Checklist ambulancepost open dag organiseren

Een ambulancepost open dag vraagt om meer dan een ambulance klaarzetten. Je plant tegelijk de bezoekersstroom, rondleidingen, demonstraties, catering en communicatie op locatie. Begin met datum, openingstijden en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, materialen en de inrichting. Deze checklist helpt je bepalen wat je weken vooraf regelt en wat pas op de ochtend zelf hoeft te gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma op informatiebord zetten
Reservering afvalinzameling maken
Reservering materialen bevestigen
Levering boodschappen plannen
Rondleidingroute uitzetten
2 personen
Demonstratieschema opstellen
2 personen
Demonstratiemateriaal controleren
2 personen
Ambulance demonstratieklaar maken
3 personen
Portofoons opladen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetproducten apart verpakken
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Rondleidingposten klaarzetten
4 personen
Demonstratiezone afzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Opening voorbereiden
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Ambulance uitleg geven
3 personen
Ambulanceapparatuur demonstreren
3 personen
Reanimatie demonstreren
2 personen
Kinderen begeleiden bij demonstratie
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Fotomomenten begeleiden
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Ambulancezone leegmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afvalmateriaal afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop
Printer
Beamer
Projectiescherm
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Verbanddozenaantal 2
Brandblussersaantal 2

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Pennenaantal 30

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de rondleidingroute en het demonstratieschema uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo kun je de informatie op het informatiebord, de bewegwijzering en de briefing van medewerkers op elkaar afstemmen.
Controleer demonstratiemateriaal en maak de ambulance minimaal één dag vooraf demonstratieklaar. Laad portofoons en powerbanks dan ook volledig op, zodat je op de open dag niet afhankelijk bent van losse opladers.
Verwerk aanmeldingen in één actuele bezoekerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Verpak dieetproducten apart en markeer ze duidelijk voordat de hapjes worden klaargezet.
Plan de levering van boodschappen en verse producten op een tijdstip waarop iemand aanwezig is. Koel dranken vooraf en controleer koffiezetapparaten, heetwaterdispensers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór opening.
Loop locatie, toiletten, ontvangstbalie en afvalpunten de dag ervoor na. Zet bewegwijzering, naamkaartjes en het programma klaar voordat de eerste bezoekers komen; tijdens de ontvangst heb je daar weinig tijd voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ambulancepost open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en publicatie. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, materialen en demonstratieschema; de controle van locatie en apparatuur doe je 1 dag vooraf.
Wat moet ik regelen voor rondleidingen tijdens een open dag van een ambulancepost?: Zet uiterlijk 2 weken vooraf een vaste route en een demonstratieschema uit. Houd per rondleiding rekening met de groepsgrootte, een duidelijke startplek en voldoende tijd om bezoekers veilig langs de ambulance en demonstraties te leiden.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een ambulancepost open dag?: Gebruik de bezoekerslijst als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Bestel daarnaast een kleine marge voor onverwachte bezoekers en houd dieetproducten apart zodra de boodschappen binnenkomen.
Wanneer controleer ik de materialen voor een ambulancepost open dag?: Controleer demonstratiemateriaal, portofoons, audiovisuele apparatuur en stroomvoorziening uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de ochtend zelf nog de ambulance, route, toiletten, catering en bewegwijzering voordat je opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.