodra datum en programma-opzet bekend zijn. Sluit die bijvoorbeeld 7 dagen voor het festival en verwerk dieetwensen direct, zodat de catering niet op de laatste dag hoeft te worden aangepast.
Plan de opbouw terug vanaf de ontvangsttijd. Reserveer voldoende tijd voor podiumdelen, theaterstoelen, theaterspots, luidsprekers en bekabeling; test microfoons en licht vóór de eerste groep arriveert.
Maak voor vrijwilligers een korte instructie met hun post en wisselmoment. Wijs afzonderlijke mensen aan voor de ontvangstbalie, garderobe, artiestenbegeleiding, techniek en catering; één persoon kan dit tijdens een festival moeilijk tegelijk doen.
Druk het draaiboek en programmaboekje pas af nadat speelvolgorde, namen en tijden gecontroleerd zijn. Leg bij de ontvangstbalie naambadges, pijlborden en een zichtbaar programma klaar, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken naar zaal of garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een eenakterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je theatergroepen vastleggen, technische wensen verzamelen, aanmeldingen verwerken en catering reserveren.
Hoe plan je de speelvolgorde van een eenakterfestival?: Plan eerst de gewenste totale speeltijd en voeg per eenakter minimaal 15 tot 20 minuten wisseltijd toe voor decor, techniek en spelers. Zet niet alle technisch zwaarste producties achter elkaar en controleer de volgorde met iedere groep.
Wanneer moet ik de technische wensen van theatergroepen opvragen?: Vraag dit uiterlijk 4 weken voor het festival op. Laat groepen aangeven welke microfoons, DI-boxen, luidsprekers, audiokabels, decorpanelen en lichtstanden zij nodig hebben en leg afwijkingen vast in het draaiboek.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een eenakterfestival?: Reken op minimaal 3 uur voor een eenvoudige zaalopbouw en langer wanneer meerdere groepen eigen decor of licht meenemen. Test de techniek uiterlijk 60 minuten voor de deuren opengaan en houd daarna tijd vrij voor een korte briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.