Zo organiseer je een handwerkbeurs zonder losse eindjes

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel exposanten, tafels en bezoekers je kunt plannen. Stel daarna de exposantenlijst samen en vraag per deelnemer de kraamafmetingen, stroombehoefte en workshopbijdrage op. Werk vervolgens de plattegrond, het programma en de bezoekersinformatie uit. De meeste problemen ontstaan wanneer aanmeldingen, dieetwensen, prijskaartjes en bewegwijzering pas in de laatste week worden geregeld. Met een vaste volgorde houd je de beurs overzichtelijk voor bezoekers én deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie bevestigen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposanten bevestigen
2 personen
10
Kraamafmetingen opvragen
11
Workshopaanbod verzamelen
2 personen
12
Workshopinschrijvingen verwerken
13
Catering reserveren
14
Koffievoorziening reserveren
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Stroompunten inventariseren
17
Vluchtroutes controleren
2 personen
18
Parkeerinformatie maken
19
Programma opstellen
2 personen
20
Exposantenbrief versturen
21
Naambadges printen
22
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
23
Routebordjes printen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen per kraam sorteren
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Vloer en entree controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Kraamwanden plaatsen
4 personen
31
Tafelkleden neerleggen
3 personen
32
Kraamnummering ophangen
2 personen
33
Exposanten ontvangen
3 personen
34
Exposanten naar kramen verwijzen
2 personen
35
Verkooptafels inrichten
6 personen
36
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
37
Ingang en kassa inrichten
2 personen
38
Registratielijst klaarleggen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Geluid en microfoon testen
2 personen
43
Prijskaartjes controleren
2 personen

Event

44
Opening aankondigen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Entree innen
2 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Exposanten ondersteunen
2 personen
49
Workshops aankondigen
50
Workshopdeelnemers ontvangen
2 personen
51
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Voorraad controleren
58
Programmawijzigingen communiceren
59
Laatste workshop aankondigen
60
Sluiting aankondigen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Exposanten laten afbouwen
4 personen
63
Onverkochte materialen verzamelen
3 personen
64
Kassa en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Kraamwanden afbreken
4 personen
70
Versiering verwijderen
2 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Restvoorraad opbergen
2 personen
77
Exposanten informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Kassatafel
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Kleedkamerschermaantal 2

Presentatie

Kraamwandenaantal 20
Rasterpanelenaantal 16
Presentatiestandaardsaantal 12
Boekstandaardsaantal 10
Draaiplateausaantal 12
Kraamnummerhoudersaantal 24
Prikbordenaantal 8
Klembordenaantal 12
Tafelverhogersaantal 24
Kunststof bakkenaantal 30
Opbergkrattenaantal 20
Spiegelsaantal 6
Kraamverlichtingaantal 20

Textiel

Tafelkledenaantal 24
Stoelhoezenaantal 40
Garderobebakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Gebaksmesjesaantal 20
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 8
Snijmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassa
Geldkist
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Ducttapeaantal 6

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Hameraantal 2
Meetlintenaantal 3
Tie-wrapsaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve mandenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Menustandaardsaantal 6
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Registratie

Naambadgehoudersaantal 100
Registratiemappenaantal 4
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag kraamafmetingen en stroombehoefte direct bij de aanmelding op. Maak de plattegrond pas definitief nadat je deze gegevens van alle exposanten hebt ontvangen; zo voorkom je dat een tafel of rasterpaneel niet past.
Verzamel het workshopaanbod tegelijk met de exposanteninformatie en sluit inschrijvingen bijvoorbeeld enkele dagen voor de beurs. Zet per workshop tijd, capaciteit en benodigdheden in één programma, zodat bezoekers niet bij de balie hoeven te gokken.
Plan de bezoekersroute vóór je meubels bestelt of klaarzet. Houd naast klaptafels en presentatieopstellingen ruimte voor wachtrijen, een kassatafel, garderoberekken en duidelijke routebordjes; controleer ook of vluchtroutes vrij blijven.
Regel catering en koffievoorziening op basis van de verwachte bezoekerspiek, niet alleen op basis van het aantal exposanten. Bestel servies zoals koffiekopjes, theeglazen, waterglazen en dessertbordjes ruim vooraf en controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen.
Maak drie aparte controles voor de laatste week: communicatie, presentatie en verbruik. Controleer of naambadges, prijskaartjes en kraamnummerhouders klaar zijn, of verlichting en kleedwanden beschikbaar zijn en of boodschappen, serveerplateaus en serveertangen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handwerkbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan de definitieve plattegrond en het programma uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat deelnemers nog kunnen reageren.
Hoeveel ruimte heeft een handwerkbeurs per kraam nodig?: Reken niet alleen met de tafelmaat, maar ook met loopruimte en presentatie. Vraag iedere exposant bij aanmelding om de exacte kraamafmetingen en voeg per rij voldoende doorgang toe voor bezoekers, bevoorrading en vluchtroutes.
Wanneer moet je workshops voor een handwerkbeurs openen?: Open de workshopinschrijving zodra tijden, capaciteit en begeleiders vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de beurs. Sluit de inschrijving enkele dagen vooraf en houd een actuele deelnemerslijst bij voor de ontvangst.
Wat moet je de week voor een handwerkbeurs controleren?: Controleer 5 tot 7 dagen vooraf de exposantenbevestigingen, plattegrond, stroompunten, catering, parkeerinformatie en het programma. Tel daarna naambadges, prijskaartjes, routebordjes en presentatiebenodigdheden fysiek na; ontbrekende spullen zijn op de beursdag lastig te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.