Eine Handwerksmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Handwerksmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Legen Sie zuerst Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor Sie Aussteller anfragen oder Anmeldungen öffnen. Danach folgen Standplanung, Workshops, Catering und Besucherinformationen. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Stromanschlüsse, klare Wegeführung, Preisschilder oder genügend Zeit für den Aufbau. Mit einem festen Ablauf behalten Sie 77 Aufgaben und 72 benötigte Gegenstände im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location bestätigen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Veranstaltung online veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Aussteller bestätigen
2 Personen
10
Standmaße erfragen
11
Workshopangebot sammeln
2 Personen
12
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
13
Catering reservieren
14
Kaffeeversorgung reservieren
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Stromanschlüsse erfassen
17
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
18
Parkinformationen erstellen
19
Programm erstellen
2 Personen
20
Ausstellerbrief versenden
21
Namensschilder drucken
22
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
23
Wegweiser drucken
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien pro Stand sortieren
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Standwände aufstellen
4 Personen
31
Tischdecken auslegen
3 Personen
32
Standnummerierung aufhängen
2 Personen
33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Aussteller zu den Ständen lotsen
2 Personen
35
Verkaufstische einrichten
6 Personen
36
Workshoptische aufstellen
3 Personen
37
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
38
Registrierungsliste bereitlegen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
43
Preisschilder kontrollieren
2 Personen

Event

44
Eröffnung ankündigen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Eintritt kassieren
2 Personen
47
Besucher informieren
2 Personen
48
Aussteller unterstützen
2 Personen
49
Workshops ankündigen
50
Workshopteilnehmende empfangen
2 Personen
51
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Bestand prüfen
58
Programmänderungen kommunizieren
59
Letzten Workshop ankündigen
60
Schließung ankündigen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

62
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
63
Nicht verkaufte Materialien sammeln
3 Personen
64
Kasse und Zahlungsmittel abschließen
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Standwände abbauen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Geräte ausschalten
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Restbestand verstauen
2 Personen
77
Aussteller über die Abwicklung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Kassatisch
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
UmkleideschirmAnz. 2

Präsentation

StandwändeAnz. 20
RasterpaneeleAnz. 16
PräsentationsständerAnz. 12
BuchständerAnz. 10
DrehtellerAnz. 12
StandnummernhalterAnz. 24
PinnwändeAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
TischaufstellerAnz. 24
KunststoffbehälterAnz. 30
AufbewahrungsboxenAnz. 20
SpiegelAnz. 6
StandbeleuchtungAnz. 20

Textilien

TischdeckenAnz. 24
StuhlhussenAnz. 40
GarderobenkistenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
WassergläserAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
GebäckmesserAnz. 20
ServierplattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
Kasse
Geldkassette
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
GewebeklebebandAnz. 6

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
HammerAnz. 2
MessbänderAnz. 3
KabelbinderAnz. 200

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative KörbeAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
MenükartenständerAnz. 6
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichtstativeAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 100
RegistriermappenAnz. 4
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Staubsauger

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort, bevor das Anmeldeformular online geht. Planen Sie für Aufbau, Einlass und Abbau jeweils eigene Zeitfenster ein.
Fragen Sie bei jeder Anmeldung gleich Standmaße, Strombedarf und Ernährungswünsche ab. So lässt sich der Lageplan erstellen, ohne kurz vor der Messe Tische oder Anschlüsse umzuplanen.
Sammeln Sie Workshopangebote früh und schließen Sie die Workshop-Anmeldungen spätestens einige Tage vor der Messe. Berücksichtigen Sie im Programm Dauer, Raumwechsel und die verfügbare Bestuhlung.
Erstellen Sie den Lageplan erst, wenn die Aussteller bestätigt sind, und prüfen Sie danach Fluchtwege, Standnummern und Besucherführung. Wegweiser sollten vor dem ersten Einlass bereits gedruckt und angebracht sein.
Reservieren Sie Catering und Kaffeeversorgung nach der erwarteten Besucherzahl und klären Sie die Ausgabe frühzeitig. Prüfen Sie außerdem, ob Kaffeetassen, Teegläser, Wassergläser und Serviergeschirr für die Spitzenzeit ausreichen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Öffnungszeiten und Location feststehen; anschließend können Sie Aussteller anfragen und Anmeldungen öffnen.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Handwerksmesse feststehen?: Schließen Sie die Ausstellerliste etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Dann bleiben mindestens 2 Wochen für Standmaße, Stromanschlüsse, Lageplan, Standnummern und den Ausstellerbrief.
Wie viele Workshops sollte eine Handwerksmesse anbieten?: Planen Sie nur so viele Workshops, wie Räume, Plätze und Betreuung zulassen. Als praktikabler Start gelten 3 bis 6 Workshops pro Messetag, jeweils mit 15 bis 20 Minuten Puffer zwischen den Terminen.
Was muss am Tag vor der Handwerksmesse fertig sein?: Am Vortag sollten Lageplan, Wegweiser, Namensschilder und Preisschilder vorbereitet sein. Prüfen Sie außerdem Standwände, Beleuchtung, Mobiliar, Stromanschlüsse und die Fluchtwege spätestens 2 Stunden vor dem Aufbauabschluss.

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