Zo organiseer je een hospice open dag

Een hospice open dag vraagt om een duidelijke volgorde: eerst de datum, openingstijden en het programma, daarna de bezoekersstroom en de praktische uitvoering. Begin vroeg met aanmeldingen, rondleidingen, sprekers en vrijwilligers, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Plan daarnaast privacy-afspraken zorgvuldig: niet elke ruimte is geschikt voor bezoekers of fotografie. Met een gecontroleerde route, herkenbare ontvangst en voldoende zitplaatsen houd je de sfeer rustig en gastvrij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst controleren
8
Rondleidingen plannen
2 personen
9
Sprekers bevestigen
10
Reservering catering maken
11
Reservering materialen maken
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Rondleidingsroutes controleren
2 personen
14
Privacyafspraken vastleggen
2 personen
15
Fotografieafspraken maken
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Bezoekersinformatie printen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Catering controleren
2 personen
21
Ruimtes opruimen
3 personen
22
Privacygevoelige ruimtes markeren
2 personen
23
Toiletten controleren
24
Entree voorbereiden
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Informatietafels inrichten
3 personen
33
Rondleidingsruimtes nalopen
3 personen
34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Ontvangst bezoekers
3 personen
37
Aanmeldingen afvinken
2 personen
38
Naambadges uitdelen
2 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Rondleidingen begeleiden
4 personen
41
Informatietafels bemannen
4 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Toiletten tussentijds controleren
47
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
48
Programmaonderdelen aankondigen
49
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Servies verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Versiering verwijderen
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Ruimtes schoonmaken
3 personen
56
Toiletten schoonmaken
2 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen
59
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
60
Aanmeldgegevens veilig archiveren
61
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Rolstoelvriendelijke stoelenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draadloze microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Kabelhaspelsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 10

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 100
Rondleidingskaartenaantal 100
Informatiefoldersaantal 150
Routebordenaantal 12
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Bezoekersformulierenaantal 100
Feedbackkaartenaantal 100
Inschrijfformulierenaantal 50
Enveloppenaantal 50
Pijlenstickersaantal 30
Afzetlintaantal 2
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 10
Koelelementenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 6
Kabelafdekkersaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep ruimte tussen de rondes. Zo kruisen bezoekersstromen elkaar minder snel en blijft er tijd voor vragen.
Leg uiterlijk vóór het definitieve programma vast welke ruimtes privacygevoelig zijn en waar niet gefotografeerd mag worden. Bespreek deze afspraken ook met sprekers, vrijwilligers en fotografen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal bezoekers en wensen door aan de catering. Controleer de levering op de dag zelf voordat de ontvangst begint.
Maak één bezoekerslijst voor de entree en bereid naambadges vooraf voor. Zet bij de receptiebalie ook geprinte bezoekersinformatie klaar, zodat vrijwilligers niet telkens dezelfde uitleg hoeven te geven.
Test microfoon, luidspreker, laptop, beamer en projectiescherm vóór openingstijd. Controleer tegelijk verlengsnoeren en stekkerdozen en houd kabels buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een hospice open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en het programma. Open de aanmeldingen zodra rondleidingen, sprekers en vrijwilligers voldoende zijn vastgelegd.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een hospice open dag?: Werk met vaste blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en plan minimaal 10 minuten tussen twee groepen. Controleer vooraf de route en bepaal hoeveel bezoekers één rondleider veilig en rustig kan begeleiden.
Hoe regel je privacy tijdens een open dag in een hospice?: Leg uiterlijk 2 weken vooraf vast welke ruimtes niet toegankelijk zijn en waar niet gefotografeerd mag worden. Markeer deze plekken duidelijk en wijs vrijwilligers aan die bezoekers tijdens de rondleiding begeleiden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hospice open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij de entree, één persoon voor de rondleidingen en één aanspreekpunt voor catering en techniek. Bij meerdere gelijktijdige rondleidingen voeg je per extra groep minstens één begeleider toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.