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Einen Tag der offenen Tür im Hospiz gut organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür im Hospiz müssen Offenheit und Schutz zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und einem klaren Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Führungen planst. Teile Besucherströme, sensible Bereiche und Zuständigkeiten früh ein. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und Datenschutz zu spät berücksichtigt. Mit einem festen Ablauf für Vorbereitung, Empfang, Führungen und Nachkontrolle bleibt der Tag für Gäste, Angehörige, Mitarbeitende und Bewohner ruhig und übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • 2

    Einladungen erstellen

    2 Personen

  • 3

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 4

    Anmeldungen öffnen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Besucherliste prüfen

  • 8

    Führungen planen

    2 Personen

  • 9

    Referenten bestätigen

  • 10

    Catering-Reservierung erstellen

  • 11

    Materialreservierung erstellen

  • 12

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 13

    Führungsrouten kontrollieren

    2 Personen

  • 14

    Datenschutzvereinbarungen festlegen

    2 Personen

  • 15

    Fototermine vereinbaren

  • 16

    Programm finalisieren

    2 Personen

  • 17

    Besucherinformationen drucken

  • 18

    Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • 19

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 20

    Catering prüfen

    2 Personen

  • 21

    Räume aufräumen

    3 Personen

  • 22

    Bereiche mit sensiblen Daten kennzeichnen

    2 Personen

  • 23

    Toiletten kontrollieren

  • 24

    Eingangsbereich vorbereiten

    2 Personen

  • 25

    Tische aufstellen

    3 Personen

  • 26

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 27

    Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • 28

    Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • 29

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 30

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 31

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 32

    Informationstische einrichten

    3 Personen

  • 33

    Räume für die Führung prüfen

    3 Personen

  • 34

    Tonanlage testen

    2 Personen

  • 35

    Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • 36

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 37

    Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • 38

    Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • 39

    Eröffnungsrede halten

  • 40

    Führungen begleiten

    4 Personen

  • 41

    Infotische besetzen

    4 Personen

  • 42

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 43

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 44

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 45

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 46

    Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • 47

    Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • 48

    Programmpunkte ankündigen

  • 49

    Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • 50

    Geschirr sammeln

    3 Personen

  • 51

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 52

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 53

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 54

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 55

    Räume reinigen

    3 Personen

  • 56

    Toiletten reinigen

    2 Personen

  • 57

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 58

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 59

    Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • 60

    Anmeldedaten sicher archivieren

  • 61

    Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstresen
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6
  • Rollstuhlgerechte StühleAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • Kabelloses Mikrofon
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • KabeltrommelnAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • TeelichthalterAnz. 12
  • BilderrahmenAnz. 10
  • NamensschildhalterAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Informationen

  • ProgrammhefteAnz. 100
  • FührungskartenAnz. 100
  • InformationsbroschürenAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • BesucherformulareAnz. 100
  • FeedbackkartenAnz. 100
  • AnmeldeformulareAnz. 50
  • UmschlägeAnz. 50
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 2
  • NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10
  • KühlelementeAnz. 12

Sicherheit

  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • KabelabdeckungenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum, Öffnungszeiten und das Programm zuerst fest. Bestätige Referenten und Führungsrouten spätestens 2 Wochen vor dem Termin, damit Einladungen und Besucherinformationen vollständig sind.
  • Führe eine Anmeldeliste mit Namen, Teilnehmerzahl und Ernährungswünschen. Prüfe sie 3 Tage vorher und übergib die endgültige Zahl an Catering und Empfang.
  • Plane Führungen in festen Zeitfenstern, zum Beispiel alle 30 Minuten, und prüfe jede Route vorab. Kennzeichne Bereiche mit sensiblen Daten deutlich und lege fest, wer Gäste dorthin begleitet.
  • Kläre Datenschutz und Fotoregeln vor dem Einlass. Vereinbare Fototermine getrennt und informiere Besucher sichtbar darüber, wo fotografiert werden darf und wo nicht.
  • Erstelle für den Veranstaltungstag einen Schichtplan mit mindestens einer Person am Empfang, einer Führungskraft und einer Ansprechperson für Technik und Catering. Kontrolliere Toiletten, Eingangsbereich, Bestuhlung, Kaffee- und Wasserversorgung 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Hospiz planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Datum, Öffnungszeiten, Programm, Führungen, Referenten und Zuständigkeiten feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Hospiz-Tag der offenen Tür?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Koordination und eine Führungskraft pro gleichzeitig laufender Führung ein. Bei zwei parallelen Gruppen sind daher mindestens 4 bis 5 Helfer sinnvoll, zusätzlich zu Catering und Technik.
Wann sollte die Anmeldung für den Tag der offenen Tür schließen?
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, wenn Catering und Führungsgruppen eingeteilt werden. Lass eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Absagen offen und aktualisiere die Besucherliste am Vortag.
Wie schützt man die Privatsphäre bei einem Tag der offenen Tür im Hospiz?
Lege spätestens 2 Wochen vorher fest, welche Räume zugänglich sind und wo keine Fotos oder Gespräche mit Bewohnern stattfinden. Kennzeichne sensible Bereiche, hole notwendige Datenschutzvereinbarungen ein und bespreche die Regeln vor Beginn mit allen Helfern.

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