Organiser une journée portes ouvertes d’hospice, étape par étape
Une journée portes ouvertes d’hospice demande une organisation plus précise qu’un simple accueil du public. Il faut coordonner les inscriptions, les visites guidées, les intervenants et les bénévoles, tout en protégeant la confidentialité des résidents. Commencez par fixer les horaires et la capacité d’accueil, puis construisez le programme autour des créneaux de visite. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, préparer l’entrée et repérer les espaces sensibles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
- 2
Rédiger les invitations
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir les inscriptions
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Vérifier la liste des participants
- 8
Planifier les visites guidées
2 personnes
- 9
Confirmer les intervenants
- 10
Faire la réservation du traiteur
- 11
Créer une réservation de matériel
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Vérifier les itinéraires des visites guidées
2 personnes
- 14
Fixer les règles de confidentialité
2 personnes
- 15
Prendre rendez-vous pour la photographie
- 16
Finaliser le programme
2 personnes
- 17
Imprimer les informations visiteurs
- 18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Vérifier le catering
2 personnes
- 21
Ranger les espaces
3 personnes
- 22
Signaler les espaces sensibles à la confidentialité
2 personnes
- 23
Vérifier les toilettes
- 24
Préparer l’entrée
2 personnes
- 25
Installer les tables
3 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 28
Mettre en place le point café
2 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Préparer les en-cas
3 personnes
- 31
Suspendre la décoration
2 personnes
- 32
Installer les tables d’information
3 personnes
- 33
Vérifier les salles de visite guidée
3 personnes
- 34
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 36
Accueil des visiteurs
3 personnes
- 37
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 38
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 39
Faire le discours d’ouverture
- 40
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 41
Tenir les tables d'information
4 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 47
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 48
Annoncer les éléments du programme
- 49
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Retirer la décoration
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 56
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 59
Ranger le stock restant
2 personnes
- 60
Archiver les inscriptions en toute sécurité
- 61
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoir d'accueil
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 6
- Chaises accessibles aux fauteuils roulantsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Micro sans fil
- Haut-parleur
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallonges à enrouleurqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Porte-bougies chauffe-platqté 12
- Cadres photoqté 10
- Porte-nomsqté 10
Catering
- Courses
Informations
- Brochures du programmeqté 100
- Cartes de visite guidéeqté 100
- Brochures d’informationqté 150
- Panneaux de directionqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-badgesqté 100
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Formulaires visiteursqté 100
- Cartes de feedbackqté 100
- Formulaires d'inscriptionqté 50
- Enveloppesqté 50
- Autocollants flèchesqté 30
- Ruban de balisageqté 2
- Étiquettes nominativesqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Lampes LEDqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Ciseauxqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 10
- Pains de glaceqté 12
Sécurité
- Tapis antidérapantsqté 6
- Caches-câblesqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Conseils
- Fixez d’abord les horaires d’ouverture et le nombre de visiteurs accepté par créneau. Gardez une marge pour les personnes qui arrivent en avance et évitez de remplir toutes les visites à 100 %.
- Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accessibilité. Faites une dernière vérification de la liste des participants 48 heures avant l’ouverture.
- Préparez les visites guidées avec un itinéraire validé et des règles de confidentialité claires. Signalez les espaces sensibles aux bénévoles et aux intervenants avant le jour de l’événement, pas au moment de l’arrivée des visiteurs.
- Répartissez les bénévoles par rôle : accueil, orientation, visites, restauration et soutien technique. Prévoyez au moins une personne à l’entrée pendant toute la durée d’ouverture et confirmez les intervenants plusieurs jours à l’avance.
- Faites une vérification sur place la veille : entrée, toilettes, tables, chaises accessibles, badges, café et matériel audiovisuel. Testez le micro, le haut-parleur, le vidéoprojecteur et les rallonges avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes d’hospice ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, gérer les inscriptions, confirmer les intervenants, réserver le traiteur et répartir les bénévoles.
- Quand faut-il fermer les inscriptions ?
- Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement si vous devez commander la restauration ou préparer des badges nominatifs. Gardez ensuite une liste d’attente pour remplacer les désistements.
- Comment organiser les visites guidées d’un hospice ?
- Répartissez les visiteurs en petits groupes et prévoyez généralement 30 à 45 minutes par visite. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements et permettre aux guides de rejoindre leur point de départ.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Contrôlez l’entrée, les toilettes, les itinéraires, les espaces sensibles, les badges et le catering. Faites aussi un test complet du micro, du haut-parleur et du vidéoprojecteur au moins 2 heures avant la fermeture du site.
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