Checklist voor een eenakterfestival organiseren

Een eenakterfestival staat of valt met een strakke speelvolgorde, duidelijke technische afspraken en een soepel ontvangst van groepen en publiek. Leg eerst de datum, theatergroepen en aanmeldingen vast; werk daarna toe naar programma, catering en draaiboek. In de laatste week controleer je dieetwensen, decor, techniek en vrijwilligers. Op de festivaldag zelf draait alles om een logische opbouw: locatie openen, leveringen aannemen, zaal en podium gereedmaken en de ontvangstbalie inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum bevestigen
Theatergroepen vastleggen
2 personen
Speelvolgorde bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programmaboekje samenstellen
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
Naambadges voorbereiden
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Technische wensen verzamelen
2 personen
Podiumindeling vastleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Theaterstoelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decorstukken klaarzetten
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Decorwissels doorlopen
4 personen
Technische repetitie uitvoeren
5 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kaartcontrole inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste eenakter begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede eenakter begeleiden
4 personen
Derde eenakter begeleiden
4 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Avondpauze serveren
4 personen
Vierde eenakter begeleiden
4 personen
Vijfde eenakter begeleiden
4 personen
Publieksvragen verzamelen
Nagesprek begeleiden
2 personen
Juryprijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Garderobe leeghalen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decorstukken afbreken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Theaterstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Podiumdelenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
LED-werklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Plantendecoratieaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Festivalbanneraantal 2
Pijlbordenaantal 12
Kleefhakenaantal 30

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Theezeefjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3

Catering

Boodschappen

Registratie

Programmaboekjesaantal 140
Toegangsbandjesaantal 150
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Kassabak
Geldkist
Entreekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 40
Podiumnummersaantal 8
Juryformulierenaantal 30
Prijscertificatenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Theater

Rekwisietenbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kostuumhoezenaantal 30
Spiegelsaantal 2
Handspiegelsaantal 4
Make-upkoffersaantal 2
Verbanddozenaantal 2

Tips

Verzamel technische wensen uiterlijk twee weken voor het festival. Vraag per theatergroep naar microfoons, DI-boxen, audiokabels, lichtstanden en decorpanelen, zodat je de podiumindeling en beschikbare apparatuur kunt afstemmen.
Maak de speelvolgorde zodra de groepen definitief zijn en zet die in het programmaboekje. Plan ook wisseltijd tussen de eenakters; zonder buffer loopt een programma met meerdere groepen al snel uit.
Sluit de aanmeldingen voor publiek minstens 7 dagen voor het festival en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Houd bij de ontvangstbalie naambadges, programmaboekjes en een actuele gastenlijst bij elkaar.
Laat vrijwilligers minimaal 30 minuten vóór de inloop instrueren. Verdeel vooraf de rollen voor garderobe, ontvangst, podiumwissels, catering en techniek, en leg het afgedrukte draaiboek op elke belangrijke post.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst podiumdelen, achterdoeken en theaterspots, daarna stoelen, tafels en ontvangst. Koel dranken pas nadat de leveringen zijn gecontroleerd en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes met gaffer tape vast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een eenakterfestival organiseren?: Leg de festivaldatum en theatergroepen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna catering en verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken voor de speeldag.
Wanneer moet ik de speelvolgorde van een eenakterfestival bepalen?: Bepaal de speelvolgorde zodra alle groepen definitief zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Houd tussen de eenakters minimaal 15 minuten wisseltijd aan als decor of techniek moet worden aangepast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een eenakterfestival?: Reken voor een kleinschalig festival op minimaal 6 vrijwilligers: 2 voor ontvangst en garderobe, 2 voor catering en publieksbegeleiding, 1 voor podiumwissels en 1 voor techniek. Instrueer iedereen 30 minuten voor de inloop.
Wanneer moet ik programmaboekjes en naambadges regelen?: Verzamel namen, speelvolgorde en praktische informatie uiterlijk 10 dagen vooraf. Laat de programmaboekjes en naambadges vervolgens 3 tot 5 dagen voor het festival afdrukken en klaarleggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.