Beachparty organiseren: checklist en planning

Een beachparty vraagt meer voorbereiding dan alleen drinken en muziek meenemen. Je moet de strandzone reserveren, regels en vergunningen controleren en vooraf bedenken hoe je eten, techniek en koeling op locatie krijgt. Volg de planning per fase: eerst locatie en gasten, daarna inkopen en voorbereiding, en pas op de dag zelf de opbouw. Met deze checklist houd je ook rekening met weerswisselingen, dieetwensen, offline muziek en materialen die je anders snel vergeet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en strandlocatie vastleggen
Strandregels en vergunning controleren
Muziekrechten en geluidsregels controleren
Reservering voor strandzone maken
Reservering voor koelruimte maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Weersvoorspelling volgen
Draaiboek en contactlijst printen
Muziek afspeellijsten samenstellen
Muziek offline opslaan
Beachgames selecteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Cateringinkopen doen
3 personen
Dranken en ijs ophalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Dranken voorsorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
Dieetvrije hapjes apart verpakken
2 personen
Tafels en stoelen laden
4 personen
Techniek en verlichting laden
3 personen
Route naar het strand controleren
Weerbesluit nemen
2 personen
Locatie afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Beachgames klaarleggen
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Hapjes serveren
3 personen
Beachgames begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Afvalrondes lopen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Strand schoonmaken
5 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Koelboxen en materiaal reinigen
2 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Restafval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Stevige kabelmattenaantal 8
Waterdichte opbergboxenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Strandvlaggenaantal 6
Papieren waaiersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Touwaantal 2
Welkomstbord

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 3
Beachvolleybalnet
Frisbeesaantal 6
Beachballsetsaantal 8
Spelmarkeringenaantal 12
Watervaste scorekaartenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Aluminium bakjesaantal 20
Voedselboxenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 2
Brandblussersaantal 2

Informatie

Naamkaartjesaantal 100
Watervaste stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 4
Geprinte gastenlijstenaantal 4
Geprinte strandregelsaantal 6

Tips

Controleer strandregels, vergunningen en geluidsregels voordat je de uitnodigingen verstuurt. Regel dit bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf, omdat een gereserveerde strandzone of geluidsbeperking je opzet direct kan veranderen.
Volg de weersvoorspelling vanaf 7 dagen voor het feest en bepaal uiterlijk 48 uur vooraf wat je doet bij regen of harde wind. Controleer daarbij of de partytent, tafels en techniek veilig kunnen blijven staan.
Maak de drankplanning niet pas op de dag zelf. Sorteer dranken vooraf in gereinigde koelboxen, haal ijs op de feestdag en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Sla muziek uiterlijk de dag vóór de beachparty offline op en test speakers, mengpaneel, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels samen. Neem ook powerbanks en reservebatterijen mee, zodat een lege accu of ontbrekende stroomaansluiting het programma niet stillegt.
Verpak dieetvrije hapjes apart en label ze voordat je de broodjes, wraps en fruit inpakt. Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk de avond ervoor; op het strand werkt zoeken op een telefoon niet altijd door zon, zand of een lege batterij.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een beachparty organiseren?: Leg de strandlocatie, reservering en eventuele vergunning minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je voor inkopen en catering op tijd het aantal aanmeldingen en de dieetwensen hebt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een beachparty?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de duur, het weer en de aanwezige kinderen. Haal ijs op de dag zelf en verdeel de dranken vooraf over schone koelboxen, zodat gekoelde voorraad niet onnodig openstaat.
Wat moet ik meenemen naar een beachparty bij slecht weer?: Plan uiterlijk 48 uur vooraf een alternatief voor regen en harde wind. Controleer of de partytent goed kan worden vastgezet en bescherm muziek, verlichting, hapjes en papieren decoratie tegen vocht; verplaats techniek niet zonder de stroom en kabels opnieuw te testen.
Wanneer moet ik muziek en techniek testen voor een beachparty?: Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoon, kabels en stroomvoorziening uiterlijk de dag vóór het feest. Sla alle afspeellijsten offline op en laad powerbanks volledig op, zodat je op het strand niet afhankelijk bent van bereik of een stopcontact.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.