Cómo organizar un espectáculo de Navidad sin improvisar

Organizar un espectáculo de Navidad requiere coordinar una función y una recepción en el mismo plan. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y el programa; después controla invitaciones, inscripciones y necesidades alimentarias. En las semanas previas, confirma ensayos, reparto, vestuario, accesorios, música, iluminación y sonido. La última fase debe centrarse en montar el espacio, preparar el catering y dejar instrucciones claras para que cada persona sepa qué hacer.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Establecer el programa de la presentación
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de visitantes
8
Confirmar las reservas
9
Imprimir el programa
10
Imprimir las entradas
11
Redactar instrucciones para el personal
12
Crear el reparto para la función
2 personas
13
Confirmar el horario de ensayos
14
Comprobar los elementos de decoración
2 personas
15
Comprobar los disfraces
2 personas
16
Clasificar los accesorios
2 personas
17
Reunir archivos de música
18
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
19
Elaborar el plan de sonido
2 personas
20
Calcular las cantidades de catering
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Preparar la decoración
3 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Recoger las llaves del recinto
27
Comprobar los espacios
2 personas
28
Despejar la entrada
2 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Montar el espacio del escenario
4 personas
32
Colocar los elementos decorativos
4 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar la iluminación
2 personas
35
Montar el equipo de sonido
2 personas
36
Conectar la técnica
2 personas
37
Probar la luz y el sonido
3 personas
38
Preparar los disfraces
2 personas
39
Preparar los accesorios
2 personas
40
Montar el buffet de catering
4 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Montar el mostrador de entrada
2 personas
44
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

45
Abrir las puertas
3 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Comprobar las entradas
2 personas
48
Guiar el guardarropa
2 personas
49
Repartir el programa
2 personas
50
Coordinar la presentación
4 personas
51
Controlar la iluminación durante la función
52
Controlar el sonido durante la función
53
Anunciar el descanso
54
Servir aperitivos
4 personas
55
Servir café y té
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Coordinar la segunda función
4 personas
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
59
Preparar el programa de la noche
3 personas
60
Servir el catering de la noche
5 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Coordinar la función de la noche
4 personas
63
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

64
Recoger el catering
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Desmontar los decorados
4 personas
68
Apagar la técnica
2 personas
69
Empacar el equipo
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar la sala
4 personas
72
Limpiar los sanitarios
2 personas
73
Retirar sillas y mesas
4 personas
74
Ordenar el guardarropa
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
2 personas
76
Contar el inventario
2 personas
77
Devolver los materiales
2 personas
78
Devolver las llaves del recinto
79
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Piezas de escenariocant. 8
Atril

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos para postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 10
Platos de buffetcant. 8
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3
Compras

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Faldas para árbol de Navidadcant. 2
Mantelescant. 12
Servilleteroscant. 120
Portanombrescant. 120
Cortinas de teatrocant. 2
Cajas de regalo decorativascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Aspiradoracant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Teatro

Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 30
Mesas de utileríacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Claqueta de direccióncant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Imperdiblescant. 2
Espejos de manocant. 4

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, el inicio de la función, los descansos y la parte de catering para que el público reciba información completa desde el principio.
Actualiza la lista de visitantes al menos dos veces: una al cerrar las inscripciones y otra después de confirmar las reservas. Usa esa cifra para calcular sillas, entradas, vajilla, bebidas y raciones.
No dejes los ensayos para la última semana. Confirma el horario con suficiente antelación y prepara por separado el reparto, los disfraces, los accesorios y los archivos de música; así detectas antes lo que falta.
Prueba el sonido y la iluminación en el lugar real, no solo en casa. Comprueba micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y altavoces antes de que llegue el público, y asigna a una persona para resolver incidencias durante la función.
Prepara el catering siguiendo el horario de la presentación. Enfría las bebidas con antelación, deja listos café y té en termos y bandejas, y coloca platos, vasos y cubiertos antes de abrir el buffet; la reposición suele olvidarse cuando empieza el espectáculo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, define el programa y calcula el reparto; deja las comprobaciones técnicas, la decoración y la compra final para la última semana.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un espectáculo de Navidad?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la función. Fija una fecha de respuesta de al menos 10 días antes para poder cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, reservas y cantidades de catering.
¿Cuánta comida y bebida necesito para el espectáculo?: Calcula las raciones según el número confirmado de visitantes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para el primer tramo de la recepción, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y revisa después si habrá comida durante el descanso.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, como mínimo 2 horas antes de que llegue el público. Comprueba cada micrófono, altavoz, archivo de música y cambio de iluminación con el programa definitivo.

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