Handwerkbeurs organiseren: checklist en planning
Een handwerkbeurs vraagt om meer dan tafels en exposanten. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast en werk daarna toe naar een duidelijke exposantenlijst, workshops en bezoekersinformatie. Vraag kraamafmetingen en stroombehoefte op voordat je de plattegrond maakt. In de laatste week regel je onder meer badges, prijskaartjes, routebordjes, catering en boodschappen. Met deze checklist houd je de 77 taken en 72 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Kraamafmetingen opvragen
Workshopaanbod verzamelen
2 personen
Workshopinschrijvingen verwerken
Catering reserveren
Koffievoorziening reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Stroompunten inventariseren
Vluchtroutes controleren
2 personen
Parkeerinformatie maken
Programma opstellen
2 personen
Exposantenbrief versturen
Naambadges printen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen per kraam sorteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kraamwanden plaatsen
4 personen
Tafelkleden neerleggen
3 personen
Kraamnummering ophangen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar kramen verwijzen
2 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Prijskaartjes controleren
2 personen
Event
Opening aankondigen
Bezoekers registreren
3 personen
Entree innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Workshops aankondigen
Workshopdeelnemers ontvangen
2 personen
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Programmawijzigingen communiceren
Laatste workshop aankondigen
Sluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Onverkochte materialen verzamelen
3 personen
Kassa en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Kraamwanden afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Exposanten informeren over afhandeling
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Kassatafel
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 100
- Kleedkamerschermaantal 2
Presentatie
- Kraamwandenaantal 20
- Rasterpanelenaantal 16
- Presentatiestandaardsaantal 12
- Boekstandaardsaantal 10
- Draaiplateausaantal 12
- Kraamnummerhoudersaantal 24
- Prikbordenaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Tafelverhogersaantal 24
- Kunststof bakkenaantal 30
- Opbergkrattenaantal 20
- Spiegelsaantal 6
- Kraamverlichtingaantal 20
Textiel
- Tafelkledenaantal 24
- Stoelhoezenaantal 40
- Garderobebakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 100
- Gebaksmesjesaantal 20
- Serveerplateausaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Scharenaantal 8
- Snijmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa
- Geldkist
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Laptop
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
- Ducttapeaantal 6
Gereedschap
- Accuboormachinesaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Hameraantal 2
- Meetlintenaantal 3
- Tie-wrapsaantal 200
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Decoratieve mandenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Menustandaardsaantal 6
- Pijlbordjesaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 16
- Lichtstatievenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 100
- Registratiemappenaantal 4
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 300
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag kraamafmetingen, stroompunten en workshopbenodigdheden uiterlijk 4 weken vooraf op. Zonder die gegevens klopt je plattegrond vaak niet en blijken er op de beursdag te weinig aansluitingen of tafels te zijn.
- Maak de plattegrond pas nadat alle exposanten hun kraamformaat hebben bevestigd. Reserveer ook ruimte voor workshops, looproutes, vluchtroutes, garderoberekken en een aparte kassatafel.
- Verstuur de exposantenbrief uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Zet daarin openingstijden, opbouwtijd, parkeerinformatie, kraamnummers, toegestane materialen en de plek voor afval en opslag.
- Print naambadges, prijskaartjes en routebordjes niet op het laatste moment. Controleer ze 2 tot 3 dagen vooraf en neem extra blanco kaartjes, klemborden en pennen mee voor wijzigingen.
- Controleer de koffievoorziening en serviesvoorraad op de dag vóór het evenement. Tel koffiekopjes, theeglazen, waterglazen, dessertbordjes, gebaksmesjes, serveerplateaus en serveertangen afzonderlijk na.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een handwerkbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie en openingstijden vast; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, plattegrond, drukwerk en boodschappen.
- Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een handwerkbeurs?
- Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de beurs. Sluit de aanmeldingen 4 tot 6 weken vooraf en bevestig daarna kraamafmetingen, stroombehoefte, workshops en dieetwensen.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een handwerkbeurs?
- Tel per exposant het afgesproken kraamformaat op en voeg minimaal 1 kassatafel, tafels voor workshops en eventuele catering toe. Houd daarnaast 10 tot 15 procent reserve aan voor wijzigingen of extra presentatiemateriaal.
- Wanneer regel ik catering en koffie voor een handwerkbeurs?
- Reserveer catering en koffievoorziening uiterlijk 4 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Controleer 1 week van tevoren de aantallen, dieetwensen, servies en de plek van de koffievoorziening op de plattegrond.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!