Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del hospice
Una jornada de puertas abiertas del hospice necesita más coordinación que una recepción normal: hay que mostrar los espacios sin comprometer la privacidad y recibir a cada visitante con calma. Empieza fijando un horario por turnos, abre las inscripciones y define quién puede guiar cada recorrido. Después confirma ponentes, catering, materiales y voluntarios antes de cerrar el programa. La última revisión debe centrarse en la entrada, los baños, las rutas accesibles y los espacios sensibles.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Abrir inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Comprobar la lista de visitantes
- 8
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 9
Confirmar ponentes
- 10
Hacer la reserva del catering
- 11
Hacer la reserva de materiales
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Comprobar las rutas de la visita guiada
2 personas
- 14
Establecer acuerdos de privacidad
2 personas
- 15
Organizar las sesiones de fotografía
- 16
Definir el programa final
2 personas
- 17
Imprimir información para visitantes
- 18
Preparar acreditaciones
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Comprobar el catering
2 personas
- 21
Recoger los espacios
3 personas
- 22
Señalar espacios sensibles a la privacidad
2 personas
- 23
Comprobar los baños
- 24
Preparar la entrada
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 28
Montar el punto de café
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
3 personas
- 31
Colgar la decoración
2 personas
- 32
Montar mesas de información
3 personas
- 33
Revisar las salas de visitas guiadas
3 personas
- 34
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los visitantes
3 personas
- 37
Marcar las inscripciones
2 personas
- 38
Repartir acreditaciones
2 personas
- 39
Dar el discurso de apertura
- 40
Guiar visitas
4 personas
- 41
Atender las mesas de información
4 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Comprobar los baños periódicamente
- 47
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 48
Anunciar las partes del programa
- 49
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
3 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Retirar la decoración
2 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Limpiar espacios
3 personas
- 56
Limpiar los baños
2 personas
- 57
Apagar el equipo
2 personas
- 58
Devolver el material prestado
2 personas
- 59
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 60
Archivar de forma segura los datos de inscripción
- 61
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostrador de recepción
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
- Sillas accesibles para sillas de ruedascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Enrollacablescant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Portavelascant. 12
- Marcos de fotoscant. 10
- Portanombrescant. 10
Catering
- Compras
Información
- Programascant. 100
- Mapas de la visita guiadacant. 100
- Folletos informativoscant. 150
- Señales de rutacant. 12
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Formularios de visitantescant. 100
- Tarjetas de feedbackcant. 100
- Formularios de inscripcióncant. 50
- Sobrescant. 50
- Pegatinas de flechascant. 30
- Cinta de balizamientocant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 100
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Tijerascant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 10
- Acumuladores de fríocant. 12
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Cubrecablescant. 8
- Linternascant. 4
Consejos
- Trabaja con turnos de visita de 30 a 45 minutos y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces y poder responder preguntas. Comprueba que cada recorrido tenga una persona responsable y una ruta alternativa.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Ese margen permite ajustar el catering y preparar acreditaciones sin improvisar el día de la jornada.
- Marca por adelantado las zonas que no deben fotografiarse ni visitarse. Comunica las normas de privacidad a voluntarios, ponentes y fotógrafos antes de abrir las puertas.
- Haz una prueba técnica completa 2 horas antes: micrófono, altavoz, portátil, proyector, pantalla, cables y regletas. Los cables deben quedar fijados y fuera de las rutas de sillas de ruedas.
- Prepara la recepción con la lista actualizada de visitantes, acreditaciones e información impresa. Coloca sillas accesibles, percheros y un punto claro para las visitas guiadas antes de que llegue el primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del hospice?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, programa, ponentes, catering y voluntariado. Deja cerradas las inscripciones y las necesidades dietéticas al menos 5 días antes del evento.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada por el hospice?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el número de espacios y preguntas previstas. Añade 15 minutos entre grupos para que la ruta quede libre y el equipo pueda reorganizarse.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Asigna como mínimo una persona para recepción, una por cada grupo de visita y otra para coordinar incidencias. Para tres grupos simultáneos, prepara al menos 5 voluntarios y un responsable general.
- ¿Cuándo hay que comprobar la lista de visitantes?
- Revísala el día anterior y vuelve a consultarla 30 minutos antes de abrir la recepción. Lleva una copia actualizada para registrar llegadas, cambios y personas que necesitan una visita accesible.
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